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采购与供应商管理：同供应商和用户部门解决付款问题 及时付款给供应商是与供应商建立良好关系的关键因素。然而，按时付款必须与公司的现金流状况相联系。大部分公司尽量优化平衡它们的收支天数，以确保有足够的现金流供运作。 一、进程或阶段性付款 在一长期合同期间内，一种有效的支付供应商货款的办法是根据合同界定或拟定进度完成情况，在具体时间提供进程或阶段性付款。 1.如何实施：为尽可能减小提供这种付款的风险，采购方将这种付款与容易证实的事件挂钩，比如根据某建筑地基的完工情况，或者主要设备的采购、接收和支付状况等。 2.如何免受损失：在合同开始建立时以书面形式建立双方都接受的标准，以避免在付款过程中产生误解。合同可以规定必须很好地完成整个任务，否则采购方可以扣除已支付的拨款，有时需要第三方来督察以证实具体进程。 二、与业绩无直接联系的部分付款 部分付款是一种给接收的供货和服务付款的办法，这些供货和服务属于只是合同要求的一部分。 采购方在付款时，可能没有发现潜在的问题。 1.潜在问题：付款没有与明显可辨别的事件挂钩，给采购方带来极大风险。供应商可能收到付款，但可能没按时执行合同。 2.如何免受损失：为防止供应商不履约，采购方可以制定计划来定期视察工地以监控进程。采购方也应该把公司在不同生产阶段或服务送货阶段的期待记录在案，并提前把这些期待传达给供应商。规范详细的工作要求说明是确保供应商完成工作的最有效工具。 三、成本或价格超支 1.固定价格或成本类约定的启示：在固定价格合同中，采购方没有义务负责赔偿供应商成本的超支。但是，供应商业绩可能随损失的升级而下滑。采购方在接到供应商赔偿成本超支的要求时，应该考虑以下几个参数： ●供应商的经济生存能力。 ●通过其他渠道完成工作的可能性，以及相关的费用。 ●采购方对项目的投资，以及从供应商处得到赔偿的可能性。 ●采购方公司对供应商成本与超支情况的影响。 2.采购方的义务：在固定价格合同中，采购方没有义务偿付供应商的成本超支。如果成本超支是由于采购方改变购货细则引起的，那么采购方应该与供应商共同来评定哪些开支是源于采购方的变化，哪些开支是供应商超支。及时修改合同以反映这些双方共同通过的改变。 3.供应商的义务：供应商有责任尽力减少不必要的开支，并且应该准确估计采购方细则改变可能引起的成本变化。 四、与可收回成本类合同有关的资金筹集和控制问题 在可收回成本类合同中，成本必须得到严格审查，因为供应商通过延长完成任务所需时间或者其他增加成本的活动来增加合同价值。采购方必须有方法来证实实际消耗在合同上的时间或成本以避免滥用。如果不具备这种能力，采购方应该寻求其他合同类型。当可收回成本类合同包含资金分配的内容时，采购方和内部主顾都必须用心确保资金筹集没有过量，而且后继财政时段的资金筹集计划已通过。 五、发货清单问题 通常，付款环节开始于可接收货物的发送或服务成功完成的时刻。如果采购方没有及时检验货物，在收到产品之际启动付款环节是合理的。在很多情况下，接货、开发票或采购订单中的错误会推迟付款。采购方和供应商都应诚心诚意并及时努力解决分歧。如果错误得不到处理，可能会延长付款环节。 采购方应负责联系各方以拟出细节，供应商和运送方能得到合理补偿。分歧可能有以下形式： ●发货提前或推迟； ●数量错误； ●质量无法接受； ●运送中损坏了货物。 1.不履约：如果供应商不发货或者不履行服务承诺，采购方必须确保不付款给发票（如果收到的话）。 2.退货：如果拒绝货物或服务，采购方需要承担任何与已接收货物相关的发票部分的付款。如果货物置于未决，等待供应商进一步指示来处理或补救，需要等待货物处理的结果决定发票的支付。 3.错误：如果有与运货量或采购订单不一致和不相符的发票，要求采购方确定到底是运送方还是供应商的错误。在任何情况下，都应尽快通知责任方以证实具体细节问题。如果接货报告与发票有所不同，采购方需要与供应商合作共同确定分歧原因所在，以及如何合理解决分歧。其他可能发生的错误包括开双份发票及错误使用价格信息。 4.借方或贷方备忘录：借方或贷方备忘录用于处理付款后账目的调整。 5.开放式订单：开放式订单是收到完整订单之前的订单。在仍没有收到相关货项或服务来完成之前不能停止该订单。采购方可以授权部分付款以反映收到的货物和服务。 6.超量、不足、损坏：如果收到的货物比预订的多，采购方需要联系供应商就处理多余货物问题进行协商。同样地，如果收到的比预订的少，采购方也需要联系供应商，可以在收到余下货物时再付款。在损坏的情况下，采购方必须根据货物所有权采取措施。如果采购方拥有货物的话，采购方有责任与运送方一起提交索赔请求。如果是供应商拥有货物，那么供应商就必须和运送方一起提交索赔请求。FOB条文对所有权从供应商到采购方的转移做出了界定。 六、可支付