基于云技术的无纸化会议管理.docVIP

基于云技术的无纸化会议管理 　　【摘 要】企业在日常办公工作中，需经常召开各种类型会议，由于传统会议都会涉及会前准备、会中研讨、会后总结等繁琐工作，并且需要大量的纸张开销，而绝大部分的纸质资料，会后就没有任何用处，造成了巨大的资源浪费，增加企业成本、降低经济效益。部分会议内容涉及到国家秘密或商业秘密时，对会议资料的控制非常重要，传统的纸质会议资料很容易发生丢失现象，难以保证资料安全。通过建立基于移动办公终端的无纸化会议管理平台，解决会议资料准备的麻烦，减少会议纸张的浪费，提高企业经济效益。利用基于当前先进的电子化技术、无线网络技术实现资料云查看，保障会议资料即时下载，提高会议效率及安全性 　　【关键词】移动办公终端;无纸化会议;云查看 　　1 引言 　　企业在日常办公工作中，需经常召开各种会议，基于传统会议模式，会务人员不得不进行大量前期准备和协调工作，如：协调会议室使用、收集和准备会议资料、印刷会议资料、统计到会情况、收集过程文档、防止敏感会议资料丢失等。上述工作一个人难以完成，需要多人投入大量精力，也可能由于疏忽，造成会议的组织不圆满。同时，由于采用纸质的会议资料，参会人员需要大量的精力才能定位到自己关心的章节和内容，查找麻烦，有时还可能出现遗漏，尤其对于较复杂的议题参会人员难以迅速理解和把握其核心思想。部分会议内容涉及到国家秘密或商业秘密时，对会议资料的控制非常重要，传统会议采用纸质会议资料，很容易发生丢失现象，难以保证会议资料的安全。传统会议需要大量的纸张开销，而绝大部分的纸质会议资料，会后就没有任何用处，造成了巨大的资源浪费。 　　因此，通过利用基于当前先进的电子化技术、无线网络技术建立无纸化会议系统管理平台，从根本上改变企业的传统会议管理模式，重点强调会议即时高效、安全的理念，减少资源的浪费，为企业构建起一个全面的、协同的、过程化的会议管理平台。有效地加强企业的会议管理能力，提高企业经济效益及内部的协调沟通效率。 　　2 总体结构 　　无纸化会议系统以无线网络为枢纽，连接服务端和移动端，具体架构图如下： 　　2.1 无纸化会议系统服务端 　　2.1.1 人员管理 　　根据权限划分为会议管理人员、会议主持人、普通参会人员，会议管理人员能对会议资料进行操作，会议主持人能控制会议，进行屏幕分享，普通参会人员只能浏览会议内容。 　　2.1.2 会议资料一键导入 　　根据Excel模板文件及会议资料目录导入会议信息到系统中，包括会议基本信息、议程信息、议程权限信息及会议资料文件全部一键导入系统。 　　2.1.3 会议资料云查看 　　选择会议资料云查看，用户在连接无线网络时可以实时下载所需资料，保障了会议及时高效。 　　2.1.4 MAC绑定 　　当选择MAC绑定时，可以限制不明终端与服务器的连接，保障会议资料的安全。 　　2.1.5 会议资料维护及浏览 　　在服务器端对会议基本信息、议程信息、议程目录信息、会议资料文件、会议状态的管理及会议资料文件格式转换功能。 　　定义会议资料顺序，标记重点文件 　　定义保密议程，选定的设备分组才可查看此议程。 　　上传资料权限控制，可选定部门来上传该议程的资料。 　　会议管理人员可在服务器上对会议资料进行浏览，对会议资料内容进行检查，避免在会议过程中出现会议资料出错的情况。 　　2.1.6 会议议程维护 　　会议管理人员可对会议的议程信息进行管理，实现会议资料、会议信息的快速定位，提高会议效率。 　　2.2 无纸化会议系统移动端 　　2.2.1会议签到管理 　　参会人员在会议开始时使用自己的帐号通过移动端登录无纸化会议管理系统后，实现参会人员自动签到，并把签到信息及时反馈到无纸化会议管理系统服务端。 　　2.2.2主持人同步控制 　　会议主持人可以参会人员可在会议讲演过程中同步显示讲演者演讲资料。 　　2.2.3会议资料的实时下载 　　针对保密性较高的会议，为避免会前会议资料的泄露，会中在连接无线网络的情况下，用户不用下载会议的全部资料，只对自己所需的文件进行实时下载，即保障会议内容的安全又提高了会议效率。 　　2.2.4会议资料浏览 　　进入会议后，各参会人员可查看会议的各相关会议资料，并可在资料列表上面的搜索框中对资料进行搜索，支持的格式包括doc、xls、ppt、pdf、png、jpg、mov、mp4、html等。支持大纲、缩略图、页面跳转、自动播放功能。 　　2.2.5会议内容批注 　　对查看的会议资料进行批注和笔记记录，包括画笔粗细设置、画笔颜色设置、橡皮擦、邮箱设定、批注、笔记录入等功能。 　　2.2.6重要章节定位 　　参会人员能够根据书签标识找到需要的文件，以满足参会人员在会议过程中快速定