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广东百盈花园房地产开发有限公司 编　 号 版 　 本 页 码 a / A 1 of 6 档案管理规定 执行日期 2010年9月1日 目的 为加强对广东百盈花园房地产开发有限公司行政文件和各类管理文件的编写、查阅和使用以及公司各类档案的管理，确保公司运行所需后台支撑文件的实效性。 适用范围 行政体系,质量管理体系等有关的文件和资料的管理和控制。 职责 公司行政人事部负责行政文件的全面管理。 公司各部协同行政人事部负责公司管理体系文件的全面拟制和执行。 总经理负责批准发布和更改公司的质量管理体系文件。 行政人事部主任代表审核、批准更改公司的行政文件。 公司各有关职能部门负责文件在本部门使用过程中的管理。 行政文件编写和管理规定： 凡公司性的命令、决定、通知、通报、报告、请示、批复等文件由行政人事部统一办理。 部门编写的公司性管理文件须经编写部门领导审核，公司总经理审批，交行政人事部发放。 公文保密等级分为：绝密、机密、秘密三种，其他为一般文件。绝密文件只能印一份，由起 草人送有阅文资格的人员传阅：机密文件按审阅人数打印，阅完后由起草人收回归档。秘密文件由 阅文人妥善保管。文件机密等级，由发文部门的主管领导根据文件内容确定。 编写公文应注意以下事项： 内容要符合国家的路线、方针、政策、法律、法令及地方性行政规章。 反映情况要客观，实事求是：人、地、物名、引文及时间要具体、准确。 （3） 文字要准确、精炼，条理要清楚，层次要分明，结构要紧密，用语要规范；禁止在公文中使用口语化的文字。 请参阅盖有蓝色“受控”印章的受控副本。 控制印章： 广东百盈花园房地产开发有限公司 编　 号 A1.1-2009-2-13 版 　本 页 码 a / A 2 of 6 档案管理规定 执行日期 2010年9月1日 公司性文件统一采用文号为：广百盈发字[年份]第××号。 红头文件，只适用于需遵照执行的公司性制度、规定、决定、决议、任命等，其他文件一 律用公司信笺印发。 文件标题应当准确简要地概括文件的主要内容并标明文件种类，如有附件应注明附件顺序 和名称。 8、如无特别说明，成文日期以负责人签发日期为准。 文件收发规定 发文程序为：拟稿、审核（部门领导）、签发（公司领导）、打印、发文、催办、立卷、归档、销毁等。 收文程序为：收文、登记、传阅、催办、立卷、归档。 公司所有发文，行政人事部应有存档。即文件原稿（经领导签字）审核稿件及文件正本一份交行政人事部存档。有领导批示的还应附批复件。 收文：各部门收到的外部文件一律交由行政人事部统一负责。行政人事部收文后，做好归类、登记、传阅、分类、归档。 行政人事部责任文员按规定负责所有文件的发放，严格遵守登记、签收各项程序。 各部门要建立文件管理员对收到的各类文件进行收文登记，呈部门领导阅后，需要分发的文件，可由各部门文员复印下发，但要统一做好登记，属受控文件须编号分发。 文件批阅规定 行政人事部签收到上级部门发来的文件后，责任文员应及时登记呈公司领导传阅，根据公司领导的指示送有关部门办理。 需要有关业务部门办理的文件，先送承办部门提出意见，然后呈报公司领导批阅。行政人事部做好督促检查工作。 3、凡广东百盈花园房地产开发有限公司各级领导阅、批公文应仔细认真，阅批完成必须签名并注明日期，不得圈阅。需要签署具体意见的，要细致具体，简明扼要。 广东百盈花园房地产开发有限公司 编　 号 版 　本 页 码 a / A 3 of 6 档案管理规定 执行日期 2010年9月1日 4、各级领导对送来的公文要及时阅批，急件当天批复，一般文件三天内批复。如无正当理由导致超时限批复，行政人事部将根据情况计入责任人绩效考核内。 查阅文件一律在行政人事部内，并应按照发文机关或领导指示的范围办理，无关人员不得交 叉阅知。 文件管理规定 1、各级责任人必须坚持每天清点文件，发现丢失，及时报告。 2、各归口管理部门编制(列出)部门所用的法律、法规清单和技术上执行的规范、标准清单交行政人事部，由行政人事部列出公司使用的总清单存档。 每半年对文件进行清查，对承办后的文件及时进行分类、归档。年底对文件进行全面清查， 本项工作由行政人事部指派工作人员监督执行。 公司文件管理网络图： 每个部门应设立一个专职(兼职)文件管理员，管理员由各部门指定，报行政人事部备案。发各部门的文件均交各部门文件管理员登记，送部门领导传阅，文件传阅要附上文件传阅单。文件传阅单可参照行政人事部统一编制的样式，也可根据需要自行编制。自行编制的各类文件应在风格上与集团公司，行政人事部批准的格式相适。 5、凡秘密以上的文件不得私自复印，确需复印的应经公司领导批准并报行政人