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三明市技工学校LED路灯标准 三明市技工学校 体系文件编写基础知识 文章加入时间: 2007-1-31　 双击自动滚屏 体系文件编写基础知识 　　劳动保障部规定，重点技工学校必须按《国家重点技工学校质量管理标准》（简称《标准》）的要求，建立、实施、保持和完善质量管理体系。在体系建立过程中，重要而又难度大的工作就是体系的文件化。学校要组织精兵强将，设立文件编写组，文件编写人员要了解和掌握体系文件的编写知识，才能完成体系文件化这项工作。 　　下面介绍质量管理体系文件编写的一些基础知识。 第一部分　体系文件概述 　　一、质量管理体系文件的含义　　 　　《标准》第四条要求，学校在建立质量管理体系时，要“通过建立与质量管理体系相配套的文件和其他形式予以记载（简称形成文件）。”这里所讲的“与质量管理体系相配套的文件”就是质量管理体系文件。 　　所谓文件是指信息及其承载的媒体。通常我们所熟悉的通知、决定、规定之类的公文、信件等，都属于文件的范畴。而质量管理体系文件是指对建立质量方针和质量目标并使其实现的一组关联的相互作用要素的描述。 　　在体系文件的概念中，“一组关联的相互作用要素”是指质量管理体系的组织结构、职责、资源和体系所覆盖的各种活动过程。体系文件就是描述其中各个要素的文件的集成。 　　二、质量管理体系文件的作用 　　ＩＳＯ质量管理非常强调管理体系的文件化。所谓“文件化”就是说质量管理体系建立、运行、改进的全过程都在文件的指导下进行，并且都有文件予以记录和证明。体系文件是一个组织质量管理体系运行的依据，是组织进行质量管理和衡量质量保障能力的重要保证，它可以使各项活动有章可循。因此建立质量管理体系的重要基础工作就是把适应学校质量管理体系运行的、行之有效的管理手段和方法，予以制度化，形成“一组”统一协调、完整严密的体系文件。 　　按照文件属性和作用的不同，体系文件可分为指导性文件和证实性文件两类：指导性文件用于明确要求或规定实施某项活动或过程的方法，如体系文件中的程序文件、作业性文件等；证实性文件用于证实某项活动或过程的进行情况，如体系文件中的质量记录等。 　　体系文件的具体作用有： 　　１、文件可以表达质量管理的有关信息，可以使人们沟通意图，统一行动。 　　２、文件可以界定部门有关人员的职责和权限，处理过程之间的接口，使质量管理体系成为职责分明、协调一致的有机整体。 　　３、文件可以保证组织质量方针和质量目标的实现。 ４、文件可以作为组织员工培训的教材。 5、文件信息可以作为审核和评估的客观证据。 　　6、文件信息可以作为质量管理体系持续改进的依据。 　　体系文件的作用能否充分发挥，关键在于文件能否得到切实执行。这里有两个前提条件：一个前提是文件要有良好的适宜性和可操作性。若文件形式、内容过于繁杂，会造成理解和实施的困难；但过于简单，就不能达到规范和指导工作的作用。另一个前提是要对文件内容进行必要的培训，使员工熟悉、理解文件的内容和要求，从而减少执行文件的盲目性，提高自觉性。 　　三、质量管理体系文件的基本要求 　　体系文件必须满足以下要求： 　　１、具有系统性 　　（１）学校的质量管理体系文件应包含《标准》所要求的全部要素，要把对这些要素的要求和规定系统地编制成各种不同类型的文件； 　　（２）所有文件要分门别类编辑成册； 　　（３）各层次的文件要分布合理。 　　２、具有协调性 　　（１）体系文件中的规定要与学校管理的其它规定相互协调； 　　（２）各层次文件之间要相互协调、相互印证； 　　（３）体系文件与有关技术文件和规范要相互协调； 　　（４）各部门和各过程的接口要相互衔接。 　　３、具有唯一性 　　（１）对一个组织来说，质量管理体系文件是