01、ERP采购作手册(一般作业).docVIP

ERP采购操作手册 (一般作业) 目 录 维护［供应商信息］ 适用于新增供应商 维护物料品号 适用于新增物料品号 录入［采购单］ 根据供应商订单自动转成采购单并到采购子系统中修订金额 直接录入［采购单］ 录入［采购发票］ 验收货后申请付款：依审核确认后的请款单 预付款：依审核确认后的预付请款单 内 容： 维护［供应商信息］ 1、前提：判断是否是新增供应商 2、查询方法： 进销存管理→采购管理子系统→供应商管理→录入供应商信息-查询之供应商全称 3、新增供应商信息(原系统中无此供应商信息) 路径：进销存管理→采购管理子系统→供应商管理→录入供应商信息 依据：电子表单之《供应商基本信息表》 步骤： 点击新增按钮 录入供应商编号：依《供应商编码原则》，系统给予编码。 录入供应商简称：一律为供应商全称前六位中文字，且此简称一经确定不得修改。 例：佳杰科技（上海）有限公司→佳杰科技上海 录入总公司：维护集团公司类型的供应商，即需先设立一个集团公司信息，此集团公司下所属公司在建立信息时需在此选项与集团公司关联 注意事项：黄色标注处为必录入项，绿色标注处为录入保存后不可修改项。 图一：基本信息中录入简称、供应商全称、税号(15位码)、TEL/电话、手机、FAX、商务/财务联系人，注册资金、交易币种（默认RMB） 图二：交易信息中录入初次交易时间、结算方式、付款条件（点选或按F2查询）、汇款银行、汇款账号 图三：录入联系地址、账单地址 图四：证照信息中录入组织机构代码(按供应商组织机构代码证上的号码，共9位码) 二、查询物料品号 非随单采购时，采购人员按照以下流程判断： 前提：判断系统中是否有此物料品号 路径：进销存管理→采购管理子系统→采购管理→录入采购单-品号查询 点击品号或按F2品号信息查询依查询条件录入（若有原厂编码，可依原厂编码在货号中查询），查询系统中是否有此物料品号。品名英文大小写查询方法见《ERP英文大小写查询技巧》 系统中若无此物料品号，则填写《料号申请表》转至物控，由物控在系统中增加。 三、录入［采购订单］ 依据：比对《项目执行单》/《合同》及［客户订单］ 步骤一（适用于一张订单只生成一张采购单）： 路径：进销存管理→销售管理子系统→订单管理→从订单自动转成采购单 选择工厂(必选项)根据开给客户的发票抬头选择恒逸（图一） 图一： 选择订单单号(业助提供) （图二） 选择抛转类型：采购单 （图二） 选择采购单别：根据项目执行单/合同区域选择［33XX］采购单别（图二） 图二： 选择供应商：指定供应商（图三） 输入供应商编号：点选或按F2供应商信息查询选择对应的供应商（图三） 选择采购人员：指定采购人员（图四） 输入采购人员：点选或按F2人员信息查询选择相对应的采购人员（图四）图四： 9.　录入界面为上海地区请点击「直接处理」键，录入界面为非上海地区则点击「后台处理」键。图五： 步骤二（适用于从订单自动转成采购单的采购单修改）： 路径：进销存管理→采购管理子系统→采购管理→录入采购单 查询采购单号（图1） 图1： 按修改键，录入采购单价金额（未税），如需预付则更改订金比率，保存。（图2） 图2： 打印采购订单需至采购管理→打印采购单。（图3） 图3： 步骤三（适用于所有采购单的录入）： 路径：进销存管理→采购管理子系统→采购管理→录入采购单 点击「新增」键。图一 图一： 采购单别/单号：点选或按F2单别信息查询，按所属区域选择［33XX］采购单别。见图二 供应商：点选或按F2供应商信息查询，选择需采购之供应商。见图二 工厂编号：默认系统值U上海恒逸软件。见图二 采购人员：点选或按F2职务人员信息查询选择相对应之采购人员。见图二 交易币种：默认系统值RMB。见图二 税种/税率：原则上自供应商信息主档中自动带入，但可修改（购进产品类：2.应税外加　税率：依供应商提供发票税率维护；购进服务类：9.不计税　税率：0%）。见图二 付款条件：点选或按F2付款条件编号查询选择相对应之付款条件，若系统中无相关付款条件请申请IT人员增加。见图二 订金比率：在此可维护预付订金比率数。见图二 单身：录入相关信息，如：项目执行单号/合同号、品号（点选或按F2品号信息查询）、采购数量、采购单价（未税）、税率、预交货日、交货仓库。见图二 图二： 送货地址：默认系统值。图三 图三： 维护集成商（精诠必录入项）、终端客户信息。见图四 点击「√」保存键。见图四 图四： 保存后「采购单」转至物控确认。 四、录入［采购发票］ 适用：货品验收后发票进来，货票同行 路径：财务管理→应付管理子系统→