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文秘档案管理制度 主要内容及使用范围 规定人事行政部各类文秘档案资料的形成和归档、分类、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等管理内容。 文秘档案的管理机构 文书结案后，原稿由人事行政部所辖档案室归档。 各经办单位或个人视实际需要，经有关领导批准后可留存影本。 文秘档案室主要职责： 制定或参与制定文秘档案工作的规章 对企业文书部门或生产、业务部门文件材料的归档工作，进行指导和监督； 做好企业文秘档案的收集、整理、保管和利用工作； 做好永久性文秘档案向有关档案机构的移交工作； 提高文秘档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。 文秘档案的种类 法规必文件。包括上级颁发的、需企业执行的，或由企业　发行的各各标准、规章制度等。 企业的重大决议。包括由董事会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料　、会议记录　等。 计划性文件。包括企业总体计划或规划、生产计划、营销计划、财务计划等。 总结性文件。包括企业年度和月度工作总结、下属单位的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。 凭证性文书材料。包括企业种类计划指标、技术指标、营销指标等，以及企业各类命令、工作指示、调度记录等。 凭证性文书材料。包括企业各单位上报的、在经营活动中形成少凭证，如财产状况、能源消耗、产品销售、合同书、协议书等的原始记录和文本。 证件性文书资料。包括法人营业执照、土地许可证、产品检疫证、卫生许可证、出口许可证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达标和证明等。 汇报性文书资料。凶手企业　上报主管单位的文件资料和相关统计报表，以及公司领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料。 劳资人事资料。包括企业及下属各　的人事任命、人事调整、人事管理　、人才引进和培训、员工工资审核记录等相关资料。 声像制品资料。包括企业　及下属各单位在其经营活动或政治、文件娱乐活动中，以及在外学习、考察埋或外　提供　的，以声像　形式记录　下来的各种资料，如照片资料、录音资料、录像　资料、影片资料等。 题赠性资料。包括上级领导和外协友好单位或个人提供的题词、书画、工艺制品等。 文秘档案管理　的基本基本程序 包括档案的收集、整理、鉴定、保管、销毁、统计、检索、编研、利用，这九道工序是档案工作的整体，它们之间相对独立，但又相互制约。 文秘档案的收集 就是把分散　的，以及散失到其他部门的各类文秘档案资料，按有关的规定，有计划地分别集中到档案室。其收集的主要方式是归档即把企业　活动中产生的有保存价值的各种材料，由企业办公室及企业下属单位和个人定期协同档案进行整理、立卷、归档。 立卷归档的范围：凡属本标准第3条所有函盖的文件资料，均应卷归档。 立卷归档的时间 凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应在三日内递交办公室立卷归档。 对于某些专门文件，或驻地分散在外的个别业务单位的文件，为方便日常工作，立卷归档时间可根据实际情况延长。 立卷归档要求 各部门兼职档案员在规定时间内，把整理审定完毕的文秘档案资料，递交文秘档案室立卷归档。 移交档案要填写移交清单，移交清单一式二份，双方签字后各执一份。 归档的文件资料必须完整、真实、准确，请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须立在一起。 立卷进应编制好案卷目录，把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚，概括而简洁的拟写好案卷标题，把案卷内容这出来，装订整齐、牢固，无论何金属物，填写备考表，注明保管期限。 填写案卷一律用碳素墨水钢笔或毛笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹应清楚、准确。 立卷应以本单位形成的文件为主，根据文件形成的特点，保持文件间的历史联系，适当照顾文件的保存价值，使案卷能正确反映企业生产活动状况和面貌。 立卷应以反映问题为主,结合其他特征的方法组卷，把有密切联系的文件组合在一起。 立卷应把上级文件与本公司文件（除请示、批复外）按保管期限和文件年限分开立卷。 立卷归档后，发现需立卷的文件资料，可按立卷原则进行插卷。 文件组成案卷后，卷内文件应按照一定规律进行排列，系统地反映问题，做到查找方便。 各种实物档案了（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）归档必须有原件，并保持其完好无损。 声像档案摄录必须有详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。 文秘档案的借阅 文秘档案主要供本企业利用，一般不外借。如情况特殊，外单位人员须持介绍信，并经公司领导批准，可查阅无密级档案。 各部门工作人员可直接查阅属本部门业务工作范围的文秘档案资料。如需查阅非本部门的重要文件和有密级档案，须经公司领导或原形成档案的部门领导批准，方可借阅。 文秘档案的借阅者应负责档案的完整和完全，不得私自影印、复制、翻印，不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证，不得转借，台有违纪，酌情处罚。 对珍贵