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Lotus Domino/Notes工作流程序设计 第5章 Lotus Domino/Notes工作流程序设计 1 5.1 规划工作流 1 5.2 支持自动邮寄的功能特性 2 5.3 工作流应用程序举例 3 5.4 函件收集数据库 10 5.5 代理在工作流中的应用 13 工作流应用程序能够让您自动执行一系列任务。这些任务通常涉及自动发送邮件信息或者自动路由文档（诸如跟踪定单和评阅项目计划）。任何一个项目一般都需要由一个人或一批人完成一系列任务，工作流应用程序能指导项目自动完成这些任务。工作流应用程序可以节省开支和减少出错率，提高过程速度并能跟踪项目的进展状况。例如：工作流应用程序可以使出版社的发稿过程自动化，自动将稿件从作者发送给编辑者，再到校对者，最后成为产品发行。在每一个阶段，相关人员负责与此文档相关的特定的任务。 规划工作流 在选择适合工作流应用程序的邮寄功能类型之前，需要仔细规划实际工作流。实现工作流应用程序的一种方法是从应用程序所包含的数据库中收集所需信息，将其放到一个共享的中央数据库中，然后通过电子邮件将其分发给合适的单个用户。另外一种方法就是自动地使用邮件将文档从上一个评阅者发送给下一个评阅者。 图 1 规划工作流 在共享数据库中工作的用户可以直接在数据库中创建和编辑文档。远程用户必须进行正式地拨号才能进入服务器进行编辑。设计者能通过自动的电子邮件通知提醒用户数据库中哪些文档需要编辑。为了能使该过程自动进行，可将电子邮件构建成表单或者代理。为了方便用户使用，可在通知中加进多个文档链接。为了方便远程用户使用，可以在电子邮件通知中包含文档的一个拷贝来替代指向该文档的链接。 如果用户使用单独的邮件数据库，他们可创建文档或答复文档，然后能相互邮寄这些文档或将其邮寄到一个中央函件收集数据库。存储在文档中的具有自动执行功能、易于使用的表单就是这类应用程序的典型例子。当然，如果发送单个邮件消息，则会因文档与表单一起被存储而占用更多的磁盘空间。 这个表格总结了这两种方法的优缺点。 表格 1 工作流方案的比较 方法 优点 缺点 共享的中央数据库 链接到文档的电子邮件通知提醒用户处理 需要他们关注的或与中央数据库利益相关的项目。 将网络资源负载降到最低并节省服务器磁盘空间；用户能看到其他用户的备注。 通常在工作流中使用央数据库，便于维护文档的一致性。 需要进行网络访问或通过调制解调器实现远程访问。 单个邮件数据库 方便远程用户使用，因为他们只需访问邮件而不必访问远程数据库。 能发送多个文档 1.由于需连续工作，所以工作流过程花费的时间较长；2.由于文档与表单一起被存储，所以比中央数据库占用更多的服务器磁盘空间；由于增加了文档大小，所以复制时间会变长。 支持自动邮寄的功能特性 可以在表单级别或者通过自动功能（例如：表单和视图操作、代理以及事件）将自动邮寄功能添加到数据库中。 发送文档链接 在工作流应用程序中，可能希望邮寄新建或被修改的文档的通知，或者邮寄需完成的工作的提示。发送链接来替代文档本身则可节省时间和磁盘空间。如果希望如此，可创建代理、事件、表单或视图操作、热点或能够执行下列操作之一的按钮： 简单操作“发送邮件消息”且选中了“包括文档的链接”。 简单操作“发送新闻摘要”。 带有 [IncludeDocLink] 标记的公式函数 @MailSend。 LotusScript 程序，它使用 NotesDocument 类或 NotesUIDocument 类中的 Send 成员函数和 NotesNewsletter 类中的 FormatMsgWithDoclinks 成员函数。 Java 程序，它使用 lotus.notes.Document 类中的 Send 成员函数和 lotus.notes.Newsletter 类中的 FormatMsgWithDoclinks 成员函数。 发送文档 在以下两种邮寄文档的情形中构建发送文档的功能很有意义： 用户对其邮件数据库中的文档依次进行操作 准备将文档发送到函件收集数据库中 表单中有用来指定收件人的 SendTo 域，或者使用了包含 SendTo 信息的公式或者程序。使用下面任意一种方法： 添加一个值为 1 的 MailOptions 域，强制文档在保存时被邮寄。 选择表单属性“关闭时：显示邮件发送对话框”，让用户决定是否邮寄文档。 创建使用以下元素的代理、事件、表单（或视图）操作、热点或者按钮： 简单操作“发送文档” 选择性邮寄的 @Command([MailSend]) 公式函数或自动邮寄的 @MailSend LotusScript 程序，它使用 NotesDocument 类或 NotesUIDocument 类中的 Send