文书档案管理归档整操作方法和技巧.docVIP

一、什么是文件材料的归档整理 是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 二、归档文件整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 三、文件材料归档整理的具体操作方法 （一）收集 收集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的工作过程。 要求：材料齐全完整、内容真实准确 （二）确定“件” 归档文件整理方法是以“件”为单位，进行文件级整理。确定“件”是归档文件整理工作的关键之一。“件”的确定一定要把握尺度，不可过严也不可太松。一般以每份文件为一件。 具体情况作如下规定： 1、文件正本与定稿为一件； 2、计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不归档，但发文稿纸必须归档，且与正文合为一件； 3、正文与附件为一件。附件一般是指正文后注明的附件，它是正文内容的一部份。 4、原件与复制件为一件； 5、转发文与被转发文为一件； 6、会议记录一本为一件；如党委会议记录、行政会议记录等； 7、成套的会议材料分别为件； 8、重要文件的正文与历次修改稿可各为一件； 9、正文与文件处理单（办文单）为一件； 10、来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）为