档案管理规r定20120228.docVIP

档案管理规定 1.目的 为规范公司内部档案管理工作并保证档案完整性及保密性，合理有效利用档案资料，特制定本规定。 2.范围及管理权限划分 2.1公司级档案管理范围，由公司总经办专人管理并负责一切借阅、复制、传递相关事宜。各部门文员在事件结束后三天内将需归档的文件整理成册并妥善管理，并于每季度的前10天移交档案室，任何人不得据为已有。 公司级档案包括以下文件：⑴公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止等方面的文件材料；（新项目在项目完成后的10个工作日内移交）⑵公司有效证件（包括法人营业执照、土地证、产品质量认证、各类荣誉牌匾和证书在职人员调离本时，需按档案室要求整理已形成的文件材料，并退还所借档案，档案室审查无误签字后，才能调离。档案管理员调离，应由主任监督办理，档案交接之后，方能调离。外来人员，统一由负责接待人答复问题和办理所需材料。 编制/日期 审核/日期 批准/日期 档案管理补充细则 1.档案名称、编号 1.1档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。1.2档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。1.3档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先主管审核批准后，拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。2.档案编号原则2.1 公司内归档文件的档号结构为“全宗号—类别号—年度—保管期限—文件类型--盒号—件号”。2.2 每一归档文件首页前附上《归档文件封面》。 2.3 每一档案盒内首页应设“文件存档目录”，文件归档时依序编号、登录。2.4 档号的表示方式如下：继峰公司AB-CCCC-DE- 00 -00⑴.“继峰公司”表示文档归属公司名称，即全宗号⑵. “AB”表示文档归属部门名称，即类别号。如：人事部、财务部、经营部等等。⑶. “CCCC”表示文档的归属年份，指文件中所指问题所在年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如：2007。⑷. “DE”表示保管期限。如：长期、二年。⑸. “00 – 00”表示文件档号。即盒号、件号。2.5 新档案应从“档案分类编号表”查明该档案所属类别、编号顺序，以此来编列档号。2.6 档案如何归属前案，应查明前案的档号并予以同号编列。2.7 档号以一案一号为原则，遇有一档案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，再编列档号。3. 档案的编目与装盒3.1归档文件应逐件编目。归档文件目录设置档案件号、文件题名、文号、主要内容、页数、日期、经办人、存档地点等项目。 3.2 档案目录以手工填写和以打印两种方式。目录填写须使用碳素墨水书写，请将卷内目录放在卷首。3.3 装盒，将归档文件按件号顺序装入档案盒。一盒内的文件数量无限制，以装满一盒为准。3.4装盒完毕后，填写《档案盒封面》、《档案盒盒脊》。填写时须使用碳素墨水书写，字迹工整、要素齐全。3.5不同保管期限的文件应分开装盒，不得混装。3.6 档案盒的封面与背脊由档案室统一填写，并标明档案盒内所含案件的分类编号及名称，以便查档。4.档案的鉴定与保管期限4.1 档案的鉴定。从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面来鉴别档案的价值。4.2档案的保管期限。文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者之外，一般为分二年、长期两种。一般的通知、通告、不涉及经济利益的来往函件、政府文件的保存年限为二年，其余资料原则上均为长期保存。介于两种保管期限的，保管期限从长。⑴长期保存：1 公司章程；2 组织规程及办事细则；3 财务报表；4 政府机关核准文件；5 不动产所有权及其他债权凭证；6 工程设计图；7 其他经核定须永久保存的文书。8 预算、决算书类；9 会计凭证；10 事业计划资料；11 期满或解除之合约；⑵二年保存：1 结案后无长期保存必要者。2 一般的通知、通告、不涉及经济利益的来往函件、政府文件5.档案密级5.1公司档案文书分普通档案和有密级档案，密集档案分为绝密、机密、密三个等级，按档案性质、内容不同划分不同密级，并据此界定档案调阅权限。⑴“绝密”文书含：公司之相关政府批文、会计凭证、财务报表、资金合同、相关财务往来文件、与其他经济组织的合作合同、其他经核定为绝密的文书。⑵“机密”文书含：公司各类经济合同、客户档案、设计方案及图纸、预决算书、公司章程、不动产所有权及其他债权凭证、重要工作计划、重要会议纪要。⑶“密”文件含：公司有效证件、各项办理资料、单位往来函件。⑷“普通”文件含：部门工作联系单、公司内部发文、公司宣传资料、各部门在各项活动中形成的具