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第八章 文件管理 概述 良好的文件系统是质量保证体系的基本要素，它涉及GMP的各个方面。文件系统的目的在于明确所有物料的质量标准、生产和控制方法，保证所有有关的人员都能够确切了解何时、何地及如何完成各自的工作职责，以确保药品放行责任人完全掌握药品是否能够发放上市的必要信息，或者确保有可追溯的记录，便于调查处理。文件系统应确保有足够的数据资料，用于验证、审查回顾和统计分析。文件的设计和使用应由企业自行决定。文件编制的基本要求是要保证文件内容与企业生产实际的适宜性、一致性，避免文件与企业实际“两层皮”状态。 新版GMP强化了文件的管理，目的在于保证文件的合法性、权威性、系统性、有效性。与98版GMP相比规范了文件体系的管理，增加指导性和可操作性，由98版文件、记录管理的九条内容增加为三十九条。主要变化体现在将记录管理纳入到文件管理的有关文件管理范畴；细化文件控制相关内容，增加了防止误用、定期评审的管理要求；将有关批生产记录管理的要求扩展到所有相关生产质量管理所涉及的记录管理，并增加了记录的保存、电子记录管理等相关要求；细化了质量标准、工艺规程、批生产和批包装记录等文件的编制要求、编制内容。本章主要内容包括文件的具体要求、质量标准、处方与工艺规程、批生产记录、批包装记录、文件控制要求、记录管理要求。 二、检查要点 （一）原则 第一百五十条　文件是质量保证系统的基本要素。企业必须有内容正确的书面质量标准、生产处方和工艺规程、操作规程以及记录等文件。 新增条款，此条款强调GMP文件的重要性和文件系统组成。 本规范所指的文件包括质量标准、工艺规程、操作规程、记录、报告等。 文件系统中通常情况下关于阐明要求的文件如各类标准，关于阐明结果或证据的文件如各种记录、凭证、报告等。标准包括技术标准、管理标准、工作标准。 技术标准是指药品生产技术活动中，有国家、地方、行政及企业颁布和制订的技术性规范、准则、规定、办法、规格标准、规程和程序等书面要求，如产品的质量标准、产品的工艺规程、检验规程等； 管理标准是指由国家、地方或行政单位所颁发的有关法规、制度或规定等文件及企业为了行使生产计划、指挥、控制等管理职能，使之标准化、规范化而制订的规章制度、规定、标准或办法等书面要求，如生产管理制度、物料管理制度、设施、设备的使用、维护、保养和检修等制度等。 工作标准是指企业内部对每一项独立的生产作业或管理活动所制订的规定、标准程序等书面要求，或以人或人群的工作为对象，对其工作范围、职责权限以及工作内容考核所规定的标准、程序等书面要求，如文件管理操作规程、各种岗位操作规程和各种标准操作规程。 记录：如岗位操作记录、批生产记录、批检验记录、批档案、产品留样检验记录、各种台账等。 凭证：标示物料、仪器、设备或操作间等状态的单、证、卡、牌以及各类证明文件等，如标签。 报告:如药品申请报告、产品质量回顾报告、验证报告等。 ◆检查时需注意： ——检查文件目录，企业文件系统是否全面，结合现场检查过程审查企业文件系统的实用性； 第一百五十一条　企业应当建立文件管理的操作规程，系统地设计、制定、审核、批准和发放文件。与本规范有关的文件应当经质量管理部门的审核。 完善条款，根据98版规范第六十四条的原则，明确增加质量管理部门对GMP相关文件进行审核的管理要求。 检查时需注意： ——检查企业文件管理的操作规程内容是否全面；每一环节是否具体。 第一百五十二条　文件的内容应当与药品生产许可、药品注册等相关要求一致，并有助于追溯每批产品的历史情况。 新增条款，强调文件的合法性，GMP相关技术文件的内容与产品注册资料一致性的要求，并提出可进行产品质量信息可追溯的要求。 第一百五十三条　文件的起草、修订、审核、批准、替换或撤销、复制、保管和销毁等应当按照操作规程管理，并有相应的文件分发、撤销、复制、销毁记录。 完善条款，根据98版规范第六十四条的原则，进一步明确补充文件受控发放与撤销、销毁的记录要求。 第一百五十四条　文件的起草、修订、审核、批准均应当由适当的人员签名并注明日期。 完善条款，根据98版规范第六十五条的原则，进一步明确专门规定文件的起草、修订、审核与批准的管理要求。 第一百五十五条　文件应当标明题目、种类、目的以及文件编号和版本号。文字应当确切、清晰、易懂，不能模棱两可。 完善条款，根据98版规范第六十五条的原则，进一步明确文件版本号的要求。 第一百五十六条　文件应当分类存放、条理分明，便于查阅。 完善条款，根据98版规范第六十五条的原则，进一步明确了文件的分类存放要求。 第一百五十七条　原版文件复制时，不得产生任何差错；复制的文件应当清晰可辨。 新增条款，提出文件复制质量控制的专门要求。 ◆检查时需注意： ——复制文件是否为可控文件。 第一百五十八条　文件应当定期审核、修订；文