华天之星备用金管理办法.docVIP

湖南华天之星酒店管理有限公司门店备用金管理办法 总则 、为维护公司资产的完整，提高资金利用水平，加强对备用金业务的管理，制定本制度。 、备用金，本公司对门店执行定额备用金，即对各门店根据零星开支、零星采购等实际需要而核定一个现金数额，并保证其经常保持核定的数额。一经核定不得随意增减。 长沙市城区以内门店备用金定额10000元整。 长沙市城区以外门店备用金定额30000元整。 执行人 公司总部：总经理、运营总监、财务经理、会计人员、出纳人员 各门店： 门店总经理、备用金专管员（出纳兼） 使用范围 用于购买办公用品、宣传及学习资料等支出的款项； 用于支付外出交通补助、个人通讯补助、会议费、培训费等支出的款项； 用于支付与经营活动的各种零星开支： 3.3.1、业务招待费 3.3.2、咨询费 3.3.3、事故处理费 3.3.4、员工体检费 3.3.5、清洁费 3.3.6、银行相关手续费用 3.3.7、邮递费 3.3.8、设施设备日常维护费 3.3.9、零星购买小额材料（含食堂原材料采购）的款项 其他小额确实无法银行转帐结算的零星支出（限额500元） 备用金申领手续 4.1、申请手续 4.1.1、备用金专管员根据门店所在地提出备用金额度申请，填写《备用金申请表》； 4.1.2、门店总经理对本门店的《备用金申请表》审查签字后，报公司运营总监进行审查； 4.1.3、运营总监对《备用金申请表》审查签字后，报公司财务经理进行审核； 4.1.4、公司财务经理将审核无误的《备用金申请表》签字后，报总经理核准。 4.2、 预借手续 4.2.1、备用金专管员凭获批的《备用金申请表》，填写公司财务部统一印制的“备用金借款单”； 4.2.2、准确填列借款日期、借款用途、借款金额（大小写），还款时间，借款经办人等； 4.2.3、备用金借支要求由备用金专管员本人亲自办理，由于特殊原因由其他人员代为办理的，需由备用金专管员本人在备用金借款单上亲自签名，否则不予借支； 4.2.4、门店总经理在“备用金借款单”审核签字，交公司财务经理核准后，到公司出纳处办理借款； 4.2.5、公司出纳凭手续完整的《备用金申请表》和“备用金借款单”付款，公司及门店会计人员双方凭单入账。 五、备用金管理办法 5.1、各门店备用金专管员负责办理备用金的领取、支付和报账手续，专管员对备用金的安全负责； 5.2、备用金专管员应设立流水台帐，用于记录备用金的使用情况； 5.3、备用金的存放一律采用银行储蓄卡方式，必须用门店总经理或门店会计人员名义在银行开卡，确保资金安全； 5.4、备用金采用年初借、年末清、年内每月补充的管理办法。 5.4.1、每年12月份财务决算日前，备用金专管员办理还款手续； 5.4.2、每年1月份重新办理借款手续； 5.4.3、备用金补充,长沙城区内门店每月补充两次，长沙城区外门店每月补充一次，门店会计填写备用金使用明细表（列明费用发生时间、用途、金额），门店总经理签字确认，传真到公司财务部申请报批，如有特殊情况需多次补充备用金可向公司财务部提出申请。 5.5、年度中间需调整备用金额度时，应向公司财务部申请报批； 5.6、备用金支付必须得到门店总经理的事先批准； 5.7、备用金使用必须有发票等原始凭证来证实该笔支出，而发票上必须有备用金使用人和审核人签字； 5.8、门店会计人员应不定期地清点备用金，备用金余额和已支付凭证地合计数应与备用金地固定金额相等，如出现误差，应及时向公司财务部报告，说明原因，追究责任人； 5.9、备用金支出应严格按备用金使用范围进行报账，超出范围地费用支出一律单独申报，不得在备用金中列支。 5.10、备用金支出单笔费用不得超过2000元，超过2000元的费用需单独申报。 湖南华天之星酒店管理有限公司 2008年12月28日 附 表1 备用金申请单 表2 备用金使用明细表 表3 备用金管理流程图 表1 备用金申请单 年 月 日 单位：元 申 请 人 分 店 名 称 用 途 备用金金额 审 批 意 见 门店总经理意见 运营总监意见 公司财务经理意见 总经理意见 备 注 注：1、备用金每年到公司财务部清算一次。 2、申请人应保留此表格的复印件，以便最后清算。 表2 备用金使用明细表 年 月