GD-XZ002-5 公文管理规定.doc

编号：GD-XZ002-201405 上海骏集金属贸易有限公司 公文管理规定 总经办 二〇一四年五月十五日 编制：曹智 审核：李安明 批准：张丹凯 上海骏集金属贸易有限公司 公文管理规定 1. 目的 规范公司公文管理。 2. 职责 2.1公司行政部门是公文的归口管理部门，负责公司公文规范和公司级公文的管理。 2.2各部门（或事业部）负责本部门公文的发放与管理。 3. 定义 公文是指公司内部以及和其它组织之间为处理组织内外事务而形成的各种来往和记录的文本。 4. 公文的种类 4.1公司使用公文的种类有：（1）下行文：决定、决议、通知、通报、会议纪要；（2）上行文：报告、请示(申请)；（3）平行文： 函等。 4.1.1决定。用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级单位、部门不适当的决定、事项。 4.1.2决议。用于经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项。 4.1.3通知。用于公布规章制度，转发上级机关公文，批转下级单位、部门的公文，要求下级单位、部门办理和需要周知或共同执行的事项。 4.1.4通报。用于表彰先进、批评错误、传达重要情况。 4.1.5报告。用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议。 4.1.6请示。用于向上级机关请求指示、批准。 4.1.7函。用于相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项等 。 4.1.8规定。用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。 4.1.9会议纪要。记载和表达会议重要精神及议定事项，要求与会部门共同遵守执行。 4.2按格式分公司目前的公文主要分为四类： 序号 类别 包含 适用范围 1 红头文件 （附件1） 决定、决议、制度、规定 主要用于印发制度、 规定， 重要工作计划、 机构和人事异动等公司或公司一级部门的重要文件。 公司一级部门所有的红头文件须抄报公司领导及抄送公司行政部门， 原则上公司二级及以下部门不得印发红头文件。 （一级部门：董事会及总裁办，二级部门：企业管理中心、财务管理中心、融资审计中心及各事业部） 2 内部通告 公告、通知、通报、请示（申请） 主要用于公司内部日常性事务工作 3 会议纪要 （附件2） 内、外部会议 一级部门需使用红头文件，二级部门会议纪要使用红头文件需经过归口中心主任许可。 4 函 工作联系函（见附件3） 内部各部门、事业部业务、工作往来。 5. 对外行文。 对外上报的公文，应由各职能部门撰写，其负责人审稿签字并经核稿、编号、报会签发，撰写部门根据领导签发意见修改、校对后，由以公司名义对外行文 承办人（各部门） 分管领导 部门领导 副/总经理 行政部门 印章管理员 行政部门 《行文签发单》 （附件4） 《文件发放/回收记录表》 公司各部门需以公司名义发出的公文，需由行政部门统一编号。 7. 收文办理 暂存公文应由各机关的部门统一、集中保管。要合理排列与编号并简单编目，必要时可按公文号、主题、作者或查考利用的其他需要和要求汇编装订成册。密件与非密件应分别保管。及时将确认具有长期或永久保存价值的公文重新归卷。GD-XZ002-01A） 5.《行文签发单》（GD-XZ002-03A） 6.《文件发放/回收记录表》（GD-QG001-04A） 附件1 上海骏集金属贸易有限公司 骏集×字〔2011〕×号 注：发文序号不编虚号（即1 编1 号），不加“第”字，有行政部门统一编排。 关于的×××通知（居中，二号宋体，加粗） 公司所属各单位：（主送单位，指承办或处理公文的单位 、部门,仿宋三号） 正文（1.正文用三号小标仿宋体；公司各部门（单位）内部往来文书正文一般用四号宋体；2.除文件编号、统计表、计划表、序号、专业术语和百分比必须用阿拉伯数字书写外，其它用汉字书写。章节序数第一层为“一”；第二层为“（一）”；第三层为 “1．”，不能写成“1、”；第四层为“（1）”；在正文层次不多的情况 下，第一层用“一、”，第二层可用“1．”。） 特此通知。 附件：《××××》（ 附件：指为正文作补充说明或印证参考的材料。附件首页左上角注明附件的顺序号。） 二○××年×月××日 （ 成文和印章：1.成文日期。以领导签发日期为准，一般标注在正文右下方。 2.如遇公文恰好满页，发文时间和文尾部分须另起一页，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一页，不得采取注识“（此页无正文）”的