现代移动办公环境中的信息管理文具设计探析.docVIP

现代移动办公环境中的信息管理文具设计探析 现代办公地点不仅仅拘泥于室内或固定的场所，移动办公环境中信息管理工作所使用的文具往往来自传统的桌面文具，没有更好的考虑与复杂的办公环境、不同行业从业者的办公情景以及新兴办公设备之间的关系。本文通过研究移动办公环境中信息管理工作的特点，以快递员为例探讨信息管理文具设计的新思路。 社会的发展、科技的进步，使得现代办公的地点不仅仅拘泥于室内或固定的场所，相当一部分行业中从业人员的办公地点、办公场所是不固定的，移动办公应运而生。 移动办公环境中信息管理工作所使用的文具往往来自传统的桌面文具，没有更好的考虑与复杂的办公环境、不同行业从业者的办公情景以及新兴办公设备（产品）之间的关系。这些缺乏系统和整体思考的文具，不像在固定场所使用时那么系统高效，为用户带来了许多困扰。 移动办公环境中的信息管理文具 移动办公环境与传统办公环境的最大区别就是没有一个有效的办公载体。在传统办公环境里我们以桌子、橱柜等办公家具为载体，可以将信息以及承载信息的产品进行有效的处理和归纳，可以说所有的办公活动都是围绕办公桌展开。而在移动办公环境中的工作同样是围绕对信息的收集、加工和输入、输出展开的。所以移动办公中的信息管理文具则可以成为整个办公过程的中心和载体。 1.不同行业中的信息管理文具 不同行业对不同从业人员的作业要求不同，所涉及的信息管理工作也大不相同，相对应的信息管理文具也会不同。但是所有的工作都离不开围绕信息管理进行的收集、传输、处理、储存等工作。无论是信息的传递分类还是加工存储，都需要多种文具产品与办公设备相配合，然而所有行业中的信息管理文具中都包含一种文具作为“信息的载体”。这个载体在不同的行业有不同的表现形式。如：医生、护士使用的病历本，快递派送员的文件夹，会计师的票据夹、公文包，仓库管理员的板夹等。 住院病历（case history）是医护人员对患者疾病的发生、发展、转归，进行检查、诊断、治疗等医疗活动过程的记录。病历夹则是在医护人员移动办公系统中信息的载体。关于病人病情、病史、体格状况以及医护人员对病人的诊断、医嘱、治疗、护理等相关信息的输入输出、加工处理、记录存储全部以病历夹为载体。 仓库管理员（storekeeper）是物流过程中，做好物资设备的进出库验收发放，明确库存状态，及时供应，高效率周转的重要岗位。库官员在办公过程中接触的单据、物资设备的明细表等重要信息，都需要各种文件夹、档案袋等文具产品，作为整个移动办公系统中信息管理的载体。 快递派送员是最常见的移动办公人员，他们的主要工作可以包括：接单收件、通知取件和邮件派送等，在这些活动中都需要完成运单信息获取、运单信息确认、运单信息梳理等，围绕邮件信息的相关工作的过程中以文件夹这一信息载体作为其信息管理文具。 这些载体作为移动办公系统中文具产品最重要的组成部分，是信息管理文具设计的关键和重要切入点。 2. 信息管理文具与快递行业 需要移动办公的行业与业务类别众多，我们不能一一列举。下面是对最常见的快递行业的信息管理文具载体的详细分析。快递员在移动办公系统中围绕信息的收集、传输、加工处理和储存工作不是一个简单的单向活动，它们往往周而复始的穿插融合于整个办公过程。 以货物派送业务为例：首先派送员需要接受总部的配送任务，取得订单信息和货物进行比对然后处理订单上的信息，并将处理结果通过电话或短信传递给客户；然后是到达指定地点确认相关信息完成派送，对订单处理结果进行存根；最后是将处理结果和存根信息反馈给总部完成工作。在这个过程中需要不断的查找信息、确认签字而这些活动往往是在户外环境中，经常由于找不到合适的文件梳理工具产生误操作；苦于寻找承载物签字而耽误时间；恶劣自然环境下无法对文件进行妥善保管造成无法挽回的损失。尤其是当货物、移动终端、各类手持工具加上一大堆全无头绪的纸质文档周而复始的出现在面前需要处理的时候，我们的快递员往往会疲于应对忙中出错。 由此可见为快递员设计的文件夹应有更符合其行业特点的功能、良好的系统性思考以及户外环境适应能力。 现代移动办公系统中的信息管理文具设计浅析 通过以上分析我们提出了快递员使用的文件夹的相关设计要点。 1.功能性 优良的移动办公文具应当考虑行业特点具备良好的功能性。有可以区分处理过的和将要处理的订单信息的隔断，将纸质信息或订单进行有效的梳理，方便查找和展开后续工作；还要有一定的强度可以为书写动作提供简单的支撑；同时应该考虑携带和使用的方便易手持、易收纳。 2.系统性 快递员工作繁忙，事务杂乱在对其使用的文件夹进行设计的时候尤其要注意该产品与整个办公过程中其他产品的配合问题。如：文件夹应有签字笔的搁置和挂靠位置；在处理信息时能够方便的将移动设备和文件夹组装成一个有机整体；文件夹作为整个办公活动的中心应该与其他工具以及产品