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建筑设计档案归档工作的一个原则与三个环节 摘 要 ：在建筑工程设计中，档案管理具有其重要的意义，直接关系到建筑工程的质量评定等。所以在本文之中对建筑工程设计档案管理的特点进行全面的分析，结合建筑工程设计档案管理的特点，提出现代化建筑设计管理的策略，建立一个健全的现代建筑工程设计档案管理体系，从而实现对建筑工程质量的有力保障，推动建筑工程的发展。 关键词 ：建筑设计；档案管理；问题；解决对策 中图分类号：TU2文献标识码： A 随着我国社会主义市场经济体系的进一步深化改革，建筑行业的市场竞争越发激烈，对于一个建筑设计单位来说，如何有效地利用科技档案信息, 使其在实际的生产中发挥潜在的作用从而壮大本单位的可持续的科研力量，提高本单位在竞争市场中的优势，成为了各项工作中其中一项最重要的工作。另外，随着计算机、网络等技术的发展，档案管理信息化也为档案利用提供了一个更科学更有效率的平台。然而，关于科技档案利用的所有工作都离不开一个前提――科技档案归档材料的收集工作。 档案的收集与利用工作要为本单位的中心任务和职能工作做好服务必须抓好几个方面，首先,要解放思想,更新观念。档案人员要把自己从过去那种过分强调保密、坐等守摊的旧思想中解放出来,确立服务思想,增强服务意识、竟争意识、效益意识。其次,要做好基础工作,为开发利用创造条件。档案是重要信息资源,要提高档案内在质量,抓好规范化管理,档案管理工具要系统配套。第三,要主动围绕本单位中心任务跟踪服务。及时掌握重要工作进展动态,心中有数,明白工作进展到哪个阶段哪个环节,需要收集什么档案材料,将要利用什么档案，早做准备,根据对档案材料利用数据,利用方式、利用主次,搞好服务。 科技档案归档材料的收集工作,是科技档案工作的基础和起点,也是归档工作的难点。为使科技档案材料达到“完整、系统、齐全”的要求，我院相关管理部门经过几年的摸索与实践,形成了一套较可行的、较系统的管理办法。即:明确一条原则、抓好三个环节的管理措施。提高了科技档案管理工作的质量。具体做法是: 明确一条原则,就是在执行、贯彻和制定有关科技档案管理规章制度工作中,始终明确坚持执行集中统一管理的原则。按照有关管理要求,结合我院实际,把处于分散状态的设计资料集中统一起来,维护档案的完整和安全,健全建筑设计专业资料归档制度。如何在工作中贯彻和实现这一原则,我们具体抓了三个环节。 一、建筑设计项目完成投标阶段后，抓好招投标阶段环节。我院以往的档案资料管理一直很重视报建、施工图、施工服务等阶段的资料，却往往忽视招投标阶段和方案阶段的资料收集，认为招投标阶段的资料都是形式的，以后的利用价值不大，然而，随着近年建筑设计行业竞争的越加激烈，招投标阶段的工作对单位的产值、品牌等起到的作用越来越重要。另外，建筑设计的市场细分越来越具体，如医院、学校、厂房等各类型功能建筑的投标工作都需要充分地参考与借鉴以往同类型项目的投标经验，包括中标与不中标的经验。除此之外，之前的中标项目的中标材料也是之后的项目投标中很重要的业绩证明，所以必须收集整理好我院的招投标阶段资料，为以后的投标工作做好准备。在实践中，我院档案资料室主要通过两个手段抓招投标阶段环节的归档工作：1、组织项目负责人学习招投标阶段档案归档的重要性,了解归档范围；2、通过行政手段以及经济手段促使项目负责人进行归档，如归档情况与投标补偿款的划拨挂钩等。 二、施工图审查完成后，抓好报建、初步设计、施工图阶段环节。建筑施工图是整个项目档案的核心，必须作为中心环节来抓。每个建筑项目都涉及建筑、结构、设备、人防等几大专业，而各专业的设计工作又分散在不同设计部门的设计人员手中。根据这种情况，我院实行由项目相关负责人主持材料的收集整理工作，把零散的材料集中起来，使其具有系统性，这样做，为档案项目准备了充足的原始数据和资料，也为档案材料的系统归档做好了充分的准备。 三、项目进行完，抓好验收环节。归档的科技文件材料要进行全面的审查,这是保证归档项目质量的关键。一个设计项目完成后，项目负责人要向档案管理部门提交全面的科技材料清单。我们根据项目归档范围，逐一检查每个阶段的材料是否收集齐全，否则，不予验收；再从电子文件规范、设计文件规范等方面进行把关。实践证明，这样做很有必要。 经过几年的努力，我院目前在建筑设计档案管理工作方面做到了项目专人收集材料责任明确，项目负责人认真把关，档案管理部门专人负责审查，形成了比较合理的档案管理系统。随着建筑设计项目的日益增多，我们正在加强管理力量，把档案工作做得更具规范化。