どんな会社でもokのオフィスマナー.docVIP

目次 どんな会社でもＯＫのオフィスマナー ■派遣先のルールに従う ■接客用語は心をこめて ■正しい敬語の使い方 ■間違えやすい敬語 ■名刺はお客様の顔 ■ご案内のしかた ■応接室へのご案内 ■上手な電話の受け方 ■名指し人が不在の時は ■上手な電話の掛け方 ■感じのよい電話対応を ■電話対応の基本用語 ■携帯電話のマナー ■はがき、封筒、のし袋などの表書き ■ビジネス文書／社内文書の書き方 ■ビジネス文書／社外文書の書き方 ■FAXのマナー ■メールのマナー ■派遣先の企業情報、個人情報を守る 気をつけたいオフィスエチケット ■公私混同はしない ■自分からすすんで挨拶を ■整理?整頓を心がける ■身だしなみは人柄を表す ■身だしなみチェックシート ■■派遣先のルールに従う 仕事のやり方や電話の受け方など、派遣先の会社によってのルールや慣習は違います。 あなたが派遣された会社のルール、慣習に従って仕事を進めましょう。 仕事をする上では、就業規則などに書かれているルールの他に、見えない「心配り」も重要です。 時間に余裕をもって 始業時間の２～３分後に出勤したら仕事の準備もできません。契約上は違反ではありませんが、職場の仲間には歓迎されません。気持ちを落ち着かせるためにも10～15分前に出社しておくと、余裕を持って１日のスタートが切れるでしょう。 初日は早めに行動を 　仕事初日には職場の上司や同僚に挨拶をしたり、説明を受けたりしますから、時間に余裕を持って出勤しましょう。20～30分の余裕があればドタバタしないはずです。 離席する時は 　仕事中に席を離れる時は上司に「行き先」「用件」「戻り時間」を伝え、許可を得てからにしましょう。 職場の慣習 　書類に書いてない細かいルールも仕事を始める前に聞いてメモしておきましょう。 当番を決めてやることは積極的に 朝の掃除 台所の掃除 社員へのお茶出し お客様へのお茶出し ■■接客用語は心をこめて 　相手に親しみを感じさせるには「笑顔で話す」ことが大切です。笑顔はあなたの声を明るく優しくしますか、その逆に、笑顔がないと、心がこもらずに冷たく聞こえてしまいます。 １．おはようございます（さわやかな気持ちで） ２．いらっしゃいませ（ようこそ、歓迎します） ３．ありがとうございました（感謝の気持ちで） ４．はい、かしこまりました（分かりました。すぐ対応します） ５．少々、お待ちくださいませ（お急ぎのところ恐縮です） ６．恐れ入りますが（すみません） ７．お待たせしました（遅くなりましてすみません） ８．失礼いたします（状況に応じてすみません?ありがとうの気持ちを込めて） ９．申し訳ございません（謝罪の気持ちで） 声のトーンやイントネーションに加え、表情や身振りなどを使い、心のこもった生きた言葉を使いましょう。 ■■正しい敬語の使い方 　敬語は人間関係をよくする潤滑油です。相手と自分との関係を正しく判断した上で、状況に応じて適切な言い方ができるようにしましょう。 職場では同僚と話すときも敬語を使いましょう。 敬語には、ていねい語、尊敬語、謙譲語があります。 「ていねい語」 おはようございます お体の具合はいかがですか？ どう あちらでお待ち下さい あっち お待たせして申し訳ございません すみません はい、かしこまりました わかりました よろしいでしょうか？ いい お茶 ごはん お菓子 自分の行動には、おをつけません。 私は○○会社に勤めております お勤めております 「尊敬語」 　相手に敬意を表わす時に使います。 先生が本を読んでくださいました くれました どうぞコートをお召しになってください 着てください ○○様がいらっしゃいました 来ました 「謙譲語」 　自分または身内の者にへりくだった表現をしてその結果相手を高め、敬意を表わします。 私の研究を発表させていただきます します 母がよろしくと申しておりました 言っていました 明日15時におうかがいいたします 訪問します 私も拝見しました 見ました ご案内いたします します ■■間違えやすい敬語 　せっかく敬語を使ってていねいに話しても、使い方を間違えるとよいコミュニケーションをとるどころか誤解を招いてしまうこともあります。 敬語のつもりで謙譲語を使っている 間違った使い方 正しい使い方 ×「書類を受付でいただいてください」 　（謙譲語） ○「書類を受付でお受け取りになってください」 （尊敬語） ×「７番窓口でうかがってください」 　（謙譲語） ○「７番窓口でお聞きになってください」 　（尊敬語） ×「○○様おりましたら受付までおいでください」 　（謙譲語） ○「○○様いらっしゃいましたら受付までおいでください」