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北京世纪周林频谱仪营销有限公司 日常财务工作规范（试行） 依据总公司各项制度规定，现将涉及北京公司各专营店的日常财务工作及月末结账事宜做出详细规范。 日常销售信息采集及管理 1.销售凭证规范 销售发生时必须填写公司提供的统一销售凭证，不得以收据等其他各种非公司统一销售凭证代替。 销售凭证上必填事项如下：顾客姓名或单位、销售日期、商品名称、商品型号（规格）、计量单位、单价、总价、销售人员签字。 销售凭证一式三联：第一联为售货方留存联，需于此本凭证用尽后交回财务；第二联为记账联，需于每月结账日结账时交回财务；第三联为顾客联，随保修卡等其他购货资料一并交给购货方。特别说明：不论购货方是否要求开具正式发票，均应将第三联交给购货方，开具正式发票的需在销售凭证上（三联榻写）注明“开具发票”字样。 2．销售发票规范 （1）所有增值税专用发票均由出纳填开，其他人员不许填开。具体开票信息需正确无误地通过邮件或短信发至出纳并电话告知。 （2）军博店日常销售需开具增值税普通发票的均由军博店店长店员填开；记账联统一由店长负责保管并与销售凭证记账绿联一一对应，于结账日结账时交还财务。 （3）其他各店需开具正式发票的均由出纳于每周5统一填开并邮寄，记账联由出纳保管。 （4）可开发票开票明细：周林频谱仪、频谱仪、治疗仪、仪器、配件、用品（仅限腰带、热帖）。 3.销售数据规范 （1）销售数据为各专营店每笔销售日期、型号、数量、单价、总价、顾客姓名（单位）及联系方式。 （2）各专营店需根据数据统计及日常工作需要设立销售明细台账，并于销售完成后即刻登记。具体格式如下： （3）各专营店应根据实际销售情况做好本店账本登记等各项数据统计工作。 K3销售统计规范及要货制度 1.K3销售统计规范 （1）各专营店应于每周一及要货前需将所有销售数据如实上报财务以备准确统计库存信息。 （2）如发生销售退货情况，必须于退货当天上报财务以便确保K3库存与实际库存的一致性。 （3）每月结账日结账前，需先与财务核对K3销售数据后再进行正常结账，并且除笔误因素外不得调整已上报的K3数据。 2.要货制度 （1）各专营店各店长应及时检查本店库存。当热销品种（如：101板、311管、311板）少于5台时，方可要货。 （2）要货请求由各店店长提出，上报财务。由出纳统计截止要货日的本月销量、店长确认截止要货日的本店库存后，根据实际情况报总公司批准，于3日内由销售经理核准配货数量并由库管进行配送。 （3）货物配送时，需由库管及收货人（店长或店员）双方对货物配送单确认无误后签字。 （4）货物配送单一式3份，库管、收货人（店长或店员）、财务各一份。财务联由库管在结账日与财务核对实际库存无误后交给财务；库管联及收货人联需由相关负责人妥善保管，依据月份年度装订成册，与店内库存等账本统一存放，以备核查，不得损毁。 （5）货物配送后，库管应将实际配送情况如实上报财务，以备准确统计各店库存情况为以后要货做准备。 （6）各专营店应及时盘点本店库存，因销售数据上报不及时导致的财务库存信息与店内实际库存不符，将不予配货。 （7）财务将定期对各店、库房等进行实地盘点。对上报财务的实际销售、库存数量存在瞒报、少报、不报等情况的将给予严惩。 三、结账流程的规定及重点事项说明 1.结账流程的规定 （1）结账时间 每月25日为结账日，如遇节假日顺延至第一个上班日。 （2）结账人员 总经理、业务经理、各店店长和财务 （3）结账地点 结账地点为军博店 （4）结账内容 各店长将已与K3销售数据核对准确的销售情况编制销售汇总表、进销存表、折旧机统计表、销售凭证绿联、增值税发票记账联、已用完的销售凭证、销售人员送存银行的进账单交给财务进行结账；以上资料必须准确无误、相互对应。 各店长将人员考勤表由销售经理审批后交给财务。 财务将审核无误的折旧机统计表交给后勤经理，由后勤经理与库管核对后销毁本月收回的折旧机器。 各报销人员将需报销的费用按费用单据要求及单据整理要求整理好经销售经理审批签字后交由出纳审核，出纳审核完成后由经理审批签字，后由出纳付款。 2.重点事项说明 （1）所有涉及销量的结账资料必须统一一致，数量金额准确无误。 （2）因销售7天后不允许退货，固财务不受理跨月退货的销量、工资、奖金的变更等。 （3）所有人员费用报销均应将个人交通电话补助费用与公司日常支出分开填写报销单据，不得替他人报销费用，即谁的费用谁报销。 （4）各店只报销本店日常费用，若存在涉及公司整体运营费用的支出须告知财务由财务直接支付并报销，不可在本店日常费用中支出并报销。如：军博店以往代为报销我公司实际支出的办公家具费用等。 （5）公司一切报销的单据均必须取得合法公司员工任何不符合报销规定的单据财务部门有权拒单据整理要求报销人在报销