How to write standard E-Mail.ppt

Bereichskennzeichnung How to write standard E-Mail SIS IO/SD HD Wen Chunzi December, 2009 Contents Five Basic components of E-Mail E-Mail是由收件人，标题，称呼，正文和签名组成。  Do and Don’t before sending E-Mail Do and Don’t before sending E-Mail 作为发信人写每封Email的时候，要想到收信人会怎样看这封Email,时刻站在对方立场考虑，将心比心。 Subject 主题是接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，使用有意义的主题行，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。 一定不要空白标题，这是最失礼的 　　 标题要简短，不宜冗长 　　 标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题 　　　 回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要“RE：RE：”一大串。 Titles and Greetings 恰当地称呼收件者，拿捏尺度 “Dear Ms./Mr. xxx,” or “Dear Wang Hong,” 切记：不熟悉的人不宜直接称呼英文名. Email开头结尾最好要有问候语 “Good Morning/Good Afternoon. Thank you for contacting SIS Help Desk. Best Regards，” 　 　　 Tip：俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待。 Text Email正文要简明扼要，行文通顺 注意Email的论述语气 尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。 Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。 一次邮件交待完整信息 尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查 这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。 合理提示重要信息 　 合理利用图片，表格等形式来辅助阐述 要适当使用：）之类的笑脸字符，不要使用过多。 Attachment 如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件 附件文件应按有意义的名字命名 正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时 附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件 如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用 如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送 Lingual Choice, Font and Font size 尊重对方的习惯 如果对方与你的邮件往来是采用中文，请用中文回复； 如果对方与你的邮件往来是采用英文，请用英文回复。 　　 对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文。 　　 选择便于阅度的字号和字体 中文：宋体 or 新宋体-字号用5号 英文: Verdana or Arial字型-字号用10号 Tip：这是经研究证明最适合在线阅度的字号和字体。不要用其他的字体或斜体，不要使用背景信纸，特别对公务邮件。 Signature 每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。 签名信息不宜过多 签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，一般不超过4行。　　　　 不要只用一个签名档 　　对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让与对方显得疏远。你可以在Outlook中设置多个签名档，灵活调用。 　　 签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。 回复技巧 -1 及时回复Email a.理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。 b.对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过24小时。 c.无法及时确切回复， “收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复”。记住：及时作出响应，哪怕只是确认一下收到了。 d. Out of office assistant 进行针对性回复 　　 回复不得少于10个字 对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼，这是不礼貌的。要凑够10个字，显示出你的尊重。 回复技巧 -2 不要就同一问题多次回复讨论，切记不要盖高楼 　 要区分Reply和Reply All（区分单独回复和回复全体） 如果您对发件人提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，切记不要当着所有人的面，不停的回复来回复去，一定要讨论