5甘能源工程资料管理制度.docVIP

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5甘能源工程资料管理制度

甘肃能源庆阳煤电有限责任公司 工程档案资料管理制度 试行 1 总则 1.1为确保工程资料的齐全、完整、准确、系统,确保做好工程及资料的管理工作 1.2基本工程档案资料是指在整个施工项目,从酝酿、决策到建成投产的过程中形成的有归档保存价值的文件资料,包括项目的提出、调研、可行性研究、评估、勘测、设计、施工、调试、竣工等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表和其它载体的材料。 1.3基本工程档案资料是国家、企业的宝贵财富,是勘测、设计、施工和管理人员的劳动结晶。依据《中华人民共和国档案法》,各级人员做好文件材料的立卷归档工作是各自的义务和岗位职责,各级人员应对自己负责的项目所形成的、具有保存价值的文件材料,认真做好立卷归档工作,并确保档案的完整性、准确性。 2 工程档案资料管理规定 2.1档案资料管理 2.1.1工程档案资料工作是工程建设过程的一部分,应纳入施工全过程管理并与工程施工同步。工程管理部集中统一管理本工程全过程的技术档案资料,对工程文件材料的形成、积累、收集、归档工作进行监督、检查,并负责工程技术档案资料的接收和移交。 2.1.2工程施工中,各种技术资料交由工程部统一管理,各有关部门和单位指定专人办进领用手续。 2.1.3购置技术资料、图书、标准由工程部门统一申请,经批准后按计划办理,或委托有关部门自行办理。凡购置技术资料、图书、标准的报销凭证,一律由档案室签收后方可办理报销手续。 2.2归档文件的质量规定 2.2.1凡合同、协议等文件材料均应为正本(即必须有各方代表符合规定的亲笔签名,有单位盖章栏目的还必须加盖单位公章归档,签字方不能用副本或复印件归档)。 2.2.2施工技术记录、工程签证单、试运记录、设计修改通知单(含工程联系单)等表格和数据均应用白色书写材料书写并原件(如表式为复印件,数据虽用合格材料书写也不能作为原件;验收签证单中的各方人员必须签名齐全,不能以盖章或打印件代替签名)归档。 2.2.3调试措施,方案和报告等均应为油印件或激光打印机打印件,不能用复印件或普通色带打印件,以保证字迹的耐久性。 2.2.4主送和抄送本单位的文件材料均应以红头文件(不能用复印件)归档。 2.2.5书写规定 A) 书写字迹工整,图样清晰。 B) 书写墨水应为碳素墨水,严禁用圆珠笔或铅笔书写。 C)文件书写格式应用横行排列,文件段落,章节编排,按有关文件编写要求;汉字简化应符合国家颁发的有关规定。 3 工程文件收发及管理规定 为加强工程文件收发管理,理顺传递关系,并按工程进度作好工程文件的提供利用,特制定本规定。 3.1 工程文件接收 3.1.1各单位提供给的工程文件(工程技术文件、图纸资料)由工程部统一接收。 3.1.2工程管理部对接收的工程文件资料,必须进行数量和外观质量检查,发现问题应及时通知寄发单位补发。 3.1.3对接收的密级文件资料,要严格按保密规定妥善收存,并认真执行密级文件资料的借阅规定。 3.2 工程文件资料发放 3.2.1分发外单位和部门的工程文件资料由工程部统一办理。 3.2.2呈送上级单位的工程文件由工程管理部领导确定发放单位和数量。 3.2.3为避免工程文件资料分发过程中可能出现的错发现象,图纸、资料领取单位应指定领取人名单,并书面通知工程部;工程部按指定名单发放工程文件资料。 4归档范围 4.1负责提交施工,安装全部技术记录(含隐蔽工程的各种资料)。 4.2负责提交分部试运记录及验收签证书。 4.3负责提交分部试运阶段的方案、措施。 4.4负责提交全部机组施工期间的工程联系单及总结。 4.5负责提交档案归档的目录清单 含电子版目录 。 4.6负责提交调试过程中变更设计资料及调试工作总结。 4.7负责提交档案归档的目录清单 含电子版目录 。 4.8负责提交监理过程中形成的有关工程质量,工期、投资监理等方面的全部文件材料。 4.9监理各专业负责人对施工单位、调试单位、质量监督部门的归档案卷实施审查,对被监理单位归4.10档文件的完整性、准确性、系统性负责,并在案卷内备考表审核人栏签署。 4.11负责提交设计、施工、安装、调试等单位归档完整齐全的证明材料。 4.12对各单位提供的不符合规定的案卷和案卷内的文件,工程部有权退回立卷归档单位,立卷归档单位应按档案管理的有关规定进行整改,直至提交符合规定要求的案卷及案卷文件材料。 5 档案、资料借阅制度 5.1借阅档案、资料一般只需由本人填写借阅登记即可(注明:用途、领用时间、归还时间)。归还时管理人员要对其检查之后方可归档。 5.2借阅档案、秘密技术档案和资料,须填写借阅单,经部门主任签字同意即可。 5.3绝密文书、技术档案和资料一般不借出、不复制、不摄影,如确因工作需要,应在借阅单上注明范围、内容、用途,必须先经部门主任同意,工程资料管理人员只能按其范围、

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