采购与付款内部审计办法.docVIP

目的： 1.1为确保内部审计工作质量和提高审计工作效率，特制定本办法； 1.2 通过对公司（工厂）业务活动的各个环节管理的经济性、效率性、效益性进行评价来实现生产经营全过 程管理。 范围：本办法适用于子公司（工厂）采购与付款业务流程审计。 审计内容：主要包括请购货物、进行采购作业、验收入库、确认负债、支付货款、会计记录等环节。 3.1供应商管理作业审计 3.1.1抽查对供应商的评估是否依规定作业程序办理。 3.1.2抽查“合格供应商名录”是否定期更新，是否积极寻求新的供应商。 3.1.3抽查重要材物料是否有三个以上的供应商档案资料。 3.1.4是否定期对合格供应商进行考核与评价，并更新“合格供应商名录”资料。 3.2请购作业审计 3.2.1抽查“物料需求计划表”或“请购单”、“订单物料用量表”，核对购料预算与生产用料是否相符。 3.2.2“请购单”是否依规定采购程序办理，各种类别物料是否由负责请购的单位开立“请购单”，依核决 权限呈准后，再送采购部门办理。 3.2.3查核“请购单”是否已核对仓库库存量及已采购未送达数量，并经核决权限主管核准。 3.2.4抽查“请购单”内容是否详实，足为采购的依据，其需要日期是否明确。 3.2.5核对“请购单”是否预先连续编号，是否妥加保存。 3.2.6抽查“请购单”如有货品规格变更或数量增减情形，有无权责主管核准。 3.2.7抽查“物料变更单”如有采购已下单或材料已进仓后提出变更的情形，有无追究原因，确认责任归属。 3.2.7抽查“请购单”上指定厂商是否为必要的。 3.2.8抽查采购部门有无延迟处理“请购单”的情形。 3.2.9抽查取消已核准的“请购单”，是否经原核准主管同意，并立即通知采购部门。 3.2.10了解是否经常发生紧急采购。 3.2.11抽查主要材料请购数量有无超过订单用料预算。 3.2.12查核请购有无为逃避审核手续而故意化整为零的情形。 3.3采购作业审计 3.3.1查核采购人员是否选择最有利的作业方式办理采购，以节省成本。 3.3.2各种材料采购作业是否均于规定期限内处理完毕，若期限变更时，采购部门有无依规定程序知会相关 部门。 3.3.3调阅采购个案，其中“询价单”、“报价单”、“订购单”是否办理齐全、前后一贯；是否依规定的 采购程序办理，是否依规定进行询价、议价和比价程序。 3.3.4查核比价的供应商是否皆为依公司规定认为合格的供应商。 3.3.5市场调查是否保持完整资料，每次询价是否均有记录。 3.3.6查核询价内容及要件是否详尽，询价方式是否合理，公平及公开且符合公司的规定，是否寻求新厂商 或局限于固定厂商。 3.3.7查核议价的条件、手续是否符合公司规定。 3.3.8检视“订购单”是否均经权责主管核准，核对“订购单”是否连续编号。 3.3.9查核采购单位所选择的供应商是否为依公司规定认为合格的供应商。 3.3.10了解紧急采购是否经权责主管核准，并于事后补办手续。 3.3.11查核“请购单”及“订购单”，如未向报价最低价的厂商采购，其理由是否充分。 3.3.12查核“订购单”内容是否明确周详，如有修订或变更时，是否依核决程序办理，有无损及公司权益。 3.3.13查核“订购单”或“合同”内容，对于采购货品料号、品名、规格、数量、单价、总额、交货日期、 交货地点、付款条件等重要项目，是否详尽列入。 3.3.14“合同”内容如有修订、变更时，是否依核决程序办理，有无损及公司权益。 3.3.15依“请购单”核对“订购单”内容是否相符，如有不符理由是否充分，是否报请有关权责主管核准。 3.3.16了解“订购单”发出后，有无加以追踪控制。 3.3.17查核已过交货日期而未交货的“订购单”跟催情形。 3.3.18了解采购单位有无建立经济有效采购方式，对于安全库存及经济采购控制是否良好。 3.3.19检视“请购单”、“订购单”等单据是否编号控制；是否针对已请购却延迟订购或一直未订购单的予 以查核纠正。 3.3.20了解采购部门如预知厂商无法如期交货时，是否及时通知请购单位或使用单位，以免影响生产进行。 3.3.21外购进度是否依预定采购过程控制追踪。 3.3.22采购交期是否考虑到物料验收所需的时间，有无因此造成先使用后验收物料的情形。 3.4验收作业审计 3.4.1查核采购部门是否将已订购原材料的品名、规格、数量及预计交货日期等信息通知仓库部门以预作储 位安排及卸料工具的准备。 3.4.2查核原材料“验收单”是否均经收料人员亲自签收，验收手续是依规定程序办理，并作必要的记录。 3.4.3材料验收人员验收时，遇有材料不符、卷标不合情形，是否做适当处理。 3.4.4了解请购与验收是否确定，有无未按规定验收的情形。 3.4.5检查“验收单”是否经主管人员检验，并经适当核准。 3.4.6