部属机关学校修档案分类及保存年限区分表作业参考意见.docVIP

PAGE PAGE 1 部屬機關學校修訂檔案分類及保存年限區分表作業參考意見 如需電子檔參考請mail向yungfah@.tw索取（02-7736-7769） ※本參考意見於97年4月7日第1次修訂，增加特教、文教、環保、衛生等類 壹、作業說明??????????????????????????? P 2 貳、共通性原則?????????????????????????P 3~P5 參、大學須永久保存的檔案（檔案管理局基本審核事項）???????? P 5 肆、本部各單位審核檔案分類暨保存年限參考 一、高教（大學教育行政）類???????????????????? P5~P8 二、技職（大學教育行政）類????????????????????? P8~P11 三、中教（師資培育、教育學程）類?????????????????? P11~P12 四、社教（進修推廣教育、館所督導??等）類????????????? P12~P13 五、體育（衛生保健、體育運動??等）類????????????P13~P14 六、軍訓類????????????????????????????P14 七、學生事務（訓委）類?????????????????????? P14~P15 八、僑教類????????????????????????????P 15 九、文教（外「國」籍生管理）類??????????????????P15 十、特教類????????????????????????????P16 十一、秘書類 ??????????????????????????? P16~P17 十二、人事類???????????????????????????P17~P23 十三、主計類?????????????????????????P24~P 25 十四、政風類???????????????????????????P26~P29 十五、總務類??????????????????????????? P29~P34 十六、電算中心（資訊管理）類???????????????????P34 十七、環境保護類???????????????????????P34~P39 十八、衛生類???????????????????????????P39~P45 【修訂檔案分類及保存年限區分表作業參考意見】 壹、【作 業 說 明】（總務司秘書吳永發97.04.07重新整理） 一、前言： 本部及部屬機關學校，修訂「檔案分類及保存年限區分表」暨辦理檔案銷毀作業，應依檔案管理局94年4月1日檔徵字第0940011272號函頒之「機關共通性檔案保存年限基準」及配合事項等相關規定辦理。 二、相關作業規定已公告本部【總務司】「電子公告」欄： 部屬機關學校修訂旨揭作業，所送表冊依規定先由本部主管業務單位審核其保存年限之妥適性，再函轉檔案管理局審核。由於多數報核表冊僅1份且裝訂成冊，本部各單位會核時，需另行影印分會，且保存年限甚多未依「機關共通性檔案保存基準」及配合事項規定辦理，影響審核時程及後續作業；為順利推展本部及部屬機關學校修訂檔案分類及保存年限區分表暨檔案銷毀作業，業將有關規定及案例，公告於本司「電子公告」欄。 三、進入本部【總務司】「電子公告」欄流程： （網址：.tw/教育部全球資訊網/中文版/單位介紹/總務司/電子公告） 四、其他注意配合事項： （一）貴機關（學校）修訂「檔案分類及保存年限區分表」暨辦理檔案銷毀作業時，請確實參照上開規定及案例辦理；並層報本部彙整送交檔案管理局審核。 （二）須「永久保存」之檔案請確實審查；另有關「會計報告、憑証及簿冊」目之備註欄，請註明「擬銷毀時，依會計法第83、84條規定，經該管上級機關與該管審計機關之同意，及經檔案管理局之同意後始得銷毀」，審計機關如有其他核復事項，貴機關（學校）辦理情形如何，請一併敘明陳報。。 （三）為順利推展本部審核作業，請貴機關（學校）修訂所送「檔案分類及保存年限區分表」或銷毀檔案計畫與檔案銷毀目錄時，除1整冊外，另請參照「機關共通性檔案保存基準」及配合事項，所訂檔案分類及保存年限，暨本部下列各類（高教、技職、中教、社教、特教、體育、軍訓、學生事務、僑教、文教（外「國」籍學生管理）、秘書、人事、會計、政風、總務、環境保護、電算中心（資訊管理）、衛生（醫教）．．等類）請參考本文件第5頁【本部各單位審核分類參考】以下，分別裝訂成冊，俾利分送本部各單位審核。 （四）所送表冊頁數過多時，得免送1整冊，惟依上開分類裝訂成冊送審者，頁碼應正確，俾利本部審核後彙整成冊函轉檔案管理局。 ※檔案管理局及本部各單位於95年、96年就本部暨部屬機關學校修正檔案保存年限暨銷毀檔案計畫及檔案銷毀目錄會辦意見總整理： 貳、