办公用品管理规范2(OA版).docVIP

现有办公用品管理分析报告（A版） 现状 存在的问题 改善方案 预期可达到的效果 需配合部门 申领 1、各部门无统一预算，未能做到指定专人每月统一申购 2、申领未按照流程操作 3、流程太复杂，一支笔也需经过分管领导批准 各部门做好每月办公用品预算，指定专人每月25日前统一申购 统一按照流程走，申领时写明品名，规格与单位 改善OA流程，减少不必要的程序，同时不影响财务审批 1、每月做好下一个月申购计划，提高工作效率 2、确保仓库发货时物品单位与数量对准，保持账务一致 3、减少领导工作量，提高办事效率，避免迂回多次才办妥一件事情 财务部 信息部 物流部 仓库管理 与生产物料存放一起，无法直观确认物资分类，行政部采购无法准确了解剩余库存量 在发放办公用品时，仓库人员对单位与数量不够仔细，导致误发 3、未接到行政部采购通知而自行发放，从而导致申购部门无法准时领到物资 1、行政部设立独立“办公用品仓库” 2、采购与仓管员可同一个部门，但非同一人 1、由专人负责，随时掌握库存量及时进行申请，储备一定的安全库存，随时满足部门的特殊需求，提高服务效率 2、账、物清楚，起到相互监督作用 盘点 因仓库发放存在一定问题，导致账、物始终无法一致。 1、定期发放，按时做好台帐 1、定期盘点，做到账务一致 办公用品管理规范 （A版） 1、目的 为了规范办公用品的管理，保证员工的正常使用，同时节约成本，避免浪费，特制定本管理规定。 2、适用范围 适用本公司及所属子公司所有部门办公用品申请、采购、管理等一系列流程 3、职责 3.1 管理部门：办公用品管理部门为行政部，行政部将选择优质供应商，提供优质的商品和良好的服务，并每月分析汇总各部门数据 3.2 使用部门：每月25日前汇总次月采购计划，按需请购 4、办公用品定义： 4.1 本规范所辖办公用品指不够固定资产标准且易损、易耗的各种非生产性办公所需物资，包括文具用品、办公耗材、劳保用品等，仅限于生产部门使用的物资除外 4.2 办公用品分为备库和请购，以下用品将设立库存： A4纸 中性笔 中性笔芯 圆珠笔 圆珠笔芯 单据类，如报销单，用款申请单等 除以上办公用品外其余都不设立库存，各部门每月按需请购。 5、办公用品申购 5.1 办公用品申购在OA中完成，各部门指定专人负责日常物资的请购，并每月做好下一个月的申购计划 5.2 办公用品每月采购一次，各部门须在每月25日前将次月的办公用品请购单递交至OA（逾期则顺延至下一个月），通过审批的物资将在月底到货。注：填写物资请购单时务必写明规格型号 5.3 如遇特殊或者紧急情况需购买部分办公用品，请提前三天填写物资请购单并说明情况，该部分办公用品将在领导审批后三日内到货 5.4 采购审批流程：办公用品日常申购由部门领导审核，后由申购部门分管领导审核即可；采购员将每月进行OA申购单汇总，把每月预算统一由采购部门主管及采购部门分管领导签字审核后执行采购 6.4 办公用品到货后，仓库将第一时间验收入库 7、办公用品领用 7.1 申购部分办公用品领用在到货后，仓管员将第一时间通知领用 7.2仓库备库部分办公用品领用定于每周二发放，其余时间概不发放办公用品；各部门领用办公用品时，必须统一填写OA办公用品领用单，部门主管与管理部门主管审批通过后方可去仓库领用 7.3领用原则：首次领用（包括新员工入职领取、第一次采购的品种）外，在用完后仍保持实体的办公用品在领用时均遵循“以空换新、以旧换新、以坏换新”的原则 7.4 领用注意：填写领用单时务必明确单位，领用时务必核对单位与数量 8、费用分摊 8.1 通过OA申购部分将按照OA申购单进行费用分摊 8.2 领用仓库备库部分物资时将按各部门领用单实际领用分摊费用，一楼大厅将不放置打印纸，各部门带纸复印 9、离职移交 员工离职移交时需将办公用品耐用品返还给仓库，仓库将重新入库，并优先发放该部分用品 10、建账盘存 由仓管员负责每月盘库一次，保证账物一致，对于账物不符，仓管员该月绩效作相应扣除；行政部将每月不定期抽查 11、本规定自公布之日起执行 办公用品申领流程图（A版） 申领部门 行政采购 仓管员  采购部门分管领导审批 规范办公用品品名、规格、单位，询价 报价 申购部门主管审批 申购部门分管领导审批 采购部门主管审批 采购员每月汇总申购单，统一预算上报采购部门主管与采购部门分管领导审核 办结 去仓库领用 点货 出