329华为驻外机构经费管理暂行规定.docVIP

驻外机构经费管理暂行规定 1 目的 为了规范公司驻外机构经费的申请、拨付和报销程序，确保在有效监控的前提下及时、准确地拨付驻外机构所需的经费，并保证经费的有效使用，制定本管理制度。 2 定义 2.1 驻外机构 本规定所指驻外机构分为营销类驻外机构和研发类驻外机构两类。营销类驻外机构指公司为拓展国际市场在中国以外的国家（或地区）设立的办事机构；研发类驻外机构指公司为开展研发领域的技术合作在中国以外的国家（或地区）设立的办事机构。 为有效管理驻外机构的费用，本规定将上述驻外机构区分为A、B两类，分别管理。凡公司派驻会计的驻外机构称为A类驻外机构，未派驻会计的驻外机构称为B类驻外机构。 2.2 经费 指公司依据计划预先拨付给驻外机构用以拓展国际市场或开展研发合作的资金。 2.3 费用 指驻外机构及人员在拓展国际市场或开展研发合作的过程中所发生的各种实际开支。 3 适用范围 本规定适用于公司各类驻外机构日常经费的申请、拨付和费用报销业务。 4 经费预算、计划与拨付 4.1 年度经费预算 4.1.1 年度经费预算的编制 为发挥预算的牵引作用和控制驻外机构的成本费用开支，国际营销部（或预研部）需根据各驻外机构的工作目标和国际市场拓展计划（或研发合作计划），按照公司预算编制的统一安排，编制各个驻外机构的年度经费预算，并分解到各个月份，作为驻外机构预算年度内经费需求计划审核和拨款复核的依据。 驻外机构年度经费预算包括日常费用开支预算和专项费用开支预算两部分，编制预算须填列《驻外机构年度经费预算表》。 4.1.2 年度经费预算的审批 驻外机构年度经费预算经国际营销部（或预研部）总裁审批后，需由国际会计部进行复核，最后报全面预算与成本控制委员会批准。 4.2 月度经费计划 4.2.1 月度经费计划的编制 各驻外机构每月下旬需根据年度经费预算及业务发展计划编制下月经费计划，并填写《驻外机构月度经费计划表》，申报拨款。月度经费计划如超过其年度预算中对应月份的经费额度时，需做详细说明。如当月实际用款超过月度计划的15％，需填写《驻外机构月度经费计划追加申请表》，并做详细说明。 月度经费计划编制完成以后，必须由驻外机构指定的审核人员审核，计划的编制和审核职责必须由不同的人员行使。 4.2.2 月度经费计划的审批 《驻外机构月度经费计划表》、《驻外机构月度经费计划追加申请表》均需报送国际营销部（或预研部）审批，审批完成后须在每月25日前报国际会计部审核备案。 4.3 经费拨付 4.3.1 周资金计划 国际营销部（或预研部）负责将各驻外机构月度经费计划以合适的方式（按月一次拨付或按月分次拨付）进行分解，编制周资金使用计划，并于前一周周三前报国际出纳部审核。 超计划经费的申请，报国际出纳部审核后，还需报公司资金计划部批准。 4.3.2 经费拨付 国际会计部根据国际出纳部审核通过的周资金使用计划，对各驻外机构经费申请进行帐务处理，然后将各种单据交国际出纳部安排付款。 5 内部控制 5.1 审批控制 5.1.1 备用金控制 ?? 国际营销部（或预研部）必须向国际会计部提供驻外机构员工备用金参考控制额度，国际会计部据此确定驻外机构员工备用金的最低控制额度； ? 各驻外机构员工只可向驻外机构负责人或会计借款，其他员工之间不得发生备用金互转行为。借款必须按规定填写“驻外机构借款申请单”，详细说明借款理由。 5.1.2 分层审批 国际营销部（或预研部）必须根据驻外机构经费的性质和金额，设置分层审批权限，并制作“驻外机构经费与费用审批权限备忘录”，经公司总裁或主管副总裁批准后，在国际会计部和国际出纳部备案，作为付款和报销的审核依据。驻外机构负责人本人的费用审批方式必须同时予以明确。 5.1.3 特殊事项的处理 一切没有经过规定审批程序的经费申请和费用报销任何部门均无权受理，特殊事项须报国际会计部批准后方可执行。 5.2 文档控制 5.2.1 驻外机构会计或指定人员必须按照国际会计部的要求，建立完整的文档记录，包括经费明细帐、驻外机构员工个人备用金明细帐、固定资产登记簿和低值易耗品登记簿等，对资金使用情况、员工备用金借支与冲销情况进行明细登记。 5.2.2 国际会计部根据需要对驻外机构的文档进行定期或不定期的检查。 5.3 实物控制 驻外机构会计或指定人员负责对驻外机构的固定资产和低值易耗品进行实物管理，并按规定登记固定资产登记簿和低值易耗品登记簿。 6 驻外机构经费及报销管理 6.1 汇率管理 驻外机构会计或指定人员必须将每月5日、12日、19日、26日（遇节假日顺延）当地货币与美元的汇率资料（附正式凭据，如换汇水单）