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论企业管理类档案保管期限表中“批复”条款的缺陷 　　【摘要】作为《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》附件的企业管理类档案保管期限表，对档案界和企业界都具有重要影响。科学性、实用性和可操作性是评价企业管理类档案保管期限表的重要标准，而作为其众多组成条款之一的“批复”条款，不仅在自身设计上欠缺实用性和可操作性，和该表的其他条款也存在外延范围上的大面积重叠，同时也不符合《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》本身的思想与精神，需要对该条款进行适当的补充修改。 　　【关键词】企业管理类档案保管期限表；批复；批示；请示 　　一、企业管理类档案保管期限表及其“批复”条款 　　2012年底，国家档案局发布“10号令”，公布了《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（以下简称《规定》）。作为一部新形势下针对企业档案业务建设的重要规章，《规定》在档案界和企业界都产生了重大影响。在档案界，《规定》正逐渐成为研究企业档案工作、科技档案工作等的新基础与新平台。在企业界，《规定》正逐渐使企业档案真正成为企业内部控制、健全各项管理、依法规范经营的基础，以及满足国家和人民对企业依法经营进行监督管理的重要依据。 　　作为《规定》的附件一并公布的企业管理类档案保管期限表，是用表册的形式列举企业档案的来源、内容、形式并指明其保管期限的指导性文件。其对规范国有企业、民营企业及外商投资企业等各类企业的文件材料归档范围和档案保管期限具有重大影响。企业管理类档案保管期限表正逐渐成为企业科学界定文件材料归档范围，准确划定保管期限的重要指南。企业在实际开展档案分类和鉴定工作时往往优先将企业管理类档案保管期限表作为其操作指南和参照标准。 　　企业管理类档案保管期限表由序号、条款和保管期限三个部分构成。其中条款是指一组类型相同的文件的名称或标题，一般要求能反映出一组文件的来源、内容或形式，文字简明确切、合乎语法逻辑。条款对于档案保管期限表而言非常重要，条款设计的合理与否直接关系到档案保管期限表的科学性、实用性和可操作性。而科学性、实用性和可操作性恰是评价一个档案保管期限表的设计优劣与否的重要标准。在这里，本文试图结合企业档案工作的实际，就企业管理类档案保管期限表中的“批复”条款进行探究，以期进一步完善企业管理类档案保管期限表的科学性、实用性与可操作性。 　　所谓的“批复”条款即企业管理类档案保管期限表中的第九条“本企业向有关机关、上级主管单位的请示、报告与有关机关、上级主管单位批复、批示”。为简便起见称之为“批复”条款。本文将从该条款自身、该条款与其他条款的联系、该条款与《规定》的联系这三个方面来进行探究。 　　二、“批复”条款自身的缺陷 　　条款设计的科学与否关键是看其是否符合档案工作的实际情况，因此分析“批复”条款时先要分析条款所涉及的文件在企业档案工作中的实际情况。 　　企业向有关机关、上级主管单位制发的请示、报告，很多是由企业的各个部门撰写、拟制的。为了各部门的便利，这些文件大都会留存在各个部门手中，使得这些请示、报告散存于企业的各个部门。 　　有关机关、上级主管单位向企业制发的批复、批示，一方面，许多企业将之集中保存于企业的办公室部门。由于企业相当多的生产、经营、管理、决策等活动要等到有关机关或上级领导的批准后才能进一步开展、实施，因此企业历来重视有关机关或上级领导制发的批复、批示，将之作为企业活动的凭据。很多企业会对这些批复、批示进行集中管理，以防在文件运转流程中出现纰漏或遗失。另一方面，一些企业收到这些文件后会按照内部业务分工和收文的内容与要求，将其分送到各个部门予以办理。如此一来，这些批复、批示就散存于企业的各个部门。 　　企业档案部门通常以部门为单位来开展文件的归档移交工作，即企业档案部门依次对企业各部门的归档文件进行清点与接收。这样，散存于企业各个部门的向有关机关、上级主管单位制发的请示、报告，在归档移交时势必呈现一种零散的状态。而那些对应的批复、批示在归档移交时，在一些企业中由于集中保存于办公室部门而呈现出良好的集成性，在另一些企业中则同样呈现出零散的状态。 　　首先，从条款内容可知，企业向有关机关、上级主管单位的请示、报告以及相应的批复、批示是作为一类归在一起的。这就意味着档案人员必须从大量的归档文件中找出那些分散于各处的请示、报告――有些企业还需要从大量的归档文件中找出同样分散于各处的批复、批示，并与相应的批复、批示进行对应。这一工作量是巨大的，费时费力，而且还会带来其他的问题。来自各个部门的相应请示、报告、批复、批示都归入一类，该类的文件数量是否过多？这些请示、报告都与各个部门相应的业务、事项相关联，抽取出这些文件会否削弱各个部门相应业务、事项的完整性，这些文件与相应业务、事项之间的有机联系会否削弱？来源原