第五章 办公中的数据分析与处理.ppt

第五章 办公中的数据分析与处理 5.1数据库表格 数据库，是以具有相同结构方式存储的数据集合。例如电话簿、公司的客户名录、库存帐等。 在Excel中处理的数据库是以数据清单形式出现。在一个数据清单中，信息按记录存储。每个记录中包含信息内容的各项，称为字段。例如，公司的客户名录中，每一条客户信息就是个记录，它由字段组成。所有记录的同一字段存放同一类信息（例如，公司名称、街道地址、电话号码等）。 Excel提供了一整套功能强大的命令集，使得管理数据清单变得非常容易，但一次命令只能在同一工作表的一个数据清单中使用。所以工作表的数据清单和其他数据间要至少留出一个空白列和一个空白行，以免数据清单和别的不相干数据混为一体。同时，在执行排序、筛选或插入自动汇总等操作时，不要在数据清单中放置空白行和列，避免同属一个数据清单的数据因为空行或空列而未能参与相关操作，导致处理结果不准确。 5.2对“资格考试考生名单”进行数据统计和分析 建立资格考试考生名单工作表，如图1所示。 5.2.1使用统计函数分析 一、求总分 先求第一个考生的总分，选中L3单元格，执行“插入”菜单中的“函数”命令，打开“插入函数”对话框，如图2所示。 从中选择“SUM”函数，则显示如图3所示窗口。 用鼠标拖动上述窗口到边上，然后选中单元格J3:K3求和区域，单击“确定”按钮则完成求和。求完第一个考生的总成绩后，然后选中L3单元格，拖动其右下角的填充柄到L42中，将“=SUM(J3:K3)”公式复制到其它考生的总成绩栏，因为该公式的地址引用是相对引用，通过复制，每一个考生的总成绩都是等于它左边两个单元格的值的和，此时，L42中的公式变换为“=SUM(J3:K3)”。结果如图4所示。 二、求成绩等级 求等级要用到IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)函数，其中Logical_test表示计算结果为TRUE 或FALSE 的任意值或表达式。例如，A10=100 就是一个逻辑表达式，如果单元格 A10 中的值等于 100，表达式即为 TRUE，否则为 FALSE。本参数可使用任何比较运算符。Value_if_true表示logical_test 为 TRUE 时返回的值。Value_if_false表示为logical_test 为FALSE 时返回的值。函数 IF 可以嵌套七层，用 value_if_false 及 value_if_true 参数可以构造复杂的检测条件。 假定本次录用考试总成绩为180分以下的，为不合格，190分以上为优秀，介于之间的为合格，按此标准为所有考生评定等级。在这里，可利用If函数，在M3单元格中输入公式：=IF(L3=190,优秀,IF(L3=180,合格,不合格))，这里，在IF函数中嵌套了IF函数。意思是，当L3单元格高于或等于190分，则该考生等级为“优秀”，否则则看是不是高于180分，是的话则为“合格”，否则则为“不合格”。 然后将公式复制到其它考生对应的等级栏。其函数参数设置如图5所示。 结果如图6所示。 三、排名次 排名次需要使用RANK函数，其功能为：返回一个数值在一组数值中的排位。 语法：RANK(number，ref，order)，其中参数Number是需要计算其排位的一个数字；Ref是包含一组数字的数组/引用(其中的非数值型参数将被忽略)；Order为一数字，指明排位的方式。如果order为0/省略，则按降序排列的数据清单进行排位。如果order不为零，ref当作按升序排列的数据清单进行排位。注意：函数RANK对重复数值的排位相同，但重复数的存在将影响后续数值的排位。如在一列整数中，若整数60出现两次，其排位为5，则61的排位为7，没有排位为6的数值。 根据上表中的总成绩，给各位考生排名次。在N3单元格中插入函数，如图7所示，设置函数参数： N3单元格的公式为：=RANK(L3,$L$3:$L$42,0)，然后复制该公式到所有考生的名次栏中，结果如图8所示。 四、排序 按名次进行排序。单击数据清单任一单元格，表示选中它，执行“数据”中的“排序”命令，在“排序”对话框中按图9设置。 结果如图10所示： 5.3对“公司考勤表”进行数据统计和分析 下面制作一张公司考勤表，然后能自动汇总、统计考勤数据。 考勤表制作 先制作如图11所示的公司考勤表。 二、输入公式 让“星期”这一行能自动显示，需要输入以下公式：在D4单元格中输入公式“=IF(WEEKDAY(DATE($A$2,$C$2,D5),2)=7,日,WEEKDAY(DATE($A$2,$C$2,D5),2))”。这时就能看到D4单元格中出现一个表示星期的“6”字（这说明2012年9月1号是星期六）。 公