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完善高职学籍档案管理实现学籍档案价值 　　摘 要：完善高职学校学籍档案管理工作，实现学籍档案价值，对于提高教学管理和教学质量有着十分重要的意义。高职学籍档案管理是高职学校教学管理的一个重要组成部分，是学生在校期间全过程情况的记载，本文针对高职学校学籍档案管理中存在的现状及建议进行相应的分析和论述。 　　关键词：学籍档案 管理 作用 现状 建议 　　中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2013）04（b）-0223-02 　　高职学籍档案管理是学校教学管理工作的一个组成部分，也为骨干校建设提供有价值的支撑数据，学籍档案是在学籍管理过程中生成的，这些学籍档案材料要求教务工作人员认真收集、整理、装订，并按照学籍档案管理的要求立卷归档送交学校档案部门永久保存。学籍档案除了能为师生提供使用，还要为教学、科研、行政管理和骨干校建设提供服务。 　　1 高职学籍档案管理工作的重要作用 　　随着教育体制的改革、人才的选拔、就业观念的转变，高职学籍档案在社会中得到越来越广泛的重视和应用。因此，完善高职学籍档案管理，研究其特点及规律，分析学籍档案管理中存在的问题，探讨对策，不但可以促进高职档案管理的发展，而且对于推进教学改革、提高教育质量和办学水平等都有着重要的意义。 　　学籍档案的形成有一定的过程和时段，文件之间有不规律时间联系，学生的学籍档案有明确的起始和终止时间，形成以时间为进程。学籍档案不仅影响到整个学校档案管理的完整性，更重要的是会影响到对一个人的全面了解和如何合理的使用人才，高职学籍档案包括录取新生花名册、新生登记表、学籍卡片、在校名册、学生成绩总表、毕业审批、论文答辩、学生学籍异动材料、学生奖励（优秀学生、奖学金等）材料、学生违纪处分材料等等，记载了学生自入学到离开学校整个学习和生活的过程，具备查考价值的资料档案。因此，收集和利用好高职学籍档案，是高职学校档案管理工作的重要任务，为了能让学籍档案管理为骨于校建设提供有价值的数据，应该采取有效措施逐步完善学籍档案管理。 　　2 高职院校学籍档案管理工作中的现状 　　高职学籍档案记录了一所学校自办学后所有学生的在校信息，与每位毕业生的切身利益息息相关，具有凭证作用及社会服务功能，前段时间，有很多已经毕业的学生回校查学籍档案，因工作后表现优秀，现要被选拔、任用、考核，需要在校期间的学籍档案，并要求复印，学校虽然有这些学生的学籍档案，但往往这些数据都存在填写内容不全，杂而很乱，造成档案资料的缺失。看到学生的无奈，我们深深地体会到： 高职档案部门必须抓好学籍档案管理，决不能再给学生留下任何遗憾。学籍档案包含的内容较多，随着高校招生人数的增多，高职的学籍档案管理工作压力越来越大，受传统的管理理念和管理方法的制约，目前高职学籍档案管理工作主要存在以下问题。 　　2.1 高职学籍档案管理制度不完善，标准不统一 　　虽然多数高职学校都按照教育部颁布的学生管理规定去进行学籍档案管理工作，但是没有一个统一的管理标准，都按照自己的理解和方法去管理学籍，没有建立一套完善的学籍档案管理制度，使高职的学籍档案管理工作不能落到实处，导致学籍的原始档案残缺不全或杂乱无章。导致学籍档案材料杂乱且降低了使用的价值。 　　2.2 职责范围不清，管理意识缺乏 　　高职教学管理人员认为学籍档案没什么实际用途，学籍管理人员缺乏应有的学籍档案管理意识，在实际工作中，有些学籍档案的填写错误或格式不统一，没有严格的按照档案管理相关规定对档案进行管理，使档案失去了它的真实性和应用性。教学管理有关部门职责范围不清，学生在校期间一些重要信息资料，如奖学金或竞赛项目获奖材料，计算机等级考试证书、大学英语三四六级考试取得各项比赛的材料和所受处分材料等等缺乏完整性，有的根本没有记录，使得学籍档案在一定程度上失去了完整性和真实性，给今后的管理带来诸多不便，也会影响高校学籍档案的质量，从而削弱了学籍档案的社会价值。 　　2.3 高职学籍档案归档质量偏低 　　学院教务处在整理2001级至2009级学籍档案时，发现学籍档案里错误很多，如填写内容不全、出现错别字、乱填乱改、文字材料纸张规格不对、学生毕业照片版面多样，并没有按要求的粘贴、材料没按规定传递或文件丢失、学生鉴定表填写雷同等等。以上原因都是因为教学管理部门收集资料缺乏监督检查和业务指导，导致学生学籍档案在收集整理过程中出现缺失和混乱，造成学籍档案缺乏，学籍档案无法为学生提供服务。 　　2.4 高职学籍档案没有充分发挥潜在价值，帮；原因是管理模式落后 　　学籍管理人员没有认识到档案管理与学籍管理相统一的重要性，工作中缺乏主动和创新性，高职档案管理工作随意性大，制度不严，管理的落后，使得学籍档案在教学管理、教学研究及学生管理工作中没