档 案 著 录 规 则(排版后).docVIP

中华人民共和国行业标准 DA／T18—1999 代替GB/T3792.5-85) 中华人民共和国国家档案局1999-05-31批准,1999-12-01实施＝- 用于下列著录内容之间： 日期起止和档号、电子文档号、缩微号各层次之间。 … 用于节略内容。 口 用于每一个残缺文字和未考证出时间的每一数字。未考证出的责任者及难以计数的残缺文字用三个“口”号。 5．2 著录用标识符使用说明 5．2。1 除*题名与责任说明项、排检与编号项”外，各项目连续著录时，其前均冠“．一”。如遇回行，不可 省略该标识符。但各项目另起段落著录时则可省略该标识符。 ． 5．2。2 “．一”符占两格，在回行时不应拆开；“；”和“，”各占一格，前后均不再空格。 5．2。3 如某个项目缺少第一个单元(小项)时，应将现位于首位的单元原规定的标识符改为“．一”。 5．2．4 凡重复著录一个项目或单元时，其标识符也需重复。 5．2．5 不著录的项目或单元，其标识符应连同该项目或单元一并省略。 6著录条目格式 6．1 段落符号式条目格式 分类号 档案馆代号 档 号 电子文档号 缩 微 号 正题名：并列题名：副题名及说明题名文字：文件编号／责任者+附件．－稿本：文种．－密级：保管期限．－时间．－载体类型：数量及单位：规格．－附注 提要 主题词或关键词 段落符号式条目格式将著录项目划分为四个段落。第一段落中分类号、档号分别置于条目左上角的第一、二行，档案馆代号、微缩号分别置于条目右上角第一、二行，电子文档号置于第二行的中间位置。第二段落从第三行与档号齐头处依次著录题名与责任说明项、稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体形态项、附注项，回行时，齐头著录。第三段落另起一行空两格著录提要，回行时与一、二段落齐头。第四段落另起一行齐头著录主题词或关键词，各词之间空一格。 6．2 表格式条目格式 实际工作需要使用表格式条目时，其著录项目应与6．1相同，其排列顺序可参照6．1。 6．3 无论著录对象为单份文件、单个案卷还是一组文件或一组案卷，均按6．1或6．2格式依次著录。 6．4 著录条目的形式为卡片式时，卡片尺寸一般为12．5cmX7．5cm，著录时卡片四周均应留lcm空隙，如卡片正面著录不完，可接背面连续著录。 7著录用文字 ７．１著录用文字必须规范化。 ７．2汉字应使用规范化的简化汉字。外文与少数民族文字应依照其文字规则书写 ７．３文件编号项、时间项、载体形态项、排检与编号项中的数字应使用阿拉伯数字。 ７．４图形及符号应照录，无法照录的可改为其他形式的相应内容，并加“[ ]”号。 ８著录信息源 ８．１著录信息来源于被著录的档案。 ８．２单份或一组文件著录时主要依据文头、文尾。 ８．３一个或一组案卷著录时主要依据案卷封面、卷内文件目录、备考表等。 ８．４被著录档案本身信息不足时，参考其他有关的档案资料。 ９著录项目细则 9．1 题名与责任说明项 9．1．1 题名 题名，又称标题、题目，是表达档案中心内容、形式特征的名称。 9．1．1．1 正题名 a)正题名是档案的主要题名，一般指单份文件文首的题目和案卷封面上的题目。正题名照原文著录。 b)单份文件没有题名，依据其内容拟写题名，并加“[ ]”号。示例见附录A1。 c)单份文件的题名不能揭示内容时，原题名照录，并根据其内容另拟题名附后，加“[ 严号。 例： 通知[共青团中央关于纪念一．二九的通知] 示例又见附录A9。 d)单份文件的题名过于冗长时，在不丢失重要信息和损伤原意的情况下，可删去冗余部分，节略内容用“…”号表示。 e)案卷题名不能揭示案卷内容或题名过于冗长时，一般应重新拟写，将原题名修改好后再著录。 9．1．1．2 并列题名 并列题名是以第二种语言文字书写的与正题名对照并列的题名，必要时并列题名与正题名 录，并列题名前加“：”号。示例见附录A14。 9．1．1．3 副题名及说明题名文字 副题名是解释或从属于正题名的另一题名。副题名照原文著录，正题名能够反映档案内容时，副题名不必著录。 说明题名文字是指在题名前后对档案内容、范围、用途等的说明文字。必要时说明题名文字照原文著录。 副题名及说明题名文字前加“：”号。 例： 国家机关公文格式：中华人民共和国国家标准 示例又见附录A5、A6、A16、A17。 9.1.2 文件编号 9.1.2.1 文件编号是文件制发过程中由制发机关，团体或个人赋予文件的顺序号。文件编号包括发文字号、科研试验报告流水号、标准规范类文件的统编号、图号等。 9.1.2.2 文件编号除年度用“[]”号