公司行政经费开支管理规定.doc

公司经费开支管理规定 为了规范财务行为，强化内部管理，确保公司各项建设顺利进行，依据国家有关财经政策、法律、规章，制定本规定。 一、严格控制费用支出 1、坚持“事前计划、事中监控、事后审查”原则。 2、对一次性开支0.2万元以上的费用开支和采购，承办人、部室应事先提出书面预算，交财务审核，报公司总经理审批后执行。 对外签订经济合同协议，承办人、部室需事前知会财务部门，由财务部门对会签，对合同的标的、金额、支付时间、税费的扣除、票据的出具把关。 3、对交通费、误餐费、零星费用开支据实严格报销制度。 4、贯彻费用发生牵制原则。发生费用时原则上应有两名以上人员共同参与，切实树立责任意识、法律意识。 5、费用报销要求提供完整、真实的原始资料，并严格按程序报批。各环节人员应严格履行责任，共同防止资料不全面、项目不齐全、手续不到位、内容不真实等费用报销行为的发生。 二、实行“一只笔审批” “一只笔审批”即只有公司董事长（或总经理）具有开支审批权。 三、费用报销程序、期限、审核签批手续 1、经办人必须提交合法、真实、完整的原始资料方可报销费用，所需提供的原始资料包括发票、清单、合同、预算、呈批件等。 2、实行按期报帐相结合制度。因公出差、组织会议及业务活动、大型采买等费用开支必须按次在事项完成后7个工作日内及时报帐。 3、市外费用开支应严格履行节约原则，报销应由专人借支备用金和专人负责报账，经理审批后，按报账原则报销费用。 具体报销程序如下： 1、经办人在发票等单据背面逐张注明经办人姓名及时间等事项，并经证明人签字证实。购买实物的，还应由验收人或使用人签字。 其中：⑴、小型票据要求逐张、并按费用时间发生先后的顺序整齐地粘贴在“原始凭证粘贴单”上，一次性注明用途、金额、粘贴的小型票据张数、经办人姓名及时间等事项，并由证明人、验收人或使用人等签字认可。 ⑵、经办人对餐饮票、油票必须另附纸张详细注明每笔费用用途、时间、接待单位及人数，证明人签字证明，严禁在发票背后注明否则不予报销 ⑶、办公用品、烟酒等实物购置必须还由验收人签字，并办理出入库登记手续，随时接受总经理和财务的核对检查 2、经办人将以上原始资料汇总，填写“费用报销单”，交财务审核，财务对所报费用的真实性、合法性、完整性等事项进行核定。 对不真实、不合法的原始凭证财务将不予接受，并向公司总经理报告；对记载不准确、不完整的原始凭证财务将予以退回，并要求按照国家统一的会计制度的规定更正、补充。 原始凭证记载的各项内容均不得涂改。原始凭证有错误的，应当由出具单位重开或者更正，更正处应当加盖出具单位印章。原始凭证金额有错误的，应当由出具单位重开，不得在原始凭证上更正。 3、经办人持经过负责人核实、财务审核的“费用报销单”等单据报公司总经理审批，此后方可到财务办理签名领款手续。 四、借支备用金制度 1、因公借支必须由借款人填写“借款单”，注明大小写金额、用途等事项，财务审核，报公司总经理审批后到财务领取所借款项。 2、借支的一次性备用金必须在所办理事项完成后及时办理报账手续，在事项完成后7个工作日内及时报帐。即报即清，不得拖欠。超出报帐期限的，财务将不予新的借支。 3、临时聘用的员工原则上不得借支备用金。 五、各项费用的具体管理规定 1、办公用品 公司办公用品（日耗品、烟、酒）由综合部统一归口管理，统一采购和保管，设立办公用品登记簿，公司其他人员登记领用。除特殊情况，员工不得自行购置办公用品，否则一律不予报销。 购置应采用批量购置的办法，到固定销售点定期采购。确定固定采购点应进行市场调查并进行询价，遵循价廉物美、售后优质服务的原则，定价时要有两人在场。对现购现用的办公用品，由使用人在发票上签收。 加强物品使用管理，明确责任人员，杜绝浪费、流失等现象。建立健全验收核定、领用登记和库存保管制度。领用物品应注明名称、数量、领用部室等事项，并由领用人签收。 2、电话费 办公电话应厉行节约，杜绝浪费行为。 电话等通讯费用限额控制，超支自负。 报销标准如下（暂定）：公司总经理成员实报实销，项目牵头人300元/月，其他暂不报销。 3、会务费 公司召开各种会议，需在宾馆举行的，会前应会同综合部、财务作好计划，明确会议规模、经费标准和总额，报公司总经理批准后，方可执行；由综合部协同主办人负责会务安排。 如突破会议费总额，需报公司总经理批准后，才能凭据报销。会议费用结算必须有财务人员参与，采用转帐方式结算，不得用现金支付。 会务费报销时除会务发票外，还应由主办人提交正式的会议通知、签到表及会议纪要。 4、招待费 工作接待用餐、住宿原则上应在食堂进行安排。在市内，公司将接待用餐及住宿实行定点。接待人与综合部商定接待事宜，并按照接待标准执行。经公司总经理批准需要外出招待的，应填制“接待审批单”，注明事由、被接待单位及