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行政文员岗位说明书 基本资料 职务名称 行政文员 所属部门 综合管理部 直接上级职位 人事部经理 定员人数 1 辖员人数 5 直接下级职位 职位关系 可直接晋升的职位 行政经理 可晋升至此的职位 可相互轮换的职位 人事助理 职位说明 任职资格 学历要求 最低学历要求 专业要求 大专 中文系或者计算机应用专业类 2．基础业务培训要求 培训内容 培训期限 员工入职培训 一周 3．能力要求 能力要求 专业能力要求 熟练操作Word、Excel、PowerPoint等办公自动化软件较好的文字处理及写作能力具备良好的记忆力以及对时间的分配和沟通协调能力，还要有较强的保密意识负责召开的各种会议的会务工作，做好会议记录 1.“你好，威豪……”为开头，根据客户需要转接各部门分机。或回答询问，管家婆部门的人经常不在，如果询问管家婆可以告诉他们分机 或者转软件渠道分销部。 ⑵ 接待来访客人。 1.询问来意，客人的来访对象。请人稍坐并倒水温适度的水，联系他的来访对象。请他等候或者带到指定地点。 ⑶ 收发登记各部门传真。 1订货单和出库单：完美一卡通订货单（黄色）由仓库拿到前台，接到订货单立即传真。 仓库拿上来的上海邮通科技 销售出库单（白色） 立即传真 并告诉商务点卡号段 和出库日期 2 .包裹票：传真收到的包裹票要按照 收取日期/票号/件数/重量/货运公司/始发站/的格式登记，并交给仓库。 仓库拿上来的包裹票，要传真给贵阳威豪。如果看不清，扫描并传送给贵阳库管 3. 确认函，收到确认函 2份后 合并复印在一张纸上 转交财务朱学艳 4.其他汇款信息等等传真，可以在群里询问确定并转交。 5.发送传真：发送订货单，上游厂家信息里查询。并和商务确认传真信息。 汇款单，收到汇款单告知商务，发送完毕告知商务 ⑷ 收取登记员工信件、公司快递及小件包裹。 增票登记：要按照收取日期/公司名称/增票号/增票金额/ 的格式登记。购货单位写的是威豪增票 就交给唐师，分公司的交给何杰英，并登记签字。 其他快递，登记收件日期和物品内容。转交给收件人，如果有代领，谁领取谁签名。 如果是软件货物，务必请送货人员送到仓库。如果不能送，登记转交仓库 ⑸ 收接文档，协助整理公司各部门员工所传文档、打印。 根据同事需要份数打印文档，并帮助他们检查日期。 ⑹ 协助人事类的一些辅助性工作。 ⑺ 办公用品、工作服的管理和发放。 及时盘查办公用品剩余量，及时购买。办公用品购买联系冯萍 ⑻ 预定各类车旅票及酒店入住。 火车票：座机电话号码 机票：座机电话号码 酒店信息CRM上都有 根据需要预定，及时更新信息并续签酒店协议。 ⑼ 管理考勤，签到。 ⑽ 现金费用单的打制及报帐。 开通A8权限后，根据部门使用费用情况打单，写明费用使用情况。 ⑾ 为仓库制作威豪识别码（瑞星贴标）、出门条等。 ⑿ 公司员工名片的制作。 名片名单在D盘行政文件夹内，制作名片之前和他们确定基本信息有无变动。根据他们提供的个人信息确定要做的盒数以及要求。订制名片 ⒀ 制作公司行政管理方面的表格，并发放。 表格在D盘内，根据需要制作改动。常用表格在灰色资料文件夹 每天下午重点工作 ⒁ 协助商务采购订货打印所发订单，及发订单、电汇传真。 。 ⒃ 发快递，14：00发EMS，16：00发传志快递，17：00发圆通快递。 根据需要选择快递公司。 ⒂ 回访前一天发货的客户，询问是否收到货物及有无反馈意见。 如货没到，查询发货单。询问货物情况。 根据客户需要反馈意见到相关部门。 ⒃ 发快递，14：00发EMS，16：00发传志快递，17：00发圆通快递。 根据需要选择快递公司。 月工作 每月第一周统计公司员工月考勤情况；及统计物流部月发货情况，统计发货费用。 每个月最后一天，调出考勤机内考勤表核对，如有新员工，添加新员工信息。 导出考勤表。客服部提供排班表，根据考勤明细统计客户部考勤。 技术部：初步统计请假情况、迟到记录和时间、交给杨群昆总监进行进一步统计。 园西总店，分公司，新广丰，新闻路考勤找相关负责人询要。 根据仓库拿上来的送货登记表，统计送货员送货时间和次数。根据发货登记表统计发货情况。统计发货次数和发货费用，并和仓库进行核对。 第二周更新公司通讯录，行政办公用品的月费用结算。 和人事部对接，更新公司人员信息。更新新员工信息，删除离职人员信息。 统计办公用品费用，水费，A4纸和传真纸按人头计算。 第三周核算报销EMS等快递、名片、水票、复印宣传单等行政费用；更新公司发货快递公司信息、及其他行政信息。 EMS、名片费用，每月一结，根据各部门使用情况打单。 第四周根据工作需要，调整制作相应表格或信息表格；盘点办公用品的发放情况，根据需要进购办公用品；以及处理其他月遗留的工作。