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会议的策划 所谓“会议”，是一种围绕特定目标开展的、组织有序的、以口头、书面或者声像等作为交流方式的群体性活动。在现代企业运转过程中，会议已经成为了不可或缺的重要部分。 一般而言，会议管理包括了四个阶段，依次分别是会议策划、会议筹备、会议实施与会议结束。其中，会议策划开始于筹备阶段之前。它是指为了使会议取得预期目的，而对会议活动的总体战略和进程进行前瞻性规划与设计的活动。出色的会议策划是圆满举办会议，使之达到预期效果的重要前提。 会议策划的前期工作主要包括了两个方面：一是确定会议的策划者，尽量要选择精干而且有丰富经验的人来负责，二是收集信息，充分了解会议的目的与性质，以及召开会议者的要求等。 在会议策划过程中，策划者往往需要遵循四大原则，分别是目的性原则、利益主导原则、整体规划原则、可操作性原则。 目的性是会议的重要特征之一。或者是为了传递有关信息，或者是为了打造品牌形象，或者是为了推动销售额，召开会议总有一定的目的。因此，策划也必须围绕着会议目的来进行，进而满足企业需求。 根据亚当·斯密的“经济人”观点，人类的一切策划活动，实际上都是在谋求特定的利益。策划者应该秉持共赢的理念，明确知道会议所要追求的利益，并为利益的实现合理配置资源，考虑是否值得投入成本或者投入多少成本去加以追求。 一次会议的成功举行，包括了场地选择、食宿安排、邀请函设计与会后评估等诸多因素。整体规划原则要求策划者应该具有全局观，做出周到的统筹规划，以避免给会议活动造成无法弥补的损失。 会议策划的可操作性要求策划者应结合市场的客观情况，以及公司的实际需要和能力来操作，使会议活动能够在总体策略的指导下顺利进行。 一般而言，会议策划的内容可以归纳为“五W，一H、B”： 首先，What是指开什么会议，会议的名称是什么； 其次，When是指什么时候举行会议； 第三，Where即在什么地方开会； 第四，Who就是指参加会议的人是谁； 第五，Why即为什么开会，会议的主题是什么； 第六，How是指会议将怎样进行； 最后，Budget就是会议的成本预算。 会议名称是会议的正式称谓，标示了会议的某些基本信息。凡举行会议都应当事先确定其名称。一般而言，策划会议名称的常用方法主要包括了 揭示会议主办者 例如“森马品牌提升发布会”，反映出主办者是森马 揭示会议功能 例如“汇天公司产品鉴定大会”，反映出会议功能在于产品鉴定 揭示与会者身份 例如“游戏开发者大会”，反映出与会者的身份是游戏开发者 揭示会议出席范围 例如“移动通信世界大会”，反映了会议出席范围是全球性的 揭示会议时间或届次 例如“2010年世贸股东大会”与“第24届万国邮联大会”分别反映出会议的年度和届次 揭示会议地点 例如“上海国际贸易洽谈会”，反映出会议的东道主是上海 揭示会议方式 例如“电信公司视频会议”，反映会议采取的方式是视频 这些策划会议名称的方法通常不是单独使用，而是根据会议组织者的需要来加以综合运用的。 会议时间是会议策划内容之一。它主要涉及了两个方面：一是指在什么时候召开会议，二是指会期的长短。 会议地点的策划包含了两个事项：一是选择合适的地方（即会议召开的举办地），如在哪个地区或者城市举办；二是选择合适的、具体的会议活动场所，如在哪个酒店举办会议。为了使会议取得预期效果，策划人员应根据会议需要，综合考虑多种因素，选择并确定合适的会议地点。 就会议举办地而言，选择在哪个地区或城市召开会议时往往需要参考的因素包括： 举办地与会议举办者及参会者所在地之间的距离。距离适中不会让潜在的参会者因相隔太远而放弃，也有助于减少交通成本； 会后是否有观光参观活动。如果有，那么应该考虑与活动地邻近的地方作为会议举办地； 会议期间，会议举办地的气候如何。这一点可以与季节因素共同考虑； 举办地是否适合公司的业务需要。例如，苏州明显要比桂林更能成为华东六省一市区域性销售会议的会址； 举办地的交通环境是否便利。例如，对于国际会议来说，会议地点所在的城市必须要有国际机场； 举办地的形象是否符合会议目的等。 酒店费用主要包括了住宿费用和餐饮费用，在会议成本中占了较大的比例。会议策划者应该搞清楚酒店的市场价格是多少，一般能有多少折扣；收费形式是怎样的，需要在会前预先支付多少定金；针对预订却由于参会者临时缺席等原因而没有入住的房间，是否允许退房，或者允许多高的退房率；会产生附加费用的项目有哪些；等等。 酒店的服务设施关系到会议质量，应该与会议的规格相匹配。通常，会议策划者可以从酒店的硬性设施与软性服务这两方面来考察。就硬性设施而言，考虑因素包括了客房的数量、大小与质量、会议的支持设备、设施的新旧程度、娱乐设施（如游泳池、网球、高尔夫）、展示场地等；就软性服务而言，考虑因素包括了整体环境是否文明洁净，酒店员工整体素质如何，有无接待会议的