巧用Word和Excel快速制作学生成绩单.docVIP

用Word和Excel快速制作学生成绩单 海门市悦来中学（226131） 秦建辉 《中小学电教》2004年第2期刊登了姜晓岗同志的一篇文章——《巧用Access打印学生成绩单》，介绍了用Office系列中的Access来制作学生的成绩单。而笔者经常用Office系列中的另外两个成员——Word和Excel来给学生制作成绩报告单。由于Word和Excel是我们日常办公中最常用的两个软件，所以一般都很容易学会。本文就介绍其制作的具体方法，以飨读者。 首先，我们用Excel制作如图1所示的成绩单的数据源。在数据源中应包括学生姓名、各科成绩、总分、班级名次等基本信息，保存到计算机上的指定位置，如：D:\学生成绩表。 然后运行Microsoft Word制作成绩单的样稿，如图2所示。具体步骤如下： 1.在Word文档中输入如图2所示的文字。插入或手工绘制一个3行11列的表格，并在表格中依次输入“语文、数学、英语、物理、化学、政治、历史、地理、总分、名次”以及各科试卷总分、班级平均分等内容。 2.在表格下面输入如图2所示的文字，并设置好文字的字体、字号等格式。然后按下“文字格式”栏上的下划线按钮，连续按空格键，画出四个空行，以给学生家长签意见用。 接着我们利用Word提供的邮件合并功能，制作处所有学生的成绩报告单了。 1.在“成绩单样稿”文档中，选择“工具” →“邮件合并”菜单命令，弹出如图所示的“邮件合并帮助器”对话框。单击“主文档”栏中的“创建”按钮，在弹出的菜单中选择“套用信函”命令，弹出一个提示对话框。单击“活动窗口”按钮，在“成绩单样稿”文档窗口中，出现如图所示的“邮件合并”工具栏。 2.在“邮件合并帮助器”对话框的“数据源”栏目中，单击“获取数据”按钮，选择“打开数据源”命令，弹出如图所示的“打开数据源”对话框。 3.在“文件类型”下拉列表框中选择“MS Excel工作簿”，文件列表框中选择前面制作的“学生成绩表”文件。单击“打开”按钮，弹出如图所示的Excel提示框，选择“整张电子表格”，单击“确定”按钮。弹出如图所示的“Microsoft Word”提示框，单击“编辑主文档”按钮，返回到“成绩单样稿”文档。 4.单击按钮，在如图所示的下拉菜单中分别选种要插入的命令域，插到“成绩单样稿”的适当的位置上。 5.单击“邮件合并”工具栏上的“合并选项 M ”按钮，弹出如图所示的“合并”对话框。单击“合并”按钮，等待几秒种，结果所有学生的成绩单均显示出来。 当前面的所有工作正确完成后，我们可以将制作好的成绩单打印出来，分发给每一位学生带回家，给家长签字提出希望了。