2016年电大 -办公室管理期末复习指导(红本).docVIP

办公室管理期末复习指导 第一章和第二章、办公室和文员实务概述 （一）、办公室实务概述 1、? 办公室的含义与职能 （1）、办公室的含义 第一、广义的：泛指一切办公场所，区别于用于教学的教室，用于生产的车间，或是医疗室、实验室等。 第二、狭义的：是指某一类职业人员的办公场所。 第三、特制的：党和政府机关、企事业单位内的综合办事机构。 第四、专指的：某种专门的独立的工作机构。 （2）、办公室的职能与特征 办公室工作具有两大职能：政务服务（主要是中高级文秘人员的工作）和事物管理（就是为确保有效、快捷的政务服务而开展的辅助性工作，它是办公室工作体系中不可缺少的重要组成部分）。 特征：服务性 分散性 专业性 主动性 繁杂性 2、? 办公室实务的范围和内容 办公室实务,就是指办公室的工作事务和操作实务. 我国办公室实务的主要内容 国际秘书协会确定的办公室实务的主要内容 我国外资、合资企业办公实务主要的内容 3、? 办公室环境的布置和管理 （1）、办公室环境布置的目的 第一、?? 创造舒适而又工作效率高的环境 第二、?? 塑造组织形象 第三、?? 建立挡驾制度 第四、?? 有利于保密工作 （2）、办公室环境布置的内容与要求 （3）、办公室的整理 4、? 办公器械的使用 信息社会的办公器械 传真机的使用 复印机的使用 录音机的使用 投影机的使用 5、? 办公用品的准备 熟悉本单位本部门办公用品的准备的种类 订购和储备办公用品 6、? 办公室零用现金管理 建立零星收支基金 用零用现金付账 补充基金 严格认真对待零用现金的管理 （二）、文员实务 1、? 文员的工作顺序 文员工作指导思想 文员在工作时，首先要仔细制定计划。然后根据这个计划去实施，并严格检查其结果，使得这个结果对下一次的计划有所帮助的启示。只要按照制定计划、实施、检查这三个步骤进行，文员工作就能科学、高效地完成任务。 按照“优先顺序”处理工作 第一阶段：先将自己想做的工作以重要程度为标准 第二阶段：其次以紧急程度为标准 第三阶段：同时考虑上司的意向和文员本身的工作效率，对于现在该做的重要且紧急的事情决定优先顺序。 2、? 文员管理时间、费用的方法 文员要管理好自己的时间 成功管理好自己的时间会使文员的工作更顺利、生活更愉快。 文员要学会节约开支 文员要有主人翁意识，仔细管理钱财和物品，学会节约开支，避免浪费是每个文员都要领追求的目标。 3、? 文员的工作方法 请示方法与报告方法 计划方法和总结方法 受意方法 传达方法 进言方法 变通方法和挡驾方法 分工方法与合作方法 【知识与能力考核点】 办公室的职能、办公室实务、办公室和接待室的管理 一般了解：办公室的含义；公室事务管理特征；我国文秘工作、国际文秘人员工作、我国外资企业与合资企业办公室实务内容；公室环境的布置和管理。 基本掌握 1、办公室的职能：政务（或业务）服务和事务管理 2、办公室实务，就是指办公室的工作事务和操作实务。办公室工作人员以文员和文秘人员为主，所以办公室实务通常又被称为文秘工作或文秘人员工作。 、办公室事务管理特征：服务性、分散性、专业性、主动性、繁杂性。 、主要办公器械的使用：包括电话、电脑、打印机、传真机、复印机、录音机、投影机等。 、办公用品的准备：包括种类、订购、储备。办公易耗品包括：信封、纸张、软盘、光盘、笔等。 、办公室和接待室的管理：包括建立台帐、及时维护、保持清洁、防火防盗、注意保密等工作。 第二章 文员实务 【知识与能力考核点】 文员工作指导思想；“优先顺序”处理工作；文员管理时间的方法；文员的工作方法：请示方法与报告方法；计划方法和总结方法；受意方法；传达方法；进言方法；变通方法和挡驾方法；分工方法与合作方法。 一般了解： 、计划的步骤：了解工作内容、思考最佳方法、排定优先顺序。 、实施的步骤：按计划顺序执行、按上司指示执行、配合上司预期按时完成。 、检查的步骤：比较计划与实绩、比较自己与别人，找出差距。 、其他包括传达方法、进言方法、变通方法和挡驾方法。 基本掌握 1、文员管理时间的方法：（）定计划，排顺序，做准备；（）安排助手工作；（）控制外来干扰（来访、电话等）；（）利用办公技术，快速处理日常事务；（）分清事务主次，避免重复跑路。 、受意方法：直接和间接受意，做到：记录、判断、提问、质疑、落实。 、分工方法：集中领导、业务分工、各负其责；合作方法：异质人员组合，善于合作，步调一致。 重点掌握： 、“优先顺序”处理工作：先按重要程度分类，次按紧急和重要程度排序，再按难易和领导意图排序。 、 请示：难以或无权处理之事，分口头和书面，注意：对口请示，一文一事； 报告：工作、问题和建议，分口头和书面，注意：清轻重缓急，适时适地适度，主旨明