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论教学秘书在工作初期的角色定位 　　摘 要 教学秘书是各项教学管理工作的执行人，教学秘书的个人素养及能力直接关系到教学管理工作的顺利开展。新任教学秘书在工作初期面对纷杂的工作任务时，容易出现迷茫和困惑。针对这一实情，本文将结合职责功用、发展前景探讨教学秘书在工作初期阶段的角色定位问题。 　　关键词 工作初期 教学管理 职责功用 角色定位 　　中图分类号：G647 文献标识码：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkz.2016.02.006 　　教学管理工作有自身的特点，既有规律性，也有复杂性，并非一日可以完全掌握了解。原教育部副部长周远清在《第一次全国普通高等学校教学工作会议上的讲话》中曾经指出：“教学管理并不仅仅是一般的行政管理，而是兼有学术管理和行政双重职能的一门科学，是一门需要长期学习和实践才能掌握的一门科学。”新任教学秘书对工作的不了解，容易对工作本身产生误解。因此，尽快了解教学秘书的工作职责、角色定位、发展方向是新任教学秘书必须要做的功课，也是胜任教学管理工作的必要前提。 　　1 教学秘书的职责 　　1.1 学籍管理 　　现代教育观尊重学生的主体地位，倡导学生能成为自觉自律的活动主体。学籍管理是对学生在校期间活动去向的管理，是借助专门系统对信息进行维护与更改。学生入学阶段，要进行信息登记注册，确保学校系统中及大学生学籍信息网内有数据可寻。在校期间，学生由于当兵、留学、伤病、转专业、降级等原因，会发生信息更动。教学秘书要在第一时间记录更动的原因，并及时通知学生填写申请单。学生需要凭借申请单到指定部门办理相关手续。学籍管理是对日常学生信息的维护，是确保学生正常学习，正常毕业的关键环节。 　　1.2 资料档案管理 　　教学秘书在日常工作中需要接触到几类资料。第一类是试卷资料：按照正常的教学秩序，每学期有期初的补考、期中考、期末考。每次考试结束后，教学秘书要及时存放试卷，确保空白试卷、试卷答案、试卷分析表、学生答题卷、成绩登记表依次放入指定试卷袋；第二类是申请单：日常工作中涉及到的申请单主要有学籍更动类的申请单，如休学申请单、退学申请单、复学申请单。考试方面的申请，主要有重修申请单、缓考申请单、跟读申请以及免修申请单；第三类是重要文件资料：教学秘书要及时关注学校制定的方针政策，做好要点的记录，以便应对不时之需。第四类主要是教师科研成果的整合，包括课题项目及教学研究论文。 　　1.3 课程管理与考试安排 　　教学秘书要根据各教研室下达的教学任务安排课表。在学期初要将各专业的课程信息录入到系统中，除了要确保信息录入的及时性，还要确保信息的准确性。每门课程结束教学任务后，教学秘书要协助任课老师安排考试时间和考试地点，并及时通知到学生。 　　1.4 毕业生管理工作 　　毕业生管理工作集中在每年的六月份，其中要经过初审、终审两大环节。毕业生管理工作是对每个毕业生四年学习结果的审核。教学秘书不仅要审核总学分，还要对各类性质的学分进行分类审核。毕业生管理工作看似是集中处理的工作，实际上也能反映日常信息维护是否做到了完美无缺。 　　1.5 日常事务联络 　　教学管理除了专业技术上的工作之外，也会涉及种种联络协调事务。比如会议前期筹备工作、外宾接待事宜以及突发事件应急处理等。 　　2 教学秘书在教学管理中的功用 　　2.1 确保教学工作稳定运行 　　学校教学秩序的稳定运行离不开教学秘书的辛苦付出。如果一个学校缺少了这批工作人员，人才培养方案将无法落到实处，教学检查流于形式，与外校的沟通合作难于开展，学校的发展目标也将只是镜花水月。 　　2.2 体现学校软实力 　　教学秘书是学校教学管理部门的一员，在处理事务时不仅要面对学校内部的师生，也要面对各色外校人员。教学秘书个人的仪态形象、语言表达能力以及处理事务的能力都会以直观的方式呈现在学生面前。师生可以通过教学秘书这一窗口了解一所学校的办学风格及办学质量。因此，教学秘书不仅代表着自身的形象，也代表着学校的文化和价值追求。 　　3 新任教学秘书存在的问题 　　3.1 对工作性质认识不到位 　　教学秘书是管理岗位，大部分工作要借助网络平台及管理流程操作。基于这一特点，新任教学秘书容易轻视工作中的突发状况，容易忽视与其他部门的联系与沟通，认为教学管理就是按部就班的重复化劳动。而实际工作中，教学秘书也要具备应变能力、计划统筹能力、创新能力，如此才能掌控好工作进程，留出更多空间应对突发情况。 　　3.2 对繁杂事务缺乏耐心 　　有相当一部分教学管理工作十分繁杂琐碎，一旦出差错，就会对教学过程产生影响。比如安排考试时，如有监考教师未到场，就算作教学事故处理。新任教学秘书往往缺乏相关工作经验，缺乏细心与耐心，对事务中的细节及隐患问题没有敏感