第九章 上司出的准备工作 15周.ppt

第九章 上司出差的准备工作 课程内容一、安排领导差旅事宜二、领导出差前、出差中及出差后的工作三、认识护照、签证、黄皮书、机票 安排领导差旅 案例 为上司出差的具体准备工作： 1、准备出差计划 2、制定日程表 3、为商务洽谈收集和准备资料 4、准备出差用品 5、预订机车票 6、安排旅馆 7、预支差旅费 为上司出差的具体准备工作： 1、准备出差计划 2、制定日程表 3、为商务洽谈收集和准备资料 4、准备出差用品 5、预订机车票 6、安排旅馆 7、预支差旅费 制作旅程表 思考 1、出差计划主要包括哪些内容？ 2、旅程表和出差计划，哪个更详细？ 二、出差计划内容 1、出差的时间、启程及返程日期，接站安排 2、出差的路线、终点及途经地点和住宿安排 3、会晤计划（人员、地点、日期和时间） 4、交通工具的选择 5、需要携带的文件、合同、样品及其他资料。 6、旅行内容：行程安排，约会、会议计划，会晤人员的名单背景，会晤主题 7、出差日程表 8、上司或接待人的特别要求 9、差旅费用 制作旅程表 2、制作旅程表（1）、日期（2）、时间（3）、地点（4）、交通工具（5）、具体事项（6）备注 作业 宝洁公司杨总经理今年5月5日周三要从上海出差到北京，预订了浦东机场上午9:50的DH851班机，飞机将在11:00到达，之后他将入住距离机场仅30分钟的皇朝宾馆，当天下午14:00-16:00参观北京天成公司，参考产品质量，天成公司派车接机，之后杨总要应酬一些商场上的朋友。5月6日9:00与天成公司进行商务会谈，随后签订协约，下午五点坐火车赶往西安，入住西安饭店，5月7日周五，9:00杨总拜访西安大地公司总经理，并洽谈商务，中午12点视察本公司驻西安的办事处，下午两点乘坐飞机返回上海，公司派车接机。 请根据上面内容，拟定一份出差旅程表。 旅行日程表 制作旅程表 （二）旅程表（日程表）具体要求是什么？ 1，复印三份：上司；上司家属；办公室存档 2，时间不可太紧，应留有余地； 3，了解目的地相关情况：气候；交通等。 4，如有可能，应多准备几份旅行计划，供上司参考。 安排旅行日程的相关知识点 1、明确上司的旅行意图、目的的、旅行时间、到在目的后的商务活动计划。 2、了解上司对交通工具及食宿的要求，熟悉公司对出差的有关规定 3、制定旅程表时，向相关部门索取旅行资料，了解当地交通工具运行情况，旅行路线、旅馆环境情况，目的地的货币、外汇管理规则，经商特点及有关护照、签证、健康规定等常识 4、需要中转时，尽量选择衔接时间在2~4小时之间的班机，减少时间的浪费。 5、旅行计划按时间编排，简单明了，并留有余地 6、国际旅行时注意时差问题 7、建议多拟定几个旅行方案，供领导选择 秘书在领导出差前、中、后的工作 思考 国（境）外旅行 申领护照 办理签证 办理“黄皮书” 购买机（车、船）票 办理入出境手续 旅行过程安排 什么是护照？ 什么是签证？ 什么叫“黄皮书”？ 护照：某国公民出入本国国境和在国外旅行或居留时，由本国发给的一种证明公民国籍和身份的合法证件。我国的分为：外交护照、公务护照、普通护照三种。普通护照又可分为因公的和因私的两种。 签证：一个主权国家在本国或外国公民所持的护照或其他旅行证件上的签注、盖印，以表示允许其出入本国国境或者经过国境的证明。若把护照看成是身份证，签证就是出入证。我国的签证一般在护照上。 黄皮书的英文为： International ertificate Of Vaccination 它是国际卫生组织为了保障出入国境人员的人身健康，防止某些疾病传染流行所要求的证明。 旅行结束后的工作 票据报销 写工作汇报 继续旅行前的工作 记录出差时的工作，以备参考 对旅行中有关人员表示感谢 ?在第一时间掌握总经理到达后的联系方式，必要时通知授权人及其它相关人员。 ?根据总经理日程安排，随时通报公司及GM关心的业务进展情况； ?配合总经理授权人的工作，及时掌握公司及业务相关信息。 ?根据情况及时与相关人员及总经理沟通，及时调整日程安排； 出差中 ?及时向总经理汇报出差期间公司内部事务及业务进展； ?出差资料整理（包括资料、名片、会谈备忘），根据需要转发相关人员或存档； ?向总经理认为有必要的合作方致感谢函。 ?各种差旅费用报销； ?跟进业务后续事宜； 出差后 上司出差，需要准备哪些物品？ 应急药及常用药品 *包装 礼品 *准备一支彩色笔 备用笔等文具 准备现金或信用卡注款 出访地联系人通讯录 活动或会议等背景材料 2份 书面讲话稿及素材 往返机票（将保险费保留在秘书手中） 2张 笔记本电脑和ppt（保存在桌面）、ppt备份软盘 证件（身份证、护照、港澳通行证、边防证等） 日程表 若干 名片 出差物品携带表 教你学会看机票