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北海爵成水产有限公司 文件编写规程 目的 规范公司文件管理，对与质量、食品安全管理体系运行有关的文件进行控制，保证其适用性、系统性、协调性和完整性，确保工作现场所使用的相应文件为有效版本，防止误用失效或作废的文件。 适用范围 适用于组成公司质量管理体系和食品安全管理体系的文件。 职责 1总经理负责公司质量、食品安全管理体系方针、目标文件、质量手册、程序文件和外来文件的批准。 2 管理者代表负责组织编写和审核质量手册和程序文件,批准作业指导及其他工作类文件。 3各职能部门负责本部门工作范围内与质量、食品安全管理体系有关的文件的编写、审核、存档和管理。 4 行政人事部是文件的归口管理门，负责文件的标识、发放与回收，存档与管理。 定义 受控文件：是指对文件的有效性进行跟踪管理的文件。所有质量、食品安全管理活动，应以受控文件作为依据，任何员工使用非受控文件均应考虑因此而可能承担的责任。 工作程序 2.1文件分类、编号和版本标识 2.1.1质量、食品安全管理体系由管理手册(包含了质量、食品安全管理体系方针、目标的附录)、程序文件、作业指导及其他工作类文件、外来文件、表格和记录五部分组成，分别规定编号规则如下： 管理手册：公司代码/QM/文件阶别-发布年号 如JC/QM-A-2013（“JC”为公司简称，“QM”为质量、食品安全管理手册英文简写，质量手册的级别为“A”，2015年发布）。 程序文件：公司代码/RD－文件阶别+顺序号-发布年号 如JC/RD-Y01-2015“JC”为公司简称，“RD”为质量、食品安全管理体系程序文件英文简写，程序文件的级别为“B”， “01”为顺序号，2015年发布）。 作业指导及其他工作类文件：公司代码/部门简称/文件类别代码＋顺序号-发布年号。如 JC/QD/SOP01-2013（“JC”为公司简称，“QD”为品管 部简称、“SOP”为操作规程代码， “01”为顺序号，2013年发布）。 文件类别 作业指导类 操作规程类 技术标准类 管理制度类 其他类 代码 WI SOP TSD MSD OD 部门名称 总经理 行政部 生产部 品管部 国内贸易部 国际贸易部 部门代码 GM AD PD QD ETD ITD 部门名称 采购部 动力部 物料部 财务部 食品安全小组 部门代码 OD ED MD FD ST 外来文件：公司代码/顺序号-原编号 如JC/01-ISO9001:2015（JC第01号外来文件，ISO9001:2015，如外来文件没有文号，则只添加发布年份做后缀。） 表格（记录格式）：公司代码/FM-部门简称＋顺序号。 如JC/FM-QD001（“JC”为公司简称，“FM”为表单英文简写，“QD”为品管部简称，“001”为顺序号）。 f) 记录的编号即记录标识，执行《记录控制程序》的规定。 2.1.2文件的版本与状态：质量、食品安全管理体系文件应标明版本和状态。其格式为Vab，其中V为版本编写，a和b为自然数，分别表示版本号和修订状态，用圆点分隔。a为0时表示文件还在编写过程中，b为0时表示该版本的文件未有修改。 2.2文件受控状态 2.2.1 公司内部使用的质量、食品安全管理体系文件均为受控文件。 2.2.2 公司文件管理员针对所有受控文件建立公司《受控文件清单》，各部门编制本部门的《受控文件清单》。受控制文件清单应能体现出程序文件、作业指导及其他工作类文件和记录之间的支持和引用关系。 2.2.3 公司外部使用的质量、食品安全管理体系文件均不为受控文件。 2.3文件编制、审核、批准 2.3.1 方针、目标和质量手册由管理者代表负责编制并审核，总经理批准颁布实施。 2.3.2 程序文件由该程序的归口部门负责组织编写，管理者代表审核，总经理批准。 2.3.3作业指导及其他工作类文件由需求部门负责人组织编制、审核，并由管理者代表批准。 2.3.4 组织文件编写人员时，应包含到该文件涉及到的职能部门的代表。 2.3.5文件编写人员、会审人员、审批人员应根据实际填写《文件编审记录表》内相应内容，作为文件履历的记载。 2.4文件的发放、保存和管理 2.4.1质量、食品安全管理体系文件经批准后，原版文件由行政部保存并不得外借。以电子媒体形式保存的文件和资料应备份和加密保护，防止丢失或损坏。 2.4.2文件发放对象由各级文件审批人员根据文件使用需要批准，保证在文件的使用处有相应的文件。由公司文件管理员统一复制质量、食品安全管理体系文件，并在文件封面或第一页按发放的先后顺序标注受控分发号以作标识，然后发放到各使用部门或相关外部人员，填写《文件发放/回收登记表》，由文件使用负责人或其主管签领。文件发放应包括其引用的表格(记录格式)。 2.4.3 外部人员仅是借阅文件，应由管理