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企业文书档案实行现代化信息管理的措施探讨 　　摘 要：随着科学技术的发展，传统的企业文书档案的管理方式已经不能满足人们的需求。本文首先介绍了企业文书档案实行现代化信息管理的内容并从五个方面论述了对文书档案实行信息化管理是必然趋势，然后阐述了在文书档案的信息管理建设过程中存在的问题，最后针对问题提出了相应的解决措施。 　　关键词：企业文书档案；信息管理；措施 　　中图分类号：G275.2 　　文书档案管理的主要工作内容是整理、搜集以及保存文档资料。其通常会涉及多种文档，稍有不慎就会出现混乱。随着社会的发展，人们的生活节奏越来越快，传统的文档管理方式已不能满足人们的需要。在此背景下，我们有必要对企业的文书档案实行现代化信息管理。 　　1 企业文书档案现代化信息管理内容 　　企业文书档案实行现代化管理的内容包括对文书档案的数字化、网络化和安全化三方面的管理。首先是数字化管理指的是将纸质档案转为数字化档案，可以无限制的进行复制，方便存储与查阅。降低档案管理人员的劳动强度，节省了传统方式下存储档案所需的档案架、出轨和库房的空间；其次是网络化管理。数字化的文书档案需要通过联网才能在不同地域、不同类型、不同网络范围内和不同层次的用户间共享使用。网络化管理的功能有网络存储、获取、下载、上传、复制、隔离、交流、传送、检索、借阅、组卷、归档、分类等；最后是安全化管理。现代信息管理的安全问题很重要，在对企业文书档案实行信息管理的过程中要不断的升级管理系统、改进技术、加强保密措施来提高安全性。防止由于网络黑客攻击、计算机病毒、设备及网络故障、工作人员操作失误等原因造成文书档案的遗失和损毁。采取相应的保密措施对文书档案进行分级管理，分为完全保密、部分公开和完全公开三个方面。 　　2 企业文书档案实行现代化信息管理是必然趋势 　　2.1 可以保持文件历史原貌。在立卷时传统的文件管理工作注重案卷装订的整齐度和美观度。因此经常进行切边或街边工作，在此过程中往往会破坏文件的原貌。而采用现代化信息管理，将文书档案转化为数字档案，并对其按件随机存档，可以保持文件的历史原貌。只需要统一折叠图纸、报表等文件归档即可。 　　2.2 对于遗漏文件的补漏增缺有利。对于以后文件的补漏增缺，传统的方法必须拆卷重做，然后重新排列卷内文件，编张次、抄卷内目录，最后再进行装订以及修改填写案卷封面等。而对其实行现代化信息管理则可以十分方便的插入文件，只需对档案目标进行修改即可。省时省力，提高工作人员的业务水平。 　　2.3 检索准确率高，检索简便。对于档案的检索，传统的方式下查准率和查找的效率都不高。而现代化的信息管理将档案由案卷级转变为文件级，将手工立卷的过程改为了计算机自动管理，从而大大的提高了检索的准确率。 　　2.4 提高工作效率，降低工作人员劳动强度。对企业文书档案实行现代化信息管理可以改变传统的立卷难、管理工作难和查准率不高三大问题，这极大的降低了工作人员的劳动千古的，提高了工作效率。而且可以将工作人员从枯燥乏味的手工直接建档中解脱，实现由过去的集中立卷到现在的随机管档。避免文档的存积，提高管理水平。 　　2.5 有利于提高档案管理工作质量。对企业文书档案的管理工作实行现代化信息管理可以避免立卷人对标准的衡量尺度不同而造成的利用不便。而且传统的归档工作使档案人员的大部分时间都用于归档，没有时间提高其管理水平，制约档案管理工作质量的提高。而现代化信息管理使得档案人员有充裕的时间来进修，将时间精力放在二次信息开发利用和档案编研上来。这大大的提高了档案管理工作的质量。 　　3 企业文书档案实行现代化信息管理存在的一些问题 　　3.1 电子文件的保密性受限制。电子文件没有固定的形式，而且其内容易于变化，这就造成了对于文件的保密工作难度较大。由于电子文件易于修改且在修改的过程中不会留下任何操作上的痕迹，虽然有防止在原告上增加、删除和修改的技术以及防止伪造电子文件的技术，但是电子文件内容发生变化的可能性要比纸质文件的几率大得多，这使得人们感到把握文书档案内容原貌很困难。而且电子文件没有特定字迹，档案人员可以将其以不同的字号和字体录入电子文件，不能从字迹上分辨出文件的原始性，也不能亲自为每一份电子文件签名或盖印，从而丧失了依据签署的字迹和印章对一份电子文件是否为原件进行判断。而且随着网上窃密技术的不断发展，互联网上的电子文件都无法做到绝对的保密。 　　3.2 对档案管理人员的要求较高。在企业文书档案实行现代化信息管理的过程中，传统的纸质档案管理理论、方法、技术和原则对电子文件归档、电子文件以及电子文件归档后形成的管理方式不完全适用。而且在现代化信息管理的过程中，仅仅懂的数据通信技术或电子计算机技术的人员也不能够完全胜任此工作。这就对档案管理人员的要求