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企业档案数据整理 【摘 要】在办公室自动化的今天，企业档案管理离不开电子文档，懂得电子文档的处理与整理，就成就企业工作人员必须掌握的技能。 【关键词】企业；档案；数据；整理 阿舍勒铜业公司的档案管理一直以规范化管理为工作目标，要求负责档案管理的人员严格按照公司档案管理制度进行档案管理，并在日常工作中，不断地向各部门档案管理人员灌输档案对公司发展的重要性，要求在档案管理的每个环节中，均要求做好书面与电子登记记录，确保档案的安全性，做到万无一失。在档案管理的硬件建设上，按照档案管理工作的要求，2008年一次性投入资金40余万元，为彻底改善各类档案的保管条件，安装密集架150组、底图柜10个、电子文档柜4， 购买了档案管理专用电脑、快速扫描仪、复印机等先进仪器设备。设置了独立的综合档案室和档案人员办公室，安装了铁门、防盗窗、窗帘、配备了灭火器、温湿器使档案室达到了防盗、防光、防火、防潮、防高 、防尘、防鼠、防虫的“八防”要求，做到警种长鸣，宁可千日无事故，不可一日不防范，确保万无一失。为阿舍勒铜业股份有限公司，今后各类档案的管理走向一个科学化、规范化的管理轨道打下一个坚实的基础，让馆藏档案更好地发挥作用。 1. 企业档案管理的重要性 企业档案是指企业在各项生产、经营活动中形成对国家、社会和本企业具有保存价值的各种文字、图纸、声像等不同形式的历史记录。各企业应注意日常工作中，各种文件材料的形成、积累，并按一定要求进行科学分类整理，统一管理本企业各门类、各种载体的档案，实现档案的有效利用。 2. 企业档案管理原则 2.1 统一领导，分级管理。企业的内部档案机构要对本企业的档案工作实行归口管理和统一领导，建立统一的企业档案管理制度，对企业的全部档案实施综合管理。 2.2 维护企业档案的完成与安全。维护档案的完整，从数量上说，要保证企业档案的内容上齐全配套；从质量上说，要保持企业档案的系统性和内在的有机联系，在范围上应涵盖企业全部工作、生产及活动所产生的各种门类、各种形式的文书、科技档案，严防对档案人为地加以割裂和零乱堆放。维护企业档案的安全，对企业档案进行很好的管理和保护，要加强保密工作，严防企业档案的丢失和失密现象发生，严守企业档案中所含的涉密事项，保护知识产权，维护企业的合法权益。 2.3 便于企业和社会对企业档案的有效利用。企业档案的利用，既是企业档案工作的基本出发点，又是企业档案工作的最终目的。企业档案管理工作之所以能够延续下来并得到不断发展，就是因为它对社会有一定的利用价值。企业档案的利用惯穿于企业档案管理工作的各个环节和始终，并且是检验档案管理工作质量的根本标准。 3. 加强企业档案管理标准化建设 3.1 明确归档制度。企业的档案属于企业所有，企业工作人员都有建立档案、保护档案的义务，不得裁留档案。行政管理、劳动人事、经营管理、生产技术管理类文件按年度一年归档一次，要在次年的第一季度前归档。项目开发、设备仪器、基本建设、科学研究类文件材料应在项目完成后15日内归档。会计核算类文件由财会部门整理归档，保管一年后向档案室移交。企业人员因公外出学习、考察、开会获得的文件材料，要在会议结束后10日内向档案室移交。对制度的执行情况，档案员要跟踪督办，相关部门和人员要积极配合。 3.2 严格遵守企业档案管理流程。包括管理部门、文件点收、文件整理、档案分类、档案名称及编号、归档与档案清理、保存期限、档卷清理、调卷程序、调卷管理等。 3.3 完善企业档案管理制度。包括档案保管制度、档案保密制度、档案利用制度、档案人员岗位责任制、档案统计制度、文件材料立卷归档制度等。 4. 电子档案的优越性 4.1 电子档案减轻了档案管理人员的劳动强度，提高了工作效率。文书归档管理人员以前都是手工直接建档，工作枯燥乏味，自从实现用计算机来处理文档后，就可把按“卷”立卷归档，改为按“件”整理归档，减轻了工作人员的劳动强度。 4.2 计算机管理有利于防止遗漏文件，达到查漏补缺的目的，用计算机整理归档文件，可随时查漏补缺，使文档不存积，只要打开计算机，轻轻按一下键盘，找到档案目录修改一下就可以了。 4.3 计算机管理有利于文档的保密。过去的档案都是整卷归档，当借阅者想查阅某卷的一份或者几份文件时，需要整卷提供，利用者能够看到整卷内容，这不符合文档管理保密要求。而计算机管理采用按“件”整理归档，借阅者无法看到其他无关的文件，达到了文件保密的要求。 4.4 计算机管理有利于提高档案管理工作质量。利用计算机管理档案，档案工作人员就可以从枯燥乏味的整理工作中解脱出来，可以充分的把时间和精力放在其他工作中，提高档案管理工作效率，使文书档案的管理能够发挥出更好的时效价值。 5. 电子档案管理中存在的问题 5.1 计算机管理电子文件原稿保存的忽视问题。 目前，人们日常办公中，基本