商务部操作ERP岗位职责.doc

部门：商务部 操作员： 负责人： 一、负责业务内容： 维护客户资料，接单 二、销售业务流程： 正常销售：销售订单 寄售模式：销售订单 退货业务： ↑委托退货 ↑销售退货 导出各类报表 四、操作办法： 1、销售订单： 接到订单后需及时录入系统中，录入时需注意货期，数量，单价，PO客户特殊要求等信息，录入订单自行审核。如需修改，作废等必须通过ERP发送订单变量单给生产，发送时注明单据编号，经生产反审核后商务可修改或删除订单，录入订单需认真仔细、 注：预计发货日期不能为空（预计发货日期 客户到货期-运输时间） 当无货品时找对应工程师申请产品料号以及制作BOM结构。 销货单（委托代销售）： 需发货时制作销货单保存后，再通知打单同事打印出送货单给库存及相应车间，客户送货单信息有特殊要求的需提前知会打单同事按客户要求格式来打单。， 3、出库：仓库按照送货单出货，出货时需核对数量，PO等信息，如实际出货数量与送货单有出入的需告知相应跟单员经确认可修改后按实际数量更改销货单数量重新打印送货单出货。 4、对帐： 每月1号开始制作上月对帐单（客户有特殊要求对帐时间的按客户要求时间）从系统中导出上月各客户的发货明细，制作成要求的格式后，盖章后传真或E-mail给客户，如对帐单中有与客户帐务不符合的项需查明原因后更新对账单后再发与客户。如果数量，单价等信息的更改造成总金额有变动的，需向商务经理汇报，确认。 开单和退货如果是同一次对帐，退货单号码必须和开单号码相同，退货单号加-1后缀 发票开出后反审核对应开单将重要信息填写于开单的摘要栏。 查询自己的客户里是否对帐结束：报表→自定义报表→查询是否对帐。（输入跟单人） 5、销售发票 商务对完帐后将需开票的客户的对帐单及相应送货单交给财务开票，开出发票后需将发票信息：票号，金额等录入系统保存，审核形成应收帐款。 每月导出开单明细表可与出纳核对。 日后如需查询开单开票对照表可打开：报表→开票管理→销售开单开票明细表 商务某时间段某客户发货清单与ERP里发货清单是否对称 客户样品以及退货： 多数样品和常规销售做相同处理，在单据的备注中注明是样品或相关说明。如果该批次货品已和客户对帐再退货-制作销售退货；如果该批次货品未和客户对帐退货-制作委托退货，退货单审核后仓库必须盘点增加库存。个别样品不下订单，只做销售出货单保证有销售记录。 单头部分： 客户：订货单位简称（可以输入拼音首拼然后按F3过滤查询） 发货地点：仓库按照此地址发货 联系电话：收货人电话或手机 运输方式：此处决定仓库又那种途径送货 联系人：收料人/订货人名称 明细部分 货品名称：我公司货品名称 规格：（针对LCD，客户标签内容） 单位：统一使用PCS作为单位 客户料号：客户要求送货单的名称 数量：订量 含税价/单价：此处只填1个，当不含税的时候含税价 单价 税率：客户要求开发票的时候填17，其他不填。 金额 ：系统自动计算 到货日：客户要求的交期 发货日：根据运输时间反推发货时间。 合同号：客户订货单号码或合同号。 以上部分为必填 制作： 刘静方 审核： 执行：商务部成员 商务部ERP岗位职责