研发流程管理(三)流程设计方法及流程图种类.docVIP

研发流程(三)：流程设计方法及流程图种类　　什么是流程设计 　　所谓流程设计，是指运用工具来了解及分析企业的作业活动，并将了解与分析的结果记录下来。 　　什么是流程图 　　所谓流程图是流程设计的成果，用来显示特定输入项目转换成预期的产出过程中的一系列作业活动。 　　执行流程设计的工作，至少有以下三个目的： 　　*在改进流程之前，必须先了解流程。 　　*过去美国流程再造的经验指出，流程过于复杂以及对流程的了解不足，是导致管理者无法改善流程的最主要因素。 　　*流程分析与设计的技巧不便有助于了解流程内容，也是讨论沟通最重要的工具。 　　流程设计的方法 　　一个有效的流程设计，至少必须执行下列方法项目： 　　*将部门功能与职掌的描述，转化为流程式的描述。 　　*在设计每一个作业活动时，必须描述的6个内容项目 　　*在设计流程时，检视流程图是否有效的10个项目; 　　*在绘制流程时，7个必须注意的事项; 　　*在分析流程时，6个必须注意的流程问题; 　　*逐步展开1、2、3阶流程的方式; 　　*藉由流程展开程序、训练数据、角色与责任、职责说明、系统功能规格、风险评估、绩效指标、导入计划等8个项目的方法。 　　由于知识产权的关系，我们无法在此说明每个细部方法的详细内容，不过只要是专业的流程顾问团队，如五大管理顾问公司及埃森哲，都会具备这些方法。 　　流程设计的效益 　　一个有效的流程设计，可以产生数不尽的效益，因为有效的流程设计可以针对工作事项不同的层面指出许多改善重点，其效益至少包括： 　　1 在了解作业活动内容方面 　　流程设计可以让企业内的所有人员(而不是一两个人)了解组织中的各项作业活动是如何进行的，而且可以看到在每个作业活动中，不同人员参与工作的情形，如果能有效掌握特定作业活动的内容和作业活动与各功能单位的关系，对于各级主管制定决策有很大的帮助，部门间比较能进行良性的沟通与对话，不会因为互相了解而吵成一团。 　　2 在确认资源的使用状况方面 　　流程设计可以协助各级主管，以最有效率的方工分配人力及设备资源，流程设计鼓励那些涉入作业活动最深的人员，共同参与以决定如何让资源的运用更为有效，例如流程设计的结果可能指出某些员工拥用特殊才能，然而这些员工却被指派来执行检查性质的工作，而不是研究发展性质的工作，重新调整职责将会让他们的创造力获得更大的发挥。 　　3 训练程序 　　流程设计产出的成果文件，可用来编制极佳的训练教材，训练的对象包含主管及一般员工，文件清楚地描述，一份工作的完成会包含哪些作业活动以及活动执行的顺序，流程设计的文件对新上任的主管特别有用，文件记载了各单位如何达成工作目标。 　　4 改进工作流程 　　藉由检验流程设计的成果，主管能决定如何改进工作流程，例如检验之后可能发现某些作业毫无理由的重复发生，此时只要删除不必要的重复性工作，即可达到改进流程的效果，此外检验之后也可能发现如果投入一些资金，购买自动化设备来取代某些工作项目，效率会更高。 　　流程图的种类 　　如前所述，流程图的功用在于显示企业各项活动运作的情形，由于一家公司里有不同层及的人员，不同的功能单位，不同性质的作业活动，要解决管理问题也不同，因而为了确保流程设计的效果，满足各种使有需求，必须有不同类型的流程图，针对使用者的需求提供不同的信息，在传统的方法论中，将流程图分成以上四类： 　　1 基本流程图 　　基本流程图是由很简单的“起点”、“终点”、“决策判断点”、“工作而目”所组成，我们常常可以在企业的ISO文件或是内部控制制度中看到这类型的流程图，基本流程图是最简单的流程图，却也是最重要的流程图，主要的用途在于检视工作展开的过程，决策点的逻辑是否正确，基本流程图是其他各类型流程图的基础，一旦基本流程图所展开的工作项目不完整，或是所描述的决策逻辑不正确，将造成其他类型流程图的错误，因而，基本流程图虽然很简单，却也是最重要的流程图。 　　2 跨功能作业互动图 　　跨功能作业互动图，主要也是由“起点”、“终点”、“决策判断点”、“工作而目”组成，另外加了一个“转接点”。与基本流程图不一样的地方，在于作业项目在呈现时，依据各单位的职责予以划分，跨功能作业互动图的主要功用，在于针对某特定流程，制定各单位的权责，此流程图清楚说明每个单位应完成的作业活动以及这些作业活动如何在部门之间往来的情形。 　　3 由上而下的流程图 　　由上而下的流程图是将工作项目依顺序，以单一方向排列，此类流程图通常不会有起点及终点的标示(直接以第一个及最后一个工作项目代替)，也不会有决策点，而且工作项目通常很少，由上而下流程图主要在显示工作执行的顺序，并以结构性的方式显示大项作业与各细部作业的关系，此类流程图常用于工作与时程的规划，例如在研发项目规划的阶段，用来展开并订定工作计划。 　　4