设备资料管理制度.doc

中建钢构管理标准 设备资料管理制度 1 目的 规范设备资料管理的内容与方法，保障设备资料的完整与有效利用。 2 适用范围 适用于由技术改造项目竣工后移交的相关技术资料，及生产过程中生产、检验（不含测量设备、仪器仪表）设备的原始资料和使用期内形成的技术与管理资料。 3 职责 3.1设备部负责设备及其配套设施原始技术资料（含重要设备、配套设施安装的原始技术资料）和使用期内技术与管理资料的保管。 4 相关文件 “设备资料建档细则” 5 程序 5.1 管理范围 5.1.1 单机/成套设备类 ａ）设备从申购、选型、采购、验收、安装调试到入库/领用过程中形成的前期管理资料（含技术改造项目竣工后移交的相关资料）； ｂ）设备随机原始技术资料（含技术改造项目竣工后移交的相关资料）； ｃ）设备从启用到报废的使用过程中形成的维修、改造、变动、事故、报废等方面的管理资料。 5.1.2 配套公用设施/系统类 ａ）设计和安装过程的原始技术资料与管理资料（含技术改造项目竣工后移交的相关资料）； ｂ）使用、运行过程中维修、改造等方面的技术和管理资料。 5.1.3 设备/设施使用过程中的综合性技术或管理资料 5.2 资料的归档 5.2.1 技术改造项目竣工投产后，由项目组/部的资料保管人员集中或分次向档案室和设备动力部移交设备、设施的原始资料，交接双方办理交接手续及记录。 5.2.2 设备操作人员在完成规定应做的设备运行或日常保养记录后，记录人须及时（对临时性记录）或定期（对固定性记录）将记录递交给设备管理员。 5.2.3 设备维修人员在完成规定应做的维修记录后，记录人须及时将记录递交给设备管理员。 5.2.4 对5.1.1 ａ）款所述各阶段形成的资料，由设备管理员确认手续完备后安排保存或归档。 5.2.5 对5.1.1 ｂ）款所述资料，在完成设备开箱检验后，由设备管理员收齐并安排保管或归档，其中测量设备的原始技术资料转交计量管理部门保管。 5.2.6 对5.1.2和5.1.3款所述资料，由相关技术、管理人员经办后交设备管理员安排保存或归档。 5.2.7 对保存在档案室而设备部没有的资料，设备部需要使用的可向档案室借用或复印。由设备部直接收管的原始技术资料，其重要的部分应将正本转交档案室保存，只有一份原件的，可以复制件留存。 5.3 资料的建档 5.3.1 建档对象 a 重要或主要的生产、检测等单机/成套设备的技术和管理资料； b 与生产配套的公用设施/系统（指除单机/成套设备外的公用部分）的技术和管理资料； 5.3.2 建档方法 对设备部收管的资料详见“设备资料建档细则”。 5.4 资料利用的管理 5.4.1 资料的借阅/领用 ａ）相关人员（设备管理员、维修人员、操作人员、使用部门主管等）因工作需要借阅资料，经设备部负责人同意后可直接向资料保管人员办理借阅手续。　 ｂ）对于只有一件/套原本而又不宜、不便或非常有用而不必复制的重要资料（如内容及其图文较多且装订成书的中、外文技术资料或大幅图纸等），借阅人只能在设备部阅读和笔记，而不能随身带走。具体情况如何界定，由设备部负责人确定。 ｃ）对于需常用的、且只有一件/套原本而又可以复印的或只能以复印件出借/领用的资料，则应以复印件出借/发放。具体情况如何界定，由设备部负责人确定。 ｄ）资料借阅人每次借用资料的最长期限一般不超过一个月，到期应及时归还。资料保管人员对借出到期该归还的资料应及时向借阅人提醒并催还或收缴。如借阅人确因工作需要要求延长借用期限的，则须重新办理借阅手续。对于逾期不肯归还而又不肯办理借用延期手续者，资料保管人员应及时向设备部负责人汇报，并由设备部负责人协调处理。 ｅ）借阅人对借用资料的原始完整性负有保护责任，不得随意在资料上笔画或涂改（如需作记号的只能用铅笔），归还时须完好无损，如有缺损，借阅人应主动向资料保管人员说明。资料保管人员在借阅人归还资料时对资料的原始完整性应进行检查，如发现重要资料缺损、而借阅人又未主动交代的，或借阅人将资料丢失而无法归还的，则借阅人须作相应的经济赔偿。 ｆ）资料一般不得借给非本公司人员，如因外来安装、调试、维修等工作或设备出借/出租确需借用相关资料的，须办理借用手续，并经设备部负责人审批。 ｇ）资料借阅/领用人不得将保密性资料带出公司，否则承担由此而引起的不良后果。 ｈ）资料借阅/领用人如与公司解除劳动或聘用关系的，在办完离职手续前应将领用或借阅未还的资料完整归还。 5.4.2 资料的复制 对于5.4.1 ｃ）款的情形、或需临时复印资料的，经设备部负责人同意后由设备员或资料保管人员办理资料的复印。 5.5 资料的保存期限与销毁 a 设备的随机资料、流转过程的审批记录及相关资料、各种验收记录、入库/领用记录、报废处置记录、大修与改造情况