第七章秘书的“办会”工作.docVIP

第七章 秘书的“办会”工作（二） ? [学习目的] 通过本章学习，学生应了解会议组织变革发展的情况，掌握会议组织规程表的制作及使用要求，掌握会议文字工作的基本要求。 第一节 会议组织工作方法的变革与发展 会议组织工作，特别是非常规的大中型会务工作按照前文所说的方法制作会议预案，是一种多年形成的传统方法。这种方法是有效的，但也存在需要改进的地方。如用这种传统方法，很难在预案中将会议细节如时间要求以及工作效果要求制定得很完备，因而在操作时，工作人员只能依靠经验跟上整个会议筹备的进程，筹备服务工作也只能依靠经验或按口头指示尽可能满足工作要求。再如，在这种传统的会议预案中，很难看清各部门各程序相互之间的联系和制约关系，会议筹备者难以从整体上控制各项工作细节的进度，使分属各组的工作细节符合整体进程的要求。 上世纪八十年代中后期随着办公环境和手段的变化，秘书人员对传统方法存在的问题深入了解，也对会议筹备组织工作进行了改革，会议组织工作发生了新的变化。 一、会议组织服务工作的规程表 这是某市市委机关在十年前开始尝试的组织会务的方法。 这种方法在一定范围内推广使用取得较好的效果。这种方法对传统的预案制作方法的改进主要在于： 1 会议组织规程表将原来用冗长的文字所表达的预案变成一两张很简明的表格。不但篇幅缩小了，而且条理清晰。 2 会议筹备组织工作在预案中比较难以表述的细节，在表格中的项目中都能很清晰地表达，且工作的要求、完成的时间、责任人一目了然。 3 对经常筹备大中型会议活动的单位，对于不同的会议，这种表格不仅项目可以相对固定，甚至有些要求也可以大体相拟，仅对时间、责任人作些调整即可使用，这样极大地缩短了会议筹备工作的时间。 以下是 1985年11月在原江汉大学召开全国高校秘书学教学研究会所用的规程表。此表在那次对全国秘书教学研究会的成功组织起了相当重要的作用。（见表一：全国高等院校秘书学教学经验交流会暨 中国高等院校秘书学教学研究会第一次年会会务工作规程表） 二、用 PERT原理组织会议 三、应用远程数字传输系统组织电视会议 如果说我们所说的传统会议都是实现的面对面的交流，则在传统技术条件下，只能是与会者的面对面聚会才有可能实现会议的过程。尽管在几十年前已有那种可以闻其声，却不能谋其面的音频电话会议，但在那种只有音频信号传递的技术条件下，与我们想象的会议总还是有明显差异的。而在新技术条件下，通过纵横千里的数字传输网络（甚至是通讯卫星）加上视讯终端（ View Point）的功能，人们可以在自己的办公室、会议室里与相隔千里乃至万里的同行、同事在屏幕上聚会。这种聚会不止可以闻其声，还可谋其面。在这种聚会的形式下，与会者不仅可以相互之间传递文件、图表、照片以至实物的固定的画面，还可以传递连续活动的图象，从而可以很方便地进行相互间的讨论、交流。如果需要的活，你的计算机里的数据、图纸、文字说明都可以同步让与会者共享。这种聚会的方式，甚至比起我们传统的会议在交流方面来得更方便。这就是已经在使用并会逐步推广的远程数字传输系统支持下的电视会议系统，在电信服务项目中称之为电视电话。它服务的对象不只是电视会议，还可以是远程应用程序演示、远程教学等。 随着数字传输技术的发展，一些公共管理系统和大的企业集团内部已装备了这类视讯终端，因而在集团或系统内很容易实现这种远程电视会议，包括被称为更先进的数据会议。这种数据会议主要功能包括：电子白板、文件传输、应用共享、多方交谈等。显然这无论对行政会议，还是商务会议都可以极大地节省资源、提高效率。 ? 第二节 会议的文字工作 ? 会务工作中，涉及文字工作的内容比较多。一般说来，有起草会议通知、工作报告、总结，做好会议记录，编写会议纪要等项工作。本节仅就会议记录、简报和纪要三项，看会议文字工作的一般要求。 一、会议记录 会议记录是会议情况的真实反映，也是检查会议决定事项执行情况的依据和凭证，它包括两部分： 第一部分是会议组织情况，要写明会议名称、届次数、时间、地点、出席者、缺席者、列席者、主持人的姓名与职务，稿末签上记录者的姓名。 以上这些项目多在会议主持人发言之前写好。 第二部分是会议内容。这是记录的主要部分，要将会议议题、讨论发言、形成的决议、尤其是主持人的结论性发言记录下来。 会议记录的方法有： 1 摘要记录，这是一般会议通用的记录要求。 2 详细记录，多用于领导班子的重要会议，如党委常委会、经理办公会等。 会议结束后，记录人要全面检查记录，检查错漏字，字迹不清的地方和其他遗漏处要及时补写好，对会上没有弄清楚或发言者表述不清的地方，要及时找有关人员核对。 记录人必须遵守保密规定，不得泄露会议内容。会议记录要妥善保管，不得外传或遗失，并使用专用记录本，按规定定