使用Word邮件合并制作荣誉证书.doc

使用Word邮件合并制作荣誉证书 证书的打印很普遍，特别是机关、学校会经常用到。为了提高效率，当打印大量证书时，通常会先创建一个证书模板，然后再使用邮件合并功能就事半功倍了。 下面我们就实战一下如何使用Word批量制作学生技能竞赛荣誉证书。我们的目标是首先要证书的内容准确完整、布局美观规范，其次适合于大量证书的批量打印。这里以荣誉证书的设计为例，着重于证书模版制作和数据整理，最后介绍一下根据不同的数据添加不同的内容，使模版更具有灵活性。 模板制作 第一步是设计一个证书的模版，将来要打印的所有证书都是基于这个模板的外观。换句话说，这个模版所使用的纸张大小、方向、页面边距，以及字体、字号、行间距等格式信息决定了所有证书的外观。所以，模版的制作是比较关键的，一个布局合理、精确设计的模板是成功的基础。 这里有三个步骤： 拟好荣誉证书的内容。比如“×××同学在二〇一二年全市职业教育技能大赛中荣获××专业××项目×等奖。特发此证，以资鼓励。辅导教师：×××”还有获奖的文号和落款信息。×表示不同信息，这些信息从数据表中读取，数据表的数据整理稍后进行。 设计版心。版心是页面中主要内容所在的区域，我们要把刚才拟好证书内容的放到版心里。版心的设计是通过页面设置完成的。证书如果不是标准尺寸的纸张，那就需要量取，精确到毫米。然后在Word中进行页面设置，【纸张大小】根据实际。荣誉证书一般为横向，在【纸张方向】里设置为横向。 通过页边距的设置，构造如下版心（绿色区域）。所有荣誉证书的内容都在版心内。 荣誉证书的内容包括：正文、文号、落款等。 本例中，对象为学生，额外有辅导教师一项。 格式编排。为了让证书更美观大方，还要关注文本的内容和格式编排。 版心内容布局可以用字体字号的变化设计。当然，为了让内容得到更精确的控制，可以采用表格进行布局，如右图。证书内容、辅导教师、文号、落款分别在不同的单元格中，便于编排。 至此，荣誉证书的模版设计基本完成，不要忘记要保存。图中的带底纹的文字应该可以根据不同学生而不同，下面整理数据，以便使用邮件合并。 数据整理 设计好了模板，打印少量的证书的话基本可以完工了。可以采用复制粘贴的方法，复制几个证书，然后把不同的学生的相关数据替换一下就好了。当证书数量比较多时，还是建议使用Word的邮件合并功能，这就需要一个数据源。需要将证书中变化的那些数据整理到一个数据表中。相信，组织一个大规模竞赛时，这样的数据表基本上都是现成的了。下面我们要做的就是把这些数据整理一下。 数据的整理是很重要的，数据一定要准确。数据的错误将不可避免地造成证书打印内容的错误。不同的学生，参加比赛的专业、项目和获奖等次不同，其辅导教师也不同。众多学生的相关数据构成一个数据表，如下。 这里，数据表是一个简单的Word表格，表头为数据项名称。从表格中可以看出，每一行为一个获奖个人或队组。如果是队组，那么单元格中的数据可以为多行数据（用段落标记分开），也可以改为用顿号（、）变为单行，这也决定了证书中人名处是上下排列，还是水平排列。简单的讲，就是表格的每一个对应了一张证书。注意，这个表格的文本格式并不十分重要，证书打印时只是读取表中的相应内容，关键是表格内容的准确性。 顺便说一下，数据表也可以用其它格式，如电子表格（XLS）等。 邮件合并 邮件合并是Word的一项实用功能，处理大批量证书正好用上。在设计好模板和数据表后，下面开始邮件合并，生成证书。 打开证书模版文件，实用【邮件】功能，创建普通Word文档，选择【使用现有列表】，定位到数据表文件。下面逐个儿【插入合并域】，如下图。 可以通过【预览效果】功能观察添加数据后的版面实际情况。 然后根据整体情况，对个别合并域的格式进行调整，如辅导教师的名字的字符调整为80%宽度，以控制辅导教师多人时超宽。 使用规则 也许你注意到了，在数据表中三等奖的选手记录里，辅导教师是空的。也就是说，打印证书时，三等奖的学生选手虽然有证书，但是辅导教师没有证书。很明显，这时候证书上出现“辅导教师：”就不合适了。另外，“素质教育”后面跟“专业”二字，不够专业，称之为素质教育类似乎更为妥帖。当然可以通过修改数据表的内容解决问题，这里想使用另一种办法，即根据数据的变化来调整证书的内容。 在邮件合并时，可以使用【规则】来完善证书内容。具体做法是这样的： 在“专业”合并域后面不出现“专业”字样，也不出现“类”字样，二字在这个位置插入规则“如果…那么…否则…”,如下图。 同理，“辅导教师：”字样也不要，在“辅导教师”合并域前插入规则“如果…那么…否则…”,如下图。 合并并打印 预览无误后，就可以【完成并合并】。建议合并到单一文档，保存到一个Word文档中，这个文档中包含了每个参赛个人和团体的一张证书。这时候还要考虑证书的