现代职业秘书实务 第1章.ppt

秘 书 学 任课教师：王衡 21世纪高职高专精品教材·现代秘书系列 《现代职业秘书实务》，谭一平编著，北京：中国人民大学出版社，2007年7月第1版（21世纪高职高专精品教材·现代秘书系列） 谭一平 目 录 第一章 绪论 第二章 秘书的基本条件 第三章 秘书的工作知识 第四章 秘书的社会常识 第五章 人际关系 第六章 交流沟通 第七章 上司办公室的管理 第八章 接打电话 第九章 接待客人 第十章 信息工作 第十一章 上司的日程安排 第十二章 会务工作 第十三章 文书工作 第十四章 档案管理工作 第十五章 上司出差前后的工作 第十六章 办公自动化 第十七章 其他工作 教材分析 课程教学模块体系具体如下： 职业认知模块：了解秘书从业环境、秘书素养与可持续性发展（秘书职业生涯规划）。 办会模块：掌握会议组织与管理的知识与技能。 办事模块：掌握秘书事务管理的知识与技能。 办文模块：掌握文书拟写与处理的基本常识与相关技能。 课程目标 掌握本课程的基本概念，了解秘书工作的实际内容，明确秘书应该具备的基本素质，熟练掌握秘书工作的具体操作技能和方式方法。 （1）提高社交与沟通、协调能力； （2）具有较强的语言表达、应用写作（以公文为 主）能力； （3）强化秘书各项事务工作综合处理能力（办事、办会、活动策划等）； （4）掌握先进的秘书办公设备基本操作技能 第一章 绪论 第一节 秘书的含义 1、“秘书”的出处（1）《汉书·刘向传》：“诏向领校中五经秘书，讲六艺、传记、诸子、诗赋、数术、方技，无所不究。”（2）《晋书·荀勋传》：“得汲冢中古文竹书，诏勋撰次之，以为中经，列在秘书。” 这里的“秘书”都是指帝王宫禁内收藏的各种经典文献。除了指宫禁藏书外秘书”也指那些用隐语来预卜吉凶的谶纬之书。 （3）《后汉书·郑玄传》：（郑玄）“遂博稽六艺，粗览传记，时睹秘书纬术之奥”。 由“秘书”作为秘密藏书这一原义引申。后人便将掌典图书、著书立说的官署和官职称之为“秘书寺”、“秘书省”和“秘书监”、“秘书郎”、“秘书令”等。这些“秘书”官职或机构的主要职责是掌管国家典籍与今天的“秘书”涵义仍有较大的差异。 真正使秘书这一职业在我国具有了现代意义的开端是孙中山领导的中华民国临时政府。当时中华民国临时政府实行总统制下设秘书处、设秘书长一人秘书若干人政府各局、部也设有秘书室、秘书科和秘书官。各省都督府也设立了秘书员。这时的秘书不仅彻底摆脱了与“秘密藏书”涵义的联系由指物转变为专指担任某职务的人同时作为一种特定的职务秘书也不再以掌管一般意义上的图书典籍为主要职责了。但是这个时候的“秘书主要是政务秘书还不能等同于今天的职业秘书。 对当代“秘书”定义的探讨是从1980年代开展秘书学研究时开始。王千弓先生在1985年主编的《秘书学与秘书工作》一书中界定秘书“是社会主义国家工作人员职务名称之一。其职责是协助领导综合情况研究政策密切各方面工作的联系办理文书、档案、人民来信来访、会务工作以及其它日常行政事务和交办事项。在党政机关、企业事业单位从事这一类工作的干部统称为秘书工作人员或简称为秘书。” 2、狭义秘书定义??? 专门从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施服务的人员。3、广义秘书定义??? 位居领导人身边或领导机构中枢，从事办公室事务，办理文书，联系各方，保证领导工作正常运转，直接为领导工作服务并为各方面的事务与信息助手”。 ??? 据此，在我国，秘书是党政机关、企事业单位、社会团体、军队、院校以及一切合法的社会组织内部行政管理部门中的职业名称，也可以是受雇于私人的职业。秘书的主要工作是围绕领导中枢或领导者的工作办公、办会、办事，主要职责是辅助管理、综合服务。 秘书是为上司(即秘书的直接领导，本书下同)而存在的。由于行业和职位的不同，“上司”们的工作千差万别，但他们工作的本质是一样的，那就是“决策”。 为了让领导人的决策做到科学而又及时，就必须为他们创造一个良好的决策环境。就需要有专门的人为领导人收集和整理各种信息。这种专门从事为领导人创造决策环境的工作就是秘书工作，所以，秘书是为上司创造最佳决策环境的人。 秘书的本质 第二节 秘书的分类 在我国大多数企业中，秘书们之间的分工似乎都不是十分明确，而且秘书负责的工作范围也很宽，所以，给秘书分类也只能是勾勒出一个大致的轮廓。 日本著名学者田中笃子在其《秘书的理论与实践》一书中将秘书的日常工作分为四个层次，并称之为“钻石图”(见下图)： 知识链接 《秘书的理论与实践(引进版)》 作者：(日本)田中篤子，译者：谭一平，高等教育出版社 (2004-06出版) 中译本序言 亲爱的中国读者：你们好！拙著《