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新形势下监狱档案信息资源科学管理与优化利用初探 　　摘要：《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》印发后，档案工作的重要性被越来越多的关注和认同。在欠发达的青藏高原，青海省监狱系统的档案工作者也如沐春风。新形势下档案工作的重要程度不言而喻，而如何将档案工作做实、做细、创新档案工作、深挖档案资源，为单位的高效运行和资源共享提供服务也成为需要深度思考和亟待解决的课题。笔者结合自身工作实际，就青海省监狱系统的档案管理工作进行回顾和解剖，就存在的一些问题进行探讨和分析，并提出今后将档案信息资源如何科学管理和优化利用的新思路。 　　关键词：监狱档案；管理利用 　　一、青海省监狱系统档案工作现状 　　（一）青海省监狱系统历史沿革 　　监狱是依照法律对罪犯实施惩罚与改造的机关。青海的监狱事业起步于1951年，严格执行中央关于向边远地区移民屯垦的决策和“稳步地分期分批向地广人稀地区转移”的精神，承接了全国大部分调入罪犯，截至到1985年年底，青海累计收押全国调犯164612名，占总押犯的72.5%，并多以反革命犯和旧社会渣滓居多。调入罪犯促进了本省经济生产的繁荣，在特殊的历史时期，对巩固人民民主政权，保卫社会主义革命和建设作出了巨大贡献。截至到1985年年底，劳改系统共有劳改支队级单位20个，其中工厂5个，农场11各，公司和医院共4个。至今，青海的监狱系统在64年来历经由小到大，由膨胀到收缩，由动荡到相对稳定的演变，现已成为青海省直机关中管理人员和类别最多、业务涉及的行业和部门最广的单位，现辖14个县级单位，其中有押犯监狱8所，为维护社会和谐稳定，预防和减少犯罪，保障社会长治久安，促进全省政治、经济、社会发展做出了积极的贡献。 　　（二）监狱发展背景下的档案管理工作情况 　　从20世纪50年代至今，青海监狱系统都没有属于自己的档案馆，也没有严格意义上的科学管档和依法治档。在档案事业的发展的良好机遇期，在各项条件都趋于成熟的情况下，监狱局党委高瞻远瞩，决定建立青海省监狱局档案馆，于2014年抽调全省监狱系统的优秀档案工作者投入到大量的档案整理工作中。由于档案数量多、涉及的部门类别多、内容的领域分布广、时间跨度长，此次档案的统一整理工作呈现数量多、时间紧、任务重的特点。 　　二、青海监狱系统档案工作目前呈现的主要问题 　　（一）档案数量多、分类乱、内容杂 　　监狱系统较之其他机关事业单位有其特殊性。押犯多、干警多，产生的档案数量就多；部门多、类别杂，档案的分类和层次就多；各押犯单位分布跨越青海省行政区域的一半以上，交通的制约使各单位自成一体，自行保管的档案也有不同的分类方法和层次，并且内容涉及工业、农业、建筑业、监管改造、警务、人事等，种类繁杂。 　　（二）档案资源流失严重 　　1. 归档和保管环节的不严谨造成档案资源流失严重。由于档案工作人员大多没有经过档案专业知识的系统学习，归档比较随意，加之缺少有力的制度规范，有些具有保存价值和涉及个体利益的文件材料没有做到应归尽归，也没有进行科学严谨的保存工作，造成档案资源的流失。加之依法治档的观念薄弱，有的文件在登记和查阅等过程中甚至遭到人为破坏。 　　2. 自然灾害也使档案的保存延续雪上加霜。青海历史上发生过的地震、火灾、鼠疫等自然灾害也使部分档案损毁严重，有的丢失，有的化为灰烬。 　　三、产生档案工作矛盾和问题的原因分析 　　1. 监狱布局调整给档案整理工作造成了极大的困难。在特殊的历史时期里，青海监狱系统承担了全国一大部分劳动改造的服刑人员，由于各押犯区域地盘分散、人数众多造成青海监狱系统的部门多，类别杂、职能散的特点。各部门的登记整理方法也不一致，层次繁琐、或者分类不科学，档案整理质量也不尽如人意。随着监狱系统的布局调整和改革，分布在全省的监狱、农场几经裁撤和合并，人员更迭，在档案的完善、整理和移交过程中为了完成任务重数量、轻质量，匆匆带过、草草了事，给后期的整理工作带来极大的不便。在老一代监狱人在戈壁荒滩艰苦创业的时期，档案的保管条件极差，最终导致档案的潮湿、霉变、虫蛀、碳化、破损等情况较多，给档案的修复和数字化处理带来极大的困扰。 　　2. 监狱的职责和工作重心使档案工作的重视度缺失。监狱是国家的刑罚执行机关，承担的是改造和惩罚罪犯的职责。在监狱，一切工作以教育改造为主，安全稳定大于天。所以，在历任领导和一代代监狱干警对档案工作的认识都存在一定的误区，认为档案工作只要“守好摊”，不丢失、不泄密，能应付对外调查档就行，并没有多大的重要性。轻视档案工作的思想表明了一些人对档案工作缺乏了解，这是无法适应档案管理要求的。 　　3. 档案工作管理力量薄弱，手段陈旧单一。大部分档案工作人员没有经过专业、系统的业务培训，在档案的收集、登记和管理归档等程序中本来就存