办公室实务第一讲.ppt

办公室管理 黄山电大辅导教师 吴子怡 电话：2512967 第一章 办公室实务概述 通过本讲教学，了解办公室的含义，办公室实务的内容 和文员工作的基本程序，特别注意掌握“优先顺序”处理工 作的原则，能够较好地运用和管理时间，能够较好地了解 和运用各种工作方法。 【知识与能力考核点】 1．办公室实务的内容 2、办公室事务管理特征 3．“优先顺序”处理工作 4．文员的工作方法： 【考核要求】 重点掌握：1、“优先顺序”处理工作2．请示方法与报 告方法； 3．计划方法和总结方法； 一、关于“实务” 实务：实际事务，要务。——《现代汉语大辞典》 近年来，“实务”一词被广泛使用，如《商贸实务》、《会计实务》、《律师实务》、《秘书实务》等。 所谓实务：即实际从事的业务。其中的“业务”意指个人或某个机构的专业工作。 所以办公室实务就是指办公室的专业工作，文员实务就是指文员的专业工作。 1、办公室的含义和职能 （1）办公室的含义 （2）办公室的职能 （3）办公室 事务管理工作的 特征 1、办公室的含义 ——办公室是一个常用而普通的名词，却有着多种 含义： 第一种：泛指一切办公场所，区别于用于教学的教 室，用于生产的车间，或是医疗室、实验室等等。 第二种：是指某一类职业人员或某一级职务人员的 办公场所。如：教师、护士、厂长、院长办公室等. 第三种：指党、政府机关、企事业单位内的综合办 事机构。如：中共中央办公厅、三星公司办公室等. 第四种：指某种专门的独立的工作机构。如国务院 台湾事务办公室等。 2、办公室的职能 3、办公室事务管理工作的特征 ㈡、办公室实务的范围和内容 ——办公室实务就是指办 公室的工作事务和操作实 务.主要工作人员是秘书 人员和文员. 1、我国办公室实务的主要内容 2、国际秘书协会确定的办公室实务的主要内容 3、我国外资、合资企业办公室实务的主要内容 1、我国办公室实务的主要内容 ⑴文书撰写（会议记录等） ⑵文书制作（打字、复印等） ⑶文书处理（收发、传递等） ⑷档案管理（归档、管理等） ⑸会议组织（准备、善后等） ⑹调查研究（计划、实施等） ⑺信息资料（收集、整理等） ⑻信访工作（来访、投诉等） ⑼接待工作（各种来访的接待） ⑽ 协调工作（政策等） ⑾ 督察工作（决议的实施） ⑿ 日程安排（各种日程） ⒀ 日常事务（通讯值班） ⒁ 办公室管理（环境等） ⒂ 其它临时交办的事项 2、国际秘书协会确定的 办公室实务的主要内容 ⑴速记上司交代事项； ⑵执行录音吩咐； ⑶档案管理； ⑷阅读并分类信件； ⑸以电话维持公共关系； ⑹替上司定约会并记录； ⑺按上司指示完成信函； ⑻在权限内自发信函； ⑼接待来访宾客； ⑽替上司接洽外界人士； ⑾自动处理例行的事务； ⑿为上司安排旅行或考察； ⒀替公司宾客订房间机票等； ⒁准备好公司要公开的资料； ⒂替上司收集演讲等的资料； ⒃协助上司准备财务等报告； ⒄整理并组织好粗略的资料； ⒅替上司保管各种记录； ⒆协助上司搞好交税等事务； ⒇督导一般职员或速记员； 21、搞好会务工作 22、复印资料 3、我国外资、合资企业办公室实务的主要内容 ⑴、办公室环境的布置和整理； ⑵、通讯事务、电话、信函和邮件处理； ⑶、执行上司交办事项； ⑷、照料上司身边的琐事； ⑸、接待宾客和员工的来访； ⑹、记录上司指令及会谈、会议内容； ⑺、打印文告及表格； ⑻、收集及整理各种信息； ⑼、保管办公室设备及用品； ⑽、外出办事，如银行、邮局、税务所等。 3、办公室环境的布置和管理 一、办公室环境布置的目的 （1）创造舒适而又工作效率高的环境； （2）塑造组织形象； （3）建立挡驾制度； （4）有利于保密工作； 注意兼顾上司的工作内容、爱好 年龄与个性。 办公室环境 包括自然环境和人文环境两部分 自然环境包括办公室所处的位置、建筑设 的特点、室内的光线、色彩、空气、设备和布 局等要素。 人文环境包括办公室的整体形象标志、人际 关系、办公室文化等要素。 办公环境布置 ① 布置要点 ◇ 营造一个安静的工作环境； ◇ 保证良好的采光、照明条件； ◇ 合理安排座位； ◇ 力求整齐、清洁。 二、环境的整理准备 1、办公室的布置； 照明及隔音的管理； 色彩的调整； 空气的调节；（换气和温度） 上司办公室和会客室的整理、清扫、装饰、更换、摆设 办公室配置的检查、上司办公桌的整理； 办公器械、用品的准备和管理。（电脑、打印机、复印机等的配备。） 2、不同类型办公室的环境布置。（大办公室、小办公室、公寓式办公室） 4、