第一章办公室事务(第一节)概览.ppt

课程 秘　书　实　务 赵山山 秘书学 秘书工作人员的研究 秘书工作的研究 秘书具体工作的研究 秘书部门的机构设置、职责范围、业务要求 秘书史研究 秘书学教学的研究 教材 杨锋：秘书实务，中国人民大学出版社，2011 教学参考书 梁凤仪［香港］：秘书必读，中信出版社 谭一平：狐狸信条与穿山甲法则－－一个外企女秘书的日记，学苑出版社 李可：杜拉拉升职记，陕西师范大学出版社 石咏琦： 五星级秘书 . 北京大学出版社 玛丽.A.德弗里斯［美］：涉外秘书全书，中信出版社 秘书职业技能鉴定培训教材，海潮出版社 廖金泽：怎样做高级秘书.广东旅游出版社 孙荣：秘书工作案例.复旦大学出版社 方国雄：秘书工作案例分析.兰州大学出版社 黄桐华：秘书工作案例评析.广西人民出版社 廖金泽： 秘书职业标准大全： 秘书培训教程 秘书训练课程 公司秘书手册 商务秘书手册 行政秘书手册 秘书自修手册 高级秘书手册 海天出版社 谭一平： 职业秘书实务 东方出版社 潘月杰： 如何做秘书工作 首都经济贸易大学出版社 廖雄军： 会议组织规范与技巧 广西人民出版社 蔡超：现代秘书实训.首都经济贸易出版社 中国高等教育学会秘书学专业委员会组编：秘书实训.人民出版社 宋湘绮等：秘书实训.清华大学出版社 高级秘书职业规范 －－廖金泽：《怎样做高级秘书》　　 上班规范： 　　提前十分钟到办公室，逢人打招呼时应点头微笑，愉快地说：“早晨好！”然后做下列事情： 用吸尘器清洗地毯，打扫房间。 开窗透气。擦抹办公桌椅等用具，给电话机听筒两端消毒。 为办公室内花卉植物浇水，整理枯叶。 清除纸篓内的纸屑。 检查审视墙壁饰物是否端正。 调节室内空调温度和湿度，调整百叶窗或垂直帘角度，使之保持一致的角度。 把日历翻到当天，检查时钟是否准确。 把盖章用的橡皮印调整至当天。 把报刊杂志堆放排列整齐。准备好各类办公用品 把日程表和必要的文件资料、当日报纸放在上司桌上，准备好茶水。 换上职业服装。开始工作。 下班规范： 　　下班时推迟十分钟离开办公室。当上司和同事离去时，一一和他们告别，同时完成下列事情： 将手头尚未完成的工作整理一下，按主次放好，以便次日一开工就能投入工作继续做下去。 换下职业服装。 关闭所有办公设备（除传真机外），切断电源，抽屉、柜橱门、窗，再仔细检查一遍，确认无误后，锁门离开办公室。　 第一章　办公室管理和日常事务 办公室环境管理、办公设备和用品的管理、印信管理、公车及会议室管理、电话处理、邮件处理、值班工作等 第一节　办公室环境管理 　　　一个良好的工作环境，有利于组织的对外形象塑造，有利于提高秘书的工作效率。 　　一、办公室环境布置和维护 　　二、办公室环境的安全管理 一、办公室环境布置和维护 办公室图例（一） 办公室图例（二） 办公室图例（三） 办公室图例（四） （一）开放式办公室与封闭式办公室 开放式办公室 　　　开放式办公室是大的空间包含众多单个工作位置的组合，每一个工作位置通常包括该员工的办公桌、文件和文具的存放空间、椅子、电话、计算机等设备。 半开放式 开放式办公室与封闭式办公室 　封闭式办公室 　　　封闭式办公室又称为传统办公室、网格式办公室，是指分隔成若干带有门、窗的独立的小房间的办公室结构，每个房间给一或几个人使用，带有办公桌等相应设备。 　　 背景资料 日兴公司市场部新近迁入新办公区域。请你布置两间相对的办公室： 　　　一间长8米宽4米，一间长10米宽8米。市场部设经理1人，秘书1人，销售人员6人。你可任意设置隔断，但必须有一个小型会议室。 如何分配？如何设计？ 　　两种办公室的优缺点 　　　两种办公室的优缺点（续） 小办公室布置案例 办公室面积：14平方米 办公室人员： 主管1人 秘书1人 下属3人 办公设备： 公用电脑、5张办公桌、茶几等 小办公室布置案例（续） 个人办公需求： 主管：多项（个人任务、给秘书安排任务、接待访客） 秘书：两项（个人任务、接受主管安排的工作） 下属：单项（个人任务） 小办公室布置案例（续） 主管：办公桌应和秘书最近，并拥有独立的接待空间，以保证不会给下属造成干扰 秘书：和主管办公室最近，和主管频繁沟通不会影响其他同事 下属：不受干扰的个人办公空间 图示. 效率专家挑错办公室 （图1）80分 错误1：办公室没有隔断就会有很大的声音干扰。如果使用隔板，情况将大大缓解。为了保证照明 ，最好给每人配备照明用台灯。 错误2：公共通道有些狭窄，但好在不会影响他人 效率专家挑错办公室 （图2）70分 错误1 公共通道过长 错误2 主管个人空间失去接待功能 效率专家挑错办公室 （图3）60分 错误1 公共通道和私人空间交叉 错误2 接待空间在办公室尽头 错误