用Office Excel制自动考勤表.docVIP

用Office Excel制自动考勤表 　　一、基本框架设置 　　首先要进行的工作当然就是新建工作簿，在工作表中输入姓名、日期，制订考勤表的基本框架。 　　1.启动Excel，新建一个工作簿，命名为“员工考勤表”，在工作簿中建立12个工作表。 　　2.在当月工作表的A1、B1单元格中分别输入“姓名”、“日期”，在A2单元格中输入第1个员工的姓名，接着选择A2、A3单元格，然后单击“合并及居中”按钮将两个单元格合并为1个单元格，按照以上方法录入其他员工的姓名（如图 1）。 图 1 Excel新工作簿 　　3.在单元格C1中输入“7-1”，程序将自动转成“7月1日” 这里假定考勤从7月1日开始 。用鼠标点选单元格C1，并移动鼠标到单元格的右下角，待出现实心“十”字的填充柄后，按住左键拖动到需要的位置，这样在7月1日后便形成了一个日期序列。单击日期序列最后的“自动填充选项”智能填充标记，在弹出来的菜单中点选“以工作日填充”项，程序便自动将星期六、日去掉，不记入考勤日期。或者选中“7月1日”所在单元格，选择“编辑/填充/序列”，在打开的对话框中做如图2所示的设置，点击“确定”按钮。 图2 4.选中整个日期行，在“单元格格式”对话框中点选“数字”选项卡。在“分类”列表中点选“自定义”项，在类型框中输入“d日”，然后单击“确定”按钮。 5.选择“工具/宏/录制新宏”，出现如图3 所示对话框，在“宏名”下面的文本框中输入“返回当前时间”，在活动单元格中输入公式“ now ”，然后按回车键，接着单击“停止录制”工具栏中的“停止录制”按钮结束录制。 图3 “录制新宏”对话框 　　二、制作宏按钮 　　1.单击“视图→工具栏→绘图”菜单项，调出“绘图”工具栏，接着选择“绘图”工具栏中的“绘图→自动靠齐→对齐网格”项。 　　2.单击“视图→工具栏→窗体”菜单项，调出“窗体”工具栏，然后单击“窗体”工具栏上的“按钮”，接着在单元格B2中拖动鼠标绘制一个按钮，Excel将自动打开“指定宏”对话框，点选其中的“返回当前时间”宏，并单击“确定”按钮 如图4 。 图4 选择“返回当前时间”宏 　　3.单击按钮，将按钮上的文字更改为“上班”，并对文字大小、字体进行设置。然后单击“绘图”工具栏上的“选择对象”按钮，单击刚才制作的按钮，点击右键，在快捷菜单中选择“复制”，再次单击“绘图”工具栏上的“选择对象”按钮，使该按钮处于弹起状态，选中B3，点右键在快捷菜单中选择“粘贴”，并将按钮上的文字更改为“下班”。 　　4.确认“绘图”工具栏上的“选择对象”按钮被选中，单击“下班”按钮，然后按住“Shift”键再单击“上班”按钮，将两个按钮同时选中。点击右键，在快捷菜单中选择“复制”，再次单击“绘图”工具栏上的“选择对象”按钮，使该按钮处于弹起状态，依次选中B4、B6、B8、B10、B12、B14，并点右键在快捷菜单中选择“粘贴”。最后效果 如图5 。 图5 创建“上、下班”按钮宏 三、记录出勤 选中待插入上下班时间的单元格，单击同一行中的“上班”或“下班”按钮即可。在单击“上班”、“下班”按钮时会返回很长一串数字，其实我们只需输入诸如“13:30”这样的时间即可。单击“格式→单元格”菜单项，在弹出来的“单元格格式”对话框中点选“数字”选项卡，在分类框中点选“时间”，在“类型”框中点选“13:30”，最后单击“确定”即可。 四、统计结果 　　1.在日期行之后的单元格中依次输入“迟到”、“早退”、“病假”、“事假”等需要统计的项目。并将这几列中的单元格上下两两合并，使之对应于姓名行 如图6 。 也可以用宏“合并单元格”实现。代码如下： Sub 合并单元格 For hanghao 2 To 14 Step 2 quyu_x x Trim Str hanghao : X Trim Str hanghao + 1 Range quyu_x .Select Selection.Merge quyu_y y Trim Str hanghao : y Trim Str hanghao + 1 Range quyu_y .Select Selection.Merge quyu_z z Trim Str hanghao : z Trim Str hanghao + 1 Range quyu_z .Select Selection.Merge quyu_aa aa Trim Str hanghao : aa Trim Str hanghao + 1 Range quyu_aa .Select Selection.Merge Next hanghao End Sub 图6 创建相关统计项目 2.单击单元格X2