2016年电大：办公室管理复习指导.docVIP

《办公室管理》辅导（一） 第一章、第二章、第三章 办公室实务、文员实务、电话电子通讯部分重点难点提示 一、关于“实务” ——《现代汉语大辞典》 “实务”一词被广泛使用，如《商贸实务》、《会计实务》、《律师实务》、《秘书实务》等。 “业务”意指个人或某个机构的专业工作。 二、办公室的含义和职能 1、办公室的含义 第一种：泛指一切办公场所，区别于用于教学的教室，用于生产的车间，或是医疗室、实验室等等。 第二种：是指某一类职业人员或某一级职务人员的办公场所。如：教师、护士、厂长、院长办公室等. 第三种：指党、政府机关、企事业单位内的综合办事机构。如：中共中央办公厅、三星公司办公室等. 第四种：指某种专门的独立的工作机构。如国务院台湾事务办公室等。 2、办公室的职能：主要有两大职能政务服务和事务管理。 3、办公室事务管理工作的特征：服务性，表现在三个方面，一是为上司服务，二是为组织服务。 . 1、我国办公室实务的主要内容 ⑵文书制作（打字、复印等） ⑶文书处理（收发、传递等） ⑷档案管理（归档、管理等） ⑸会议组织（准备、善后等） ⑹调查研究（计划、实施等） ⑺信息资料（收集、整理等） ⑻信访工作（来访、投诉等） ⑼接待工作（各种来访的接待） ⑽ 协调工作（政策等） 督察工作（ ⑿ 日程安排（各种日程） 日常事务（通讯值班） 办公室管理（环境等） 其它临时交办的事项 2、国际秘书协会确定的办公室实务的主要内容： ⑵执行录音吩咐； ⑶档案管理； ⑷阅读并分类信件； ⑸以电话维持公共关系； ⑹替上司定约会并记录； ⑺按上司指示完成信函； ⑻在权限内自发信函； ⑼接待来访宾客； ⑽替上司接洽外界人士； ⑾自动处理例行的事务； ⑿为上司安排旅行或考察； ⒀替公司宾客订房间机票等； ⒁准备好公司要公开的资料； ⒂替上司收集演讲等的资料； ⒃协助上司准备财务等报告； ⒄整理并组织好粗略的资料； ⒅替上司保管各种记录； ⒆协助上司搞好交税等事务； ⒇督导一般职员或速记员； (21)、 (22)、 3、我国外资、合资企业办公室实务的主要内容 ⑵、通讯事务、电话、信函和邮件处理； ⑶、执行上司交办事项； ⑷、照料上司身边的琐事； ⑸、接待宾客和员工的来访； ⑹、记录上司指令及会谈、会议内容； ⑺、打印文告及表格； ⑻、收集及整理各种信息； ⑼、保管办公室设备及用品； ⑽、外出办事，如银行、邮局、税务所等。 四、文员的工作顺序 第一、确定文员工作的指导思想——文员在工作时，首先要仔细制定计划。然后根据计划去实施，并严格检查其结果，使得这个结果对下一次的计划有所帮助和启示。只要能按照制定计划、实施、检查这三个步骤进行，文员工作就能科学、高效地完成。 第二、按照“优先顺序”处理工作 五、文员管理时间、费用的方法 1、管理好文员自己的时间——成功管理好自己的时间会使文员的工作更顺利、生活更愉快！ 2、文员要学会节约开支——文员要有主人翁意识，仔细管理钱财和物品，学会节约开支，避免浪费应成为每一个文员都要追求的目标. ⒈请示方法与报告方法 请示：是指文员工作上有疑难，无法处理时，向上司请求指示，或无权处理 时，向上司请求批准。——上司必须答复或批复.请示要对口。请示要单一 —上司不一定答复或批示 ⑴、报告内容：定期工作情况报告。重大问题报告。合理化建议。应要求报告 报告时注意要简明扼要条理清楚 ⒊受意方法 受意：是指文员接受和领会上司意图。一种：直接受意另一种：间接受意 。文员在受意过程中应注意的事项： ——用心倾听、认真记录、弄清意图、及时实施。 ⒋传达方法 传达：是指文员将上司或上级机关的文件精神、指示、情况等传递给下级机关或员工、群众。 一种是正式传达：即由文员在正式场合上宣读文件或口授上司指示。另一种的非正式传达：有意识的吹风、传达原意、传达原件。注意传达技巧、注意保密、重要指示重点对待 ⒌进言方法 进言:是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝。 ⑴、参谋作用 ⑵、补缺作用 ⑶、增进关系作用 进言的方法和要求： ⑴、适事 ⑵、适时 ⑶、适地 ⑷、适度 七．电话接打 　　 　　电话是现代社会中不可或缺的通讯工具。文秘人员经常会使用电话与单位内、外的有关人员接洽应对。在电话交谈中互相不能见面，所以有许多应该格外注意的地方。因为，假如电话应对得不好，不但会招到对方的责备，而且很可能迁怒整个机关或企业，给对方留下不良印象。因此文秘人员应掌握正确得体的使用方法。 　　使用电话要注意三点：正确、有效、礼貌。 　　正确是指应掌握电话的类型和电话机的种类并且正确地使用； 　　有效是指不浪费时间，不浪费电话费，在尽量少的通话时间内达到预期的效果； 礼貌是