行政管理一小时.ppt

行政管理培训 2006年3月21日 目 的： 使同志了解和掌握文件呈报程序 和公司的有关规定，精通工作流程提高各公司办公业务水平 培训内容：一、办公室的职能、工作目标 二、文件呈报程序及有关规定 三、行政工作流程 ? ? 时 间：1小时 一、办公室的职能、工作目标 1、办公室职能： （1）负责领导和协调集团内办公室的行政后勤管理工作； （2）协助集团总裁推进企业制度建设、团队建设和企业文化建设； （3）集团重大会议、大型活动的组织、筹备工作； （4）组织集团各中心、各分公司对工作目标、集团文件、会议纪要决议、总裁指令执行情况的检查、监督和考核； （5）负责文件的拟定、审检和归档工作，做好文件的保管、保密工作； （6）负责上级领导及重大人事往来的接待工作； （7）加强7S管理，维护正常办公秩序和卫生环境； （8）工作用车的调配管理，负责办公用品领用、登记和管理； 2、办公室工作目标： 在集团整体工作思路指导下，办公室要紧紧围绕经营目标和工作重点，积极、主动地发挥部门职能作用，突出坚持科学发展观这一主题，在积极推进品牌、推动企业经济可持续发展中，以服务市场销售为重点， 做好服务、协调、监督、指导工作， （一）认真抓好会议的计划管理 1、全面制定2006年集团公司召开的各类会议，做好会议排期； 2、由会议召集人负责提前做好会务安排，下达会议通知，保证会议按时召开，如有特殊情况，根据领导指示，做好会议变动安排； 3、负责集团大型会议筹备组织工作，做好会务管理，组织拟定会议有关材料； 4、根据会议内容，组织做好幻灯片、会议材料打印、下发及会议记录工作； 5、会议计划排期。 （二）认真做好四个有关规定的执行及跟踪问效 1、根据下达的集团文件、会议纪要所确定工作任务，确定跟踪落实的任务指标、完成期限、责任人，及时进行跟踪检查； 2、根据四个有关规定，对有关责任部门、责任人对工作完成情况予以奖罚； 3、每月2日以书面形式将跟踪检查情况呈报给集团总经理，同时报送人力资源处，作为当月绩效考核依据。 （三）严格按规范要求做好文档管理工作 1、按照领导指示，及时起草、打印、下发各类文件、通知、报告、请示等，做到发文准确、言词缜密； 2、根据会议记录，在正常六个小时内整理会议纪要，经会议主持人审核后下达执行； 3、经集团领导批复的文件、下达的指示，应及时传达、发送，不得无故延迟； 4、根据档案管理标准要求，及时做好各类文件的下发、登记、造册、归档、保管及借阅工作，保证做好保密工作； 5、积极做好对各分公司文秘人员的业务培训、指导工作，不断提高文秘人员的文字写作水平。 （四）抓好团队建设，推进人才培养工作 1、积极协助、配合人力资源处做好企业文化建设，不断创新文化理念，构建和谐珍宝岛家园； 2、积极协助配合人力资源处做好培训中心的筹建、组织和计划编制工作； 3、抓好集团公司的企业文化宣传工作，定期完成《珍宝岛药业月报》的组稿、编辑、打印、下发工作； 4、负责组织集团各处人员开展义务劳动及其他集体活动； 5、进一步完善各项规章制度和工作程序，全面提高执行力。 （五）监督、检查各中心及分公司严格执行7S管理 1、营造良好办公环境和条件，严格执行6S管理，每周组织一次7S检查；对不合格者按规定处罚，并将结果报人力资源处备查； 2、协助、配合人力资源处监督、检查劳动纪律执行情况，严格执行考勤作息制度； 3、做好本集团安全、保卫工作，定期进行全员安全教育，重点抓好各节假日的安全保卫及节假值班的布置、安排和检查工作； 4、坚持检查各办公室节约用水，班后关闭电脑、饮水机等用电设备。 （六）做好服务接待工作 1、根据领导指示和接待工作标准、程序，热情周到地负责接待外来领导和客人，负责外来人员的食、宿安排； 2、负责集团总经理日常工作程序安排，改善总经理工作、生活条件，保证领导用车及时、整洁、安全； 3、合理调度、安排各处室人员公务用车，严格执行车辆维修管理规定； 4、本着节约办事原则，严格执行办公用品限额领用规定，保证资金用款尽量准确，避免浪费； 5、及时完成并处理好领导交办的临时性及突发性事情。 6、全面负责培训中心的后勤管理工作，做好生活备品、宿舍卫生、安全等各项管理工作。 （七）加强对各分公司行政管理工作的指导和管理 1、根据总经理指示安排、督促、检查各分公司贯彻、执行集团文件，各大会精神和领导指示的情况、协助解决执行中所存在的困难； 2、对各分公司召开的大型会议的会务组织工作进行指导、检查； 3、采用多种形式、指导、帮助