2质量体系文件记录控制程序.docVIP

1 目的 确保所有记录准确有效，为质量、环境和职业健康安全管理体系各项活动有效运行及公司产品满足顾客（业主）要求和法律、法规要求提供客观证据。 2 适用范围 本程序适用于与质量、环境和职业健康安全管理体系运行中所产生的所有记录。 3 职责 3.1 经理办公室负责本程序的编制工作，负责建立公司与质量管理、职业健康安全和环境管理体系有关的记录总清单，并监督本程序的实施。 3.2 工程部负责技术资料、质量记录的管理。 3.3 安全保卫部负责环境、安全资料的记录管理。 3.4 其它部室负责本部门记录的生成和管理。 3.5 各项目经理部负责经理部的有关记录和管理。 3.6 经理办公室负责所有资料归档记录的管理。 4 工作程序 4.1 记录分类：应包括质量管理、环境和职业健康安全管理体系运行中相关的记录及产品实现全过程的有关记录（包括有关相关方的记录）。 4. 2 记录的标识 4. 2.1 国标、部标、公路一局有关规定，按其规定的表格名称、表式、编号作为标识。 4.2.2 公司规定的记录均在质量管理、职业健康安全和环境管理体系管理手册、程序文件及各部门的管理文件中确定其名称、表式、编号，并以此作标识。具体执行《文件控制程序》中相关规定。 4.3 记录的填写要求 4.3.1 记录要及时填写，并注明填写的准确时间（年、月、日），不得补造。填写内容要字迹清晰、完整、真实、准确，均使用黑色或蓝黑色钢笔或签字笔填写。 4.3.2 各项记录文件、表格要求的责任人签名，必须由本人亲笔签写，不得由他人代签。经合法授权或委托后，可由被授权人或被委托人代签。 4.3.3 记录一旦生成，不得随意更改。确需修改时，须按职责履行相关审批手续，并按规定进行修改。修改方法参见《文件控制程序》4. 5. 3（3）条。 4.3.4 记录表格须采用国标、部标、公路一局及程序文件和各部门管理文件确定的标准式样。 4.3.5 记录由各职能部门按照《文件控制程序》规定的编号方式执行统一编号。 4.3.6记录可采用文字记录、磁带、磁盘、光盘、胶片、照片等形式完成。 4.4 记录的收集与传递 4.4.1 经理办公室负责编制“记录总清单”，将公司所有与质量管理、职业健康安全和环境管理体系相关的记录汇总，包括名称、编号（版本号）、保存期、使用部门等内容，并汇集备案记录的原始样本。 4.4.2 工程项目的所有与质量、环境和职业健康安全管理体系相关的记录（包括相关方的记录），在施工过程中由项目上技术负责人或专职资料员负责收集、整理和贮存。 4.4.3 体系运行中的记录由各相关部门负责收集整理。 4.4.4 各单位应每年（或在工程竣工后）整理一次记录清单，并报经理办公室，经理办公室汇总后填写《记录清单表》进行备案。 4.4.5 工程有关的资料，在工程竣工后，由项目工程部负责将工程竣工资料移交公司工程部归档，有特殊要求的记录（如试验报告）的管理执行相应管理规定，资料归档执行有关的档案管理规定。 4.4.6 有关管理体系运行有关的记录由经理办公室负责归档。 4.5 记录的检查 4.5.1 各部门每季度对本业务系统的记录控制情况进行一次抽查，每年至少全面检查一次。 4.5.2 经理办公室每年度对公司各部门的记录控制情况进行一次抽查。 4.6 记录的借阅与复制 4.6.1 记录一般不宜借出。特殊情况需借阅时，要办理借阅手续，经主管部门负责人批准，由记录管理人员填写《文件借阅/复制登记表》。 4.6.2 借阅人要对所借记录妥善保护，不得在记录上写字、涂改或标记，不得撕页、拆装，不得损坏、丢失，并及时归还。如遇顾客（业主）方面借阅时，须将记录复印后，将复印件借阅对方。 4.6.3 记录管理人员要对借出的记录跟踪回收，并对归还的记录进行核对，确认无误后注销借阅登记。 4.6.4 记录不得随意复制。需要复制时，由各职能部门负责人批准方可复制。 4.7 记录的保管与贮存 4.7.1 各责任部门要明确相关人员的记录保管责任，具体执行公司《档案管理办法》有关规定。 4.7.2 与管理体系有关的记录一般保存3年，归入工程档案的记录的保存期执行公路一局《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》，工伤记录永久保存。其它记录由各职能部门规定保存期。 4.7.3 记录的贮存除书面形式以外可采取硬拷贝或电子媒体等形式保存，同时建立标识。 4.7.4 记录的贮存环境要防水、防潮、防盗、防蛀、防鼠、防污染，防止丢失和损坏,具体执行公司《档案管理办法》 4.8 记录的归档与销毁 4.8.1 需归档的记录，由各职能部门按公司《档案管理办法》及《文书文件材料立卷归档办法》的相关规定分类、组卷、编目，并向经理办公室档案管理部门移交。 4.8.2 由各责任部门自行保管的记录，超过保存期限时，由记录管理人员填写