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会计档案管理办法讲义 一、会计档案的概念 档案管理是银行各项业务的基础工作之一，档案管理与业务管理密不可分。无论是信贷业务、会计业务、储蓄业务、还是其他的行政工作，都离不开档案为其服务。任何业务的发生，都会形成原始的文件材料、账簿、凭证等资料。这就需要一定的方式去保管。目前，我们信用社的档案主要有文秘档案、信贷档案和会计档案和财产档案。这里我们主要学习会计档案的管理。 会计档案是记录和反映各项经济业务的会计记录和重要史料，是银行档案的重要组成部分。 会计档案包括会计凭证、会计账簿、财务会计报告及其他会计资料。其中： 会计凭证包括原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证； 会计账簿包括总账，明细账，日记账，固定资产卡片，其他会计账簿； 财务会计报告包括日、月、季、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告； 其他会计资料包括存款余额调节表，对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册，有关财务计划和会计制度办法以及财会工作方面的请示、报告、批复、会计检查资料等文件材料。 二、会计档案保存形式 会计档案一般采用纸、磁、光盘、缩微胶片等方便实用、易于保管的介质保存。原始凭证、票据、合同等具有法律效力的资料，应当保存纸质档案。 三、会计档案管理流程 会计档案管理包括会计档案的整理、装订、立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理流程。 四、会计档案的整理、装订和立卷 （一）会计凭证的整理、装订和立卷 1、会计凭证应按照先机构凭证后柜员凭证的顺序整理。 （1）机构轧账单。 （2）各柜员凭证。排列顺序为：（1）柜员轧账单。（2）柜员记账凭证及附件（按传票编号依次排列）。（3）柜员流水账（含自助设备），也可专夹保管、按月装订。（4）、“挂失、冻结、止付”、“增加单位协定”、“客户信息修改”等无传票号的其他资料排列在记账凭证之后。 （3）跨机构转账或收现凭证、通存通兑代入账汇总凭证、他代本入账凭证、本代他入账凭证、实时汇入凭证、汇兑清算凭证、挂失、冻结、止付、信息修改、协议、系统周期产生的凭证、其它资料等排列在最后一个柜员凭证之后。 （4）作废的重要空白凭证排列在最后。因抹账交易作废的凭证，按交易凭证顺序排列。 （5）各机构会计主管（网点主管）应当日轧平机构账务，打印机构轧账单，将各柜员整理好的凭证按柜员顺序号排列整理后，交事后监督人员。事后监督人员或会计主管按照有关规定复核后，在最后一笔业务凭证上加盖带有“本日传票已完备，审核无误”字样的印章，由审核人员签字确认，并注明日期，审核完毕后由会计主管或档案管理人员入档保管。 2、会计凭证的装订和立卷的要求 （1）会计档案装订应当规范、整齐牢固，装订时不得压字和掉页。 （2）应当按照记账凭证大小折叠整理其他凭证，添加封面和封底后，以凭证上沿和左侧为准礅齐，在凭证左上方三分之一处，按照“打两孔穿三线”或“机器装订”方式装订，并在装订线上加贴封签。 （3）会计凭证应按日装订，每册凭证按照不超过400张（含附件）的标准或厚度不超过5厘米进行装订。超过的应分册装订，低于以上标准的可合并装订，但应增加汇总封面。凭证装订后，应当用碳素、墨水笔完整填写封面内容，字迹清楚，不得错填、漏填或不填，更不得涂改封面内容； （4）凭证封面上的总编号为全年总册数的顺序号，一日多册的分别注明共几册第几册，并加盖装订人员名章和会计主管名章。已装订成册的会计凭证，应在骑缝处加盖机构业务公章和会计人员名章，并装入规范的凭证盒（袋）内，及时登记入库（柜）保管。 （5）为了防止已装订成册的凭证丢失，应以每册凭证（含附件）为单位，自封面后第一张起至封底前最后一张止，编制一组凭证顺序号。 （6）会计凭证一经装订，不得拆封。如因特殊原因需要拆封时，须经会计主管批准，并在凭证封底注明经办人、理由及拆封日期。 （二）会计账簿、会计报表等资料整理、装订和立卷 1、会计账簿、会计报表等资料，应按规定及时打印，并按形成的月、季、年的分类整理，不同种类之间用封面分开。各营业机构按规定打印结息凭证及清单，其他资料可根据需要打印，并分类整理。各机构可根据已经整理好的会计账薄数量多少，按月、季或年装订成册。汇总封面。凭证装订应当用碳素、墨水笔完整填写封面内容，字迹清楚，不得错填、漏填或不填，更不得涂改封面内容凭证封面上的总编号为全年总册数的顺序号，一日多册的分别注明共几册第几册，并加盖装订人员名章和会计主管名章。已装订成册的会计凭证，应在骑缝处加盖机构业务公章和会计人员名章，并装入规范的凭证盒（袋）内，及时登记入库（柜）保管。 定期打印的会计资料 （一）每日应打印的资料：（1）现金收付日记簿；（2）日计表；（3）他代本入账凭证；（4）非柜面业务交易凭证；（5）贷款形态调整通知书；（6）本代他业务清